Różne procesy płatnicze kont firmowych

Przeanalizuj procesy wymagające zapłaty w pięciu różnych firmach i prawdopodobnie znajdziesz pięć różnych sposobów obsługi płatności z tytułu zwrotu dostawcy i pracownika. Rozliczenia dotyczące zobowiązań mogą się różnić w zależności od spełnienia wymagań, od poziomu tolerancji dla przetwarzania wariancji. Jednak kilka ogólnie przyjętych zasad określa podstawowe dostępne metody. Zrozumienie tych praktyk pozwala menedżerom określić, które procesy płatnicze będą najbardziej odpowiednie dla ich działalności.

Dopasowanie dwukierunkowe

Proces płatności w obrocie w dwie strony najlepiej nadaje się do płatności cyklicznych. Zamówienie zakupu jest napisane dla pewnej liczby płatności w określonej kwocie w określonym przedziale czasowym. Żaden dokument odbiorczy nie jest wymagany, a wszystkie faktury są opłacane, gdy są prezentowane w dniu lub po dacie zamówienia i do całkowitej wartości zamówienia. Stałe miesięczne płatności, takie jak czynsz lub zaplanowane usługi, takie jak utrzymanie krajobrazu, są dobrymi kandydatami do tej metody.

Dopasowanie w trzech kierunkach

Zasadniczo w przypadku towarów dostarczanych fizycznie, dopasowanie w trzech kierunkach porównuje fakturę z umową zakupu i faktycznie otrzymanymi towarami. Jeśli wszystkie trzy elementy pasują do siebie, zobowiązanie jest rejestrowane, a płatność jest planowana w dniach płatności zamówienia netto. Na przykład, jeśli zamówienie zakupu wymaga 100 sztuk po 10 USD za sztukę należnych przed 1 maja, a dostawa 100 sztuk zostanie dokonana 30 kwietnia z warunkami płatności netto 30, kolejna faktura przedstawiona za 1000 USD zostanie zaplanowana do zapłaty w maju 31. Dokumenty, które nie pasują, są odrzucane lub wymagają specjalnej zgody na różnice w płatnościach. Ten trójstronny proces weryfikacji ma na celu zapewnienie ścisłych kontroli płatności.

Mecz w cztery strony

Proces dopasowywania w czterech kierunkach jest taki sam, jak w przypadku metody dopasowania trójstronnego, z dodatkowym etapem kontroli materiałowej. Po dostarczeniu towarów są one sprawdzane w celu potwierdzenia zgodności ze specyfikacją zamówienia. Jeżeli towary przechodzą kontrolę, faktury, zamówienia zakupu, dokumenty odbioru i kontroli są dopasowane do przetwarzania płatności w ramach warunków płatności netto. Jest to najbardziej czasochłonny proces wymagający zapłaty i powinien być stosowany tylko wtedy, gdy konieczna jest ścisła kontrola.

Zapłać odbiór w terminach netto

Podstawowa zasada wynagrodzenia przy odbiorze w terminach netto określa zamówienie zakupu między dwiema stronami jako dokument rządzący przy płatnościach; dlatego dopasowanie faktury nie jest wymagane. Po otrzymaniu produktu rejestrowane jest zobowiązanie do automatycznego rozliczania zobowiązań, które jest planowane do zapłaty w terminach netto bezpośrednio z zamówienia zakupu. Ponieważ faktury nie są używane do weryfikacji ceny jednostkowej, konieczne jest ścisłe kontrolowanie jakości podczas pisania zamówienia, ponieważ płatność zostanie zaplanowana według dokładnej ceny w umowie zakupu.

Brak dopasowania z zatwierdzoną płatnością za faktury

W przypadku płatności faktur ad hoc lub zwrotów pracowniczych wiele firm wdraża metodę "nie pasującą", która wymaga tylko odpowiedniego upoważnienia do podpisu, aby zarejestrować fakturę do zapłaty w określonych warunkach. Przykładami tego rodzaju płatności byłyby zwroty kosztów podróży pracowników lub faktury przedstawione przez konsultanta na pierwsze spotkanie. Ta otwarta polityka wymaga ścisłej kontroli podpisu, aby zapobiec ryzyku nieuczciwych płatności.

Tolerancja i przetwarzanie płatności

Oprócz dopasowywania można wprowadzić inne procesy płatnicze, aby ustawić tolerancje dla przetwarzania odchyleń w jednostkowym koszcie, ilości i terminach płatności. Na przykład, tolerancje odbioru ilości mogą być ustawione, aby umożliwić 10-procentową wariancję, umożliwiając w ten sposób zapłatę za 110 sztuk w porównaniu z zamówieniem oryginalnie napisanym dla dostarczenia ilości 100. Podobne tolerancje można zapisać dla daty dostawy lub odchyleń kosztów - lub dowolnych połączenie tolerancji lub pasujących polityk jako odpowiednich dla danej firmy.