Wady systemu płacowego

Wyraźną zaletą systemu płac jest to, że pozwala on pracodawcy na przetwarzanie swoich płac i przestrzeganie przepisów dotyczących podatków od wynagrodzeń i prowadzenia ewidencji. System płac może być ręcznie skomputeryzowany, outsourcowany lub wewnętrznie. Każdy system umożliwia zgodność z listą płac, ale każda z nich ma swoje wady.

podręcznik

System ręcznych płac wymaga, aby przetwarzanie listy płac było wykonywane całkowicie ręcznie. Dlatego obliczenia dotyczące karty czasu, płac i wynagrodzeń; wynagrodzenia garnitury; i dobrowolne potrącenia są wykonywane ręcznie. Co więcej, wypłaty i odcinki wypłat są odręczne lub drukowane na maszynie do pisania. Główną wadą tego systemu jest wysoka przestrzeń na błędy. Im więcej ręcznych obliczeń musi wykonać przedstawiciel płac, tym więcej błędów może popełnić. Co więcej, czasochłonny jest fakt, że aby upewnić się, że lista płac jest dokładna, musi potrójnie sprawdzić dane przed wydrukowaniem czeków. Nawet wtedy możliwe jest pomijanie błędów.

W tym systemie wymagane jest wypełnianie papierem, które może powodować bałagan. Ponadto, jeśli przedstawiciel działu płac nie rozumie sposobu ręcznego obliczania podatków od wynagrodzeń, dochodzi do błędnego potrącenia podatku, raportowania i płatności. Może to spowodować nałożenie kar przez federalne i stanowe urzędy skarbowe.

Outsourcing / Zewnętrzny

Pracodawca korzysta z outsourcowanego lub zewnętrznego systemu płac, gdy zatrudnia dostawcę usług płacowych. Ten ostatni ma pracowników płac, którzy za zryczałtowaną opłatę, przetwarzają listy płac swoich klientów. Usługi różnią się w zależności od dostawcy, ale większość dostawców usług płacowych wykonuje wypłatę i bezpośrednie przetwarzanie depozytów. Wiele osób oferuje również podatki od wynagrodzeń i administrowanie zasiłkami.

Ponieważ pracodawca powierza swoje zadania płacowe firmie zewnętrznej, może ona cierpieć z powodu braku natychmiastowej pomocy w razie potrzeby. Jeśli dostawca usług płacowych ma wielu klientów, pracodawca może czekać w kolejce, aby rozwiązać wszelkie problemy. W zależności od pilności sytuacji może to być frustrujące dla pracodawcy. Ponadto, według Internal Revenue Service, jeśli dostawca usług płacowych popełnia błąd podatkowy, sam pracodawca ponosi karę. Jeśli przetwarzanie listy płac odbywa się poza miejscem pracy, jeśli istnieje jakiś problem, pracodawca może o tym nie wiedzieć aż do dnia wypłaty.

On-Site Computerized

Wewnętrzny, skomputeryzowany system umożliwia pracodawcy korzystanie z oprogramowania do płac i wynagrodzeń na miejscu. Pracodawca musi zainwestować i utrzymywać oprogramowanie, które może być kosztowne. W zależności od złożoności oprogramowania, pracodawca może być zmuszony zapłacić za szkolenie dla personelu płac. Ponadto, w zależności od wielkości listy płac, pracodawca może być zmuszony do zatrudnienia pełnego personelu płacowego. System ten może okazać się drogi, ponieważ może wymagać od pracodawcy wypłacania wynagrodzeń i świadczeń pracownikom działu płac, a także płacić za wsparcie techniczne w przypadku wystąpienia usterki oprogramowania. Pracodawca musi również płacić za nadgodziny (jeśli pracują) pracownikom działu kadr, którzy się do niego kwalifikują.