Przykłady problemów z księgowaniem w zakresie kosztów zapasów

Księgowi mogą korzystać z jednej z trzech metod obliczania wartości zapasów i kosztów, aby utrzymać działalność zgodnie z przyjętymi standardami rachunkowości. Każda metoda może przedstawiać różne problemy dla firmy w zależności od tego, jak firma zdecyduje się monitorować poziomy zapasów i zapisy sprzedaży. Niedokładne informacje o stanie inwentarza powodują największe trudności, ponieważ dają księgowym błędne informacje finansowe w celu generowania kosztów i wartości.

Metoda pierwszej inwentaryzacji

Pierwsza metoda wyceny zapasów, czyli FIFO, opiera swój koszt towarów sprzedanych na surowcach zakupionych na początku danego okresu obrachunkowego. Odwrotnie, ta metoda opiera wartość zapasów na kosztach surowców zakupionych później w danym okresie rozliczeniowym. Według Stern School of Business Uniwersytetu Nowojorskiego zastosowanie metody first-in-first-out prowadzi do wyceny zapasów bliżej bieżących kosztów odtworzenia. W przypadku inflacji metoda ta generuje niskie szacunki kosztów sprzedanych towarów i wysoki dochód netto. Może to prowadzić do wyższego obciążenia podatkowego dla firmy, ponieważ firma przynosi więcej dochodów przy zmniejszonych kosztach.

Metoda Last-In First-Out

Ostatnia metoda wyceny zapasów (LIFO) bazuje na kosztach sprzedanych towarów zakupionych na materiały zakupione na koniec danego okresu rozliczeniowego. Ta metoda wycenia zapasy na podstawie wartości materiałów zakupionych na początku danego okresu rozliczeniowego. Metoda "last-in first-out" generuje najwyższy koszt sprzedanych towarów i najniższy zysk netto z akceptowanych metod wyceny zapasów. Ponadto LIFO nie generuje wyraźnego obrazu kończącego wartość zapasów, ponieważ metoda opiera swoje ustalenia na starszych zasobach. Stado to może być przestarzałe i mieć niewielką wartość dla konsumentów. Z czasem może to prowadzić do zniekształconych wartości zapasów, ponieważ starsze zapasy wciąż marnują się w magazynach firmowych lub na półkach sklepowych.

Średnia ważona zapasy

Średnia ważona metoda ustalania wartości zapasów wykorzystuje średni koszt wszystkich produktów sprzedanych w danym okresie rozliczeniowym. Liczba ta określa wartość obu zapasów i kosztu sprzedanych towarów. Podczas korzystania z tej metody mogą wystąpić problemy, jeśli pojawią się niedokładności w zestawianiu poziomów zapasów pod koniec okresu rozliczeniowego. Na przykład, jeśli firma nie uwzględnia dokładnie zagubionych / skradzionych zapasów, może utworzyć fałszywe dane o sprzedaży, które mogą tworzyć mylące raporty o zarobkach. Przechodzenie przez rejestry finansowe i raporty sprzedaży może być konieczne, aby rozwiązać te problemy.

Systemy wieczyste i okresowe zapasów

Firma może korzystać z dwóch metod rejestrowania zapasów i zachowywać zgodność z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości lub GAAP, zgodnie z nadzorem Rady ds. Standardów Rachunkowości Finansowej w USA. System ciągłej inwentaryzacji aktualizuje konta asortymentowe za każdym razem, gdy klient kupuje produkty firmy. Chociaż pomaga to firmie w utrzymywaniu dokładnych ksiąg zapasów, może również powodować problemy, jeśli firma używa zautomatyzowanego systemu do zarządzania poziomami zapasów w czasie rzeczywistym. Błędy w oprogramowaniu magazynowym mogą mieć zarówno księgowi, jak i specjaliści od informatyki, którzy wylewają dane, aby skorygować fałszywe zapisy zapasów. I odwrotnie, system okresowych zapasów uwzględnia tylko poziomy zapasów na koniec podanych okresów obrachunkowych. Pozostawia to miejsce na błędy inwentaryzacji, które mogą wystąpić w ciągu podanych okresów obrachunkowych, ponieważ firma sprawdza tylko pod kątem błędów po zakończeniu okresu.