Czynniki skutecznej komunikacji

Będąc właścicielem małej firmy, będziesz mieć sześć mil-wysoko-dniowe dni, a będziesz miał nudne dni - dni, w których rozkoszujesz się każdą minutą, i dni, które chcesz zakończyć do 14.00. Tak samo jak możesz objąć nieprzewidywalność codzienne życie jako właściciel małej firmy, jedyną rzeczą, na którą możesz liczyć, że można przewidzieć, jest to, że będziesz się komunikował każdego dnia - z pracownikami, klientami, sprzedawcami, przedstawicielami handlowymi, grupami społeczności, urzędnikami państwowymi i zupełnie obcy. Będziesz liczył i oceniał Twoją zdolność do komunikowania się ze słowami - tymi, które werbalizujesz ustnie, oraz tymi, które wysyłasz w wiadomościach tekstowych, reklamach i postach w mediach społecznościowych, a także tymi, które piszesz w e-mailach, listach i prezentacjach.

Nie możesz myśleć o sobie jako o "głównym komunikatorze" - może nawet nie blisko. Ale skoro tak dużo jeździsz na swojej zdolności do skutecznego komunikowania się, konieczne jest polepszenie twoich umiejętności komunikacyjnych - mądra inwestycja czasu, która pomoże Ci zrozumieć, że jesteś zrozumiany przez większość czasu i, z kolei, rozumiesz tych, którzy są wokół ciebie. Aby poprawnie wykonać to ćwiczenie, oto kilka czynników, które promują skuteczną komunikację:

• Weź to z góry i odśwież swoją wiedzę o krokach zaangażowanych we wszystkie formy komunikacji.
• Przyjmij wartość aktywnego słuchania.
• Oceń przeszkody w skutecznej komunikacji, abyś mógł je pokonać.

Wykonanie tego sprawi, że będziesz zręczny i pewny siebie, że musisz służyć jako mistrz swojego małego biznesu.

Postępuj zgodnie z procesem komunikacji

Jako właściciel firmy prawdopodobnie stracisz wszystkie czynniki związane z komunikacją, która ma miejsce w danym dniu. Ale większość z nich prawdopodobnie będzie kierować się celem, takim jak:

• Przekaż informacje Wymień informacje Zrób żądanie
• Złożyć skargę
• Przekonaj Rozwiąż problem Uzgodnij różnicę * Zabawiaj

Niezależnie od celu, kroki zaangażowane we wszystkie formy komunikacji są zasadniczo takie same. Może pomóc w wizualizacji sześciu kroków w kręgu - jeden po drugim - lub sekwencji liniowej od lewej do prawej:

• Nadawca rozwija pomysł. Wszystkie wiadomości zaczynają się od konceptualizacji idei. W końcu, gdybyś nie miał racji bytu, nie miałbyś powodu, by się komunikować.
• Nadawca formułuje wiadomość. Idea musi więc zostać ułożona w słowa; musisz zdecydować, w jaki sposób zamierzasz wyrazić siebie. Specjaliści ds. Komunikacji nazywają to "kodowaniem". Może to być najtrudniejszy krok - i taki, który wymaga kilku poprawek, dopóki nie upewnisz się, że masz rację.
• Nadawca wybiera nośnik wiadomości. Jako właściciel małej firmy stajesz przed wyborem, którego twoi poprzednicy nigdy nie mieli do dyspozycji dzięki technologii. Częściowo dlatego ten krok zasługuje na dokładną analizę. Komunikacja twarzą w twarz często zapobiega typowi niewłaściwej komunikacji, która może wystąpić w wiadomościach e-mail, a zwłaszcza w wiadomościach tekstowych. * Nadawca przesyła komunikat, aby mógł podróżować po wybranym medium. W tym kroku rola nadawcy jest kompletna.
• Odbiorca odbiera i dekoduje wiadomość. Jest to krok, który może być pełen wyzwań - dokładnie tam, gdzie najprawdopodobniej pojawią się te bariery i przeszkody oraz inne czynniki powodujące awarie komunikacji. Skuteczna komunikacja nie może wystąpić, chyba że nadawca i odbiorca przydzieli to samo znaczenie do wiadomości.
• Odbiorca przekazuje informacje zwrotne. Informacje zwrotne kończą proces komunikacji, ale nie zawsze są polubowne. Podczas gdy każdy nadawca pragnie pozytywnej reakcji, faktem jest, że pomieszane, kontrowersyjne lub wściekłe informacje zwrotne stanowią okazję do zniesienia różnic w komunikacji, pod warunkiem, że dwukierunkowa komunikacja między nadawcą a odbiorcą pozostaje szczera i szczera.

Wyróżnij swoje aktywne umiejętności słuchania

Jeśli ostatni punkt poruszył sceptyka w tobie, to prawdopodobnie myślisz o sytuacji, w której pomieszana, kontrowersyjna lub wściekła wymiana zakończyła się słabo. Komunikacja była nie tylko nieskuteczna; to także było podziałem.

Przyczyna główna? Najprawdopodobniej słabe umiejętności słuchania ze strony nadawcy lub odbiorcy. Skazuje efektywną komunikację za każdym razem i nie pomaga to:

• Już w szkole podstawowej uczniowie są upomniani za "nieprzyjęcie uwagi", jeśli zostaną przyłapani na wierceniu lub rozproszeniu uwagi. Ale zwracanie uwagi i słuchanie to dwie różne rzeczy, a amerykańskie szkoły nie uczą uczniów, jak stać się lepszymi słuchaczami.
• Słuchanie i słuchanie to również dwie różne umiejętności. * Słuchanie gwarantuje zrozumienie nie większe niż spoglądanie na gwarantowane widzenie.
• Większość ludzi woli rozmawiać, a nie słuchać, często po prostu zastanawiając się, kiedy ktoś inny mówi, aby mogli zadzwonić.

Zanim przyjrzysz się bliżej niektórym z najpowszechniejszych barier i przeszkód w skutecznej komunikacji i sposobach ich przezwyciężenia, zastanów się nad jedną umiejętnością, która może przynieść ci (podobnie jak wszystkim przedsiębiorcom) przede wszystkim: aktywne słuchanie.

Tak jak prawdopodobnie zmieniłeś strony książki w nowy sposób, kiedy doskonaliłeś umiejętność czytania w college'u, możesz osiągnąć nowe poziomy zrozumienia, kiedy doskonalisz swoje umiejętności aktywnego słuchania. Jest to przeciwieństwo "biernego słuchania", na przykład podczas słuchania gry baseballowej w małym radiu podczas wykonywania połączeń telefonicznych przez klienta. University of Minnesota opisuje aktywne słuchanie jako:

• "... poświęcanie pełnej uwagi temu, co mówią inni, poświęcenie czasu na zrozumienie wprowadzanych punktów, zadawanie pytań w odpowiedni sposób i nieprzerywanie w nieodpowiednich momentach".

Aktywne słuchanie to wyuczona umiejętność, co dodatkowo zaskakuje, że nie uczy się go w szkole podstawowej, średniej, średniej i college'u. Potrzeba praktyki i koncentracji, aby stać się dobrym, aktywnym słuchaczem. Ale możesz stać się "mistrzem aktywnego słuchacza" poprzez ćwiczenie pięciostopniowej strategii promowanej przez University of Maine:

• Potwierdź najpierw czyjeś pomysły, myśli lub uczucia. Parafraza (powtórz to, co nadawca powiedział własnymi słowami). Zadawaj pytania otwarte bez oceny. Podsumuj i wyjaśnij. Zaproponuj swoją opinię (oczywiście dyplomatycznie).

Aktywne słuchanie nie gwarantuje, że nigdy nie spotkasz się z awarią komunikacji. Ale z wszystkich czynników, które promują skuteczną komunikację, jest to prawdopodobnie najważniejszy ze wszystkich. I to jest zanim rozważysz dręczące bariery i przeszkody, które stoją przed nami.

Pokonywanie barier dla skutecznej komunikacji

Pierwszą i najbardziej złożoną barierą skutecznej komunikacji jest postawa. Jest złożony, ponieważ obejmuje tak wiele czynników, które kształtują stan umysłu, w tym:

• Płeć Status społeczno-ekonomiczny Kultura
• Osobiste przekonania
• Przekonania religijne
• Brak znajomości lub wiarygodności * Selektywna percepcja (akt filtrowania tego, co widzimy i słyszymy, aby dopasować się do naszego własnego programu)

Aby przeciwdziałać tym wyzwaniom i promować czynniki promujące skuteczną komunikację:

• Przyjmij wspólny ton. * Postaw się na pozycji drugiej osoby (lub przynajmniej staraj się to zrobić). Nazywa się to empatią i jest to kolejna uczona umiejętność życiowa, która następuje po opanowaniu aktywnego słuchania.
• Stwórz powiązanie - poczucie wygody i wygody. (Z czasem relacja może przekształcić się w zaufanie, które może sprzyjać otwartej, uczciwej komunikacji.) Póki co, postaraj się jak najlepiej zmniejszyć napięcia i zachęć do swobodnego przepływu informacji.
• Mieć otwarty umysł. Powstrzymaj się od osądzania lub krytykowania.
• Rezygnuj z defensywności lub tworząc przedwczesne założenia.
• Skoncentruj się na przekazie, a nie na czynnikach, które przyczyniają się do jego powstania (takich jak obecność emocji lub trudny do zrozumienia akcent).

Drugą barierą skutecznej komunikacji jest język i medium . Podobnie jak podejście, jest równie szeroki i obejmuje takie czynniki, jak:

• Wybór słów * Dźwięk (w tym wysokość, intonacja i głośność)
• Język ciała i gesty * Niewerbalne sygnały

Aby przeciwdziałać tym wyzwaniom i bronić czynników promujących skuteczną komunikację:

• Użyj prostego, jasnego, precyzyjnego języka. * Unikaj złożonych słów i metafor.
• Upuść slang i żargon ze swojego słownika. Unikaj stronniczego języka lub słów, które sugerują stereotypy. Postaraj się jak najlepiej dostosować wyraz twarzy do swojego głosu. Wyeliminuj (lub przynajmniej zredukuj) użycie gestów dłoni. Możesz ich użyć do podkreślenia, ale mogą one rozpraszać uwagę. Powstrzymaj się od plotek (zarówno ich słuchania, jak i rozpowszechniania).
• Zawsze chroń czyjś podstawowe prawo do prywatności.
• Wybierz medium, które uzupełnia Twoją wiadomość. Na przykład pilna informacja prawdopodobnie wymaga szybkiego medium. Zawsze możesz później skontaktować się z drugim medium.
• Rozważ wzmocnienie nawet ważnej werbalnej wiadomości za pomocą pisemnej wiadomości, jeśli jest to ważne. Może również służyć jako wyjaśnienie.

Mówienie tego, co masz na myśli i co oznacza, może brzmieć prosto - przynajmniej dopóki nie przejrzysz w dół i nie zastanowisz się nad kilkoma przykładami, które mogą dać ci przerwę. Co więcej, "rozważanie źródła" jest również ważne, ponieważ dwie osoby mogą odpowiedzieć na tę samą wiadomość na dwa różne sposoby.

Oczywiście, jeśli musisz upomnieć pracownika, lepiej zrobić to prywatnie i osobiście. Ale co, jeśli chcesz pochwalić pracownika? Czy należy to robić z "publicznością" - czy wszyscy w zasięgu słuchu mogą słyszeć? Tak jak nie opanowałeś angielskiego w ciągu roku, prawdopodobnie nie nauczysz się również minimalizować słabości języka i medium. Daj sobie czas; wytrwaj.

Trzecią barierą skutecznej komunikacji jest słuchanie i przekazywanie informacji zwrotnych . Bez dobrych umiejętności słuchania nadawca wiadomości nie będzie wiedział, czy odbiorca ją rozumie. Bez informacji zwrotnej nadawca nie będzie wiedział, czy odbiorca prawidłowo zinterpretował komunikat. Wiele czynników może utrudniać ten kluczowy proces, ale zazwyczaj należą one do kategorii:

• Nieuwaga
• Defensywność * Przedwczesne założenia
• Brak precyzji
• Klarowność i płynność * Niewidzialność

Polerowanie umiejętności aktywnego słuchania znacznie przyczyni się do przeciwdziałania tym wyzwaniom oraz do czynników sprzyjających efektywnej komunikacji. Możesz również:

• Sprawdź alert (i bądź czujny). * Bądź konkretny.
• Zadawaj pytania w celu wyjaśnienia.
• Wstrzymaj się od wyroku - i odpowiedzi - dopóki nie jesteś pewien, że druga osoba zakończyła wiadomość. * Nawet jeśli zostaniesz poproszony o radę, spróbuj ją zaoferować, a nie wydać, jak w dyrektywie. Ten rodzaj porady, znany jako soft-pedaling, może być łatwiej zaakceptowany, jeśli powołujesz się na słowo "my" - nawet jeśli nie jesteś częścią rozwiązania. Lub spróbuj "Co myślisz o ...?" Lub "Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się nad zrobieniem ...?"

Czwartą przeszkodą w skutecznej komunikacji jest hałas i fizyczne przeszkody, czynniki, które należy rozważyć w celu wyeliminowania w celu skutecznej komunikacji, które mogą obejmować:

• Hałas od ludzi Hałas z maszyn Hałas z ruchu Oświetlenie temperatury * Siedzenia i układ
• Gromadzenie się

Usunięcie (lub co najmniej zmniejszenie) takich rozpraszaczy wydaje się oczywistym lekarstwem - rozwiązaniem, które może rozwiązać wszystkie problemy. Kiedy nie możesz - kiedy jesteś na łasce gorszego środowiska - najlepszym krokiem, jaki możesz zrobić, jest przejście na takie, które bardziej sprzyja słuchaniu, mówieniu i interakcji. Tak, być może będziesz musiał kogoś przerywać, aby zasugerować zmianę miejsca. Jednak krótka przerwa prawdopodobnie będzie blednąć w porównaniu do prób przejścia do przodu w środowisku, w którym wasze ważne wiadomości konkurują z innymi źródłami.

Będziesz się uczyć i rozwijać

Prawdopodobnie popełnisz jakieś błędy, ponieważ udoskonalisz swoje umiejętności komunikacyjne, tak samo jak robisz kilka drobnych kroków, gdy dostosowujesz opcje oprogramowania, system księgowy, plan reklamy i wszystkie inne elementy małej firmy.

W przeciwieństwie do komputerów i programów komputerowych, które można zmodyfikować naciskając kilka przycisków, ludzie, jak wiadomo, nie są wyposażeni w przyciski ani instrukcję obsługi. Po części dlatego ludzka dynamika twojego biznesu może okazać się najtrudniejszym - ale i najbardziej satysfakcjonującym - ze wszystkich.