Pięć cech wiadomości biznesowych

Mimo że idee pitchingowe, pozyskiwanie klientów i prowadzenie spotkań biznesowych są najbardziej skuteczne w kontaktach twarzą w twarz, czasami profesjonaliści muszą zostawić wiadomość. Wysyłając e-maile związane z biznesem i rozmawiając z automatycznymi sekretarkami, możesz nadal tworzyć skuteczną promocję. Wiele witryn biznesowych i zasobów ludzkich udostępnia listę siedmiu, 10 lub nawet 12 cech wspólnych udanych wiadomości biznesowych. Możesz osiągnąć efektywną komunikację ze współpracownikami i klientami, wdrażając tylko pięć głównych cech.

Uprzejmość i ton rozmowy

Niezależnie od tego, czy jest to komunikacja przez telefon czy e-mail, wiadomość biznesowa powinna mieć swobodną, ​​przyjemną i konwersacyjną wymowę. Ważne jest, abyś mówił w przyjazny i zachęcający sposób, który zachęca do odpowiedzi od odbiorcy. Powstrzymaj się od brzmiących emocji, konfrontacji lub narzekania. Zamiast tego bądź uprzejmy, używając pozytywnych słów i zwrotów, takich jak "proszę", "dziękuję", "szczerze", "doceniamy" i "pozdrawiamy". Powinieneś zadać sobie pytanie: "Czy dobrze bym to przeczytał?" według Rogera Reynoldsa, prezesa i dyrektora generalnego ABCO Payroll Services Inc.

Zwięzłość

Bycie zwięzłym jest bardzo ważnym elementem komunikacji biznesowej. Staraj się grzecznie przedstawić swój punkt widzenia i podziel się swoim pomysłem lub obawą w jak najmniejszej ilości słów. Unikaj używania wyrażeń typu "run-on", długich wyrażeń i unikaj powtarzających się treści. Zgodnie z witryną Explore HR Concision oszczędza czas i pieniądze dla obu stron. Eliminując niepotrzebne sformułowania i zapewniając jedynie uprzejme powitanie, odpowiednie oświadczenia i zaproszenie do odpowiedzi, prezentujesz wagę swoich pomysłów lub obaw. Reynolds sugeruje, abyś podszedł bezpośrednio do tematu wiadomości, unikał słów i frazowania "wypełniacza" i nie powtórzył wcześniejszej korespondencji.

Poprawność i dokładność

Pozostawienie wiadomości lub wysłanie e-maila zawierającego nieprawidłowe informacje lub treści jest nie tylko kłopotliwe, ale także nieprofesjonalne, czasochłonne i kosztowne. Gdy błędy w wiadomości służbowej zawierają błędnie napisane imiona lub dane osobowe odbiorcy, stają się również obraźliwe. Przed wysłaniem e-maila lub numerem klienta lub współpracownika upewnij się, że sprawdziłeś fakty pod względem poprawności i zweryfikowałeś wszystkie odpowiednie numery lub kwoty. Zawsze upewnij się, że posiadasz poprawną nazwę, pisownię i wymowę osoby kontaktowej do komunikacji ustnej i pisemnej. Wysyłając pisemne wiadomości, przed wysłaniem zawsze stosuj prawidłową gramatykę, ortografię i interpunkcję oraz korektę.

Klarowność i precyzja

Klarowność jest jednym z najważniejszych elementów udanego przekazu biznesowego. Zdaniem trenera komunikacji biznesowej, Ric Phillipsa, powinieneś jasno określić swoją firmę bez bicia się po buszu. "Podawaj jasno swoje cele lub pragnienia, a ludzie będą cię szanować za twoje przywództwo i pomysły" - stwierdza Phillips. Stosuj znane terminy, krótkie zdania i unikaj terminów technicznych oraz żargonu biznesowego, aby wyeliminować ewentualne zamieszanie lub zgadywanie dla czytelnika lub odbiorcy połączenia. Odbiorca nie powinien pytać, rozszyfrowywać ani tłumaczyć intencji twojej wiadomości.

Konkretność

Zarówno Reynolds, jak i Explore HR sugerują sposoby zapewnienia konkretności treści, która jest niezbędna dla skuteczności wiadomości biznesowych. Celem jest stworzenie żywego obrazu i jasne zrozumienie twojego przesłania w świadomości twojego odbiorcy. Użyj użytecznych czasowników, żywe opisy i konkretny, konkretny język, aby wzbudzić zainteresowanie. Używaj faktów i liczb zamiast ogólnych uogólnień. Bądź tak opisowy i konkretny, jak to możliwe, bez poświęcania zwięzłości.