Dobre pytania do zadawania podczas wywiadu z asystentem wykonawczym

Odpowiedni asystent wykonawczy może być nieocenionym atutem dla zapracowanego profesjonalisty. Osoba na tym stanowisku zazwyczaj zarządza harmonogramem, służy jako strażnik przez telefon i osobiście oraz pomaga zarządzać zarządami i grupami wolontariuszy. Asystent wykonawczy zajmuje również minuty na spotkaniach, nadzoruje korespondencję korporacyjną i prezentacje oraz obsługuje obowiązki urzędnicze. Znalezienie odpowiedniej osoby do tej pracy jest podstawowym zadaniem. Zadawanie właściwych pytań podczas rozmowy pomoże ustalić, czy wykonawca i jego potencjalny asystent będą dobrze pasować.

Charakterystyka osobowości

Zapytaj kandydata, jak będzie charakteryzowała swoją osobowość. Czy jest otwarta i potrafi wziąć na siebie odpowiedzialność i zająć się sytuacją, czy jest nieśmiała i małomówna? To pytanie pomoże ci zrozumieć, czy kandydat jest goniec, który będzie na szczycie każdej sytuacji, czy też cichym, ale skutecznym człowiekiem, który lepiej radzi sobie z określonymi dyrektywami.

Zdolności do porozumiewania się

Asystenci wykonawczy muszą zarządzać innymi ludźmi w imieniu swoich szefów. Może to oznaczać odwrócenie gniewnego pracownika, kontakt z zagorzałym klientem lub zgłoszenie reklamacji od sprzedawcy. Zapytaj pracowników, jak radzą sobie z trudnymi ludźmi. Czy rozgniewali się sami, czy też potrafią spokojnie rozproszyć sytuację? To pytanie pomoże ci ocenić, w jaki sposób potencjalny asystent wykonawczy będzie współdziałać z innymi.

Telefoniczne umiejętności

Asystenci wykonawczy zazwyczaj wykonują połączenia telefoniczne ze swoimi szefami. Zapytaj kandydatów, jak bardzo są wygodni, korzystając z wieloliniowych systemów telefonicznych i poczty głosowej, konfigurując połączenia konferencyjne i przesyłanie między działami. Dzięki temu lepiej zrozumiesz techniczne możliwości kandydata.

Organizacja

Poproś wszystkich potencjalnych klientów o zdefiniowanie ich procesów organizacyjnych. Czy tworzą listy i pracują od najwyższych do najniższych priorytetów? Jak organizują systemy archiwizacji, pliki komputerowe i dokumenty? Zadając te pytania, otrzymasz lepsze wyobrażenie nie tylko o umiejętnościach potencjalnego kandydata na stanowisko pracy, ale także o procesie mentalnym, który idzie w kierunku tworzenia jego systemów organizacyjnych.

Komputer doświadczony

Współczesna asystentka wykonawcza musi być wysoce kompetentna w posługiwaniu się komputerem, aby być skutecznym w jej roli. Zamiast pytać kandydatów, czy mają dobre umiejętności obsługi komputera, poproś ich, aby zdefiniowali swoją konkretną wiedzę komputerową, w tym systemy operacyjne, programy, aplikacje i wiedzę oraz wykorzystanie narzędzi mediów społecznościowych.

Mundane Tasks

Zapytaj kandydatów, jak się czują w związku z prozaicznymi zadaniami. Asystenci wykonawczy są często proszeni o przyjmowanie zamówień na lunch, dostarczanie kawy, pobieranie i odkładanie materiałów, wybieranie upominków firmowych, organizowanie podróży i pisanie notatek z podziękowaniami. Zapytaj potencjalnych kandydatów, czy którekolwiek z tych lub innych odpowiednich zadań jest dla nich do zaakceptowania w ramach ich opisu stanowiska.

Przeszłość i teraźniejszość

Zapytaj, dlaczego rozmówca opuścił swoją poprzednią pracę i dlaczego jest zainteresowany obecną pozycją. Pomoże Ci to zrozumieć, jakie czynniki doprowadziły go do opuszczenia wcześniejszej pracy, a także uzyskać wgląd w to, co lubi w Twojej firmie.