Jak dokumentować pracownika

Dokumentacja tworzy zapis wyników pracownika, zarówno pozytywny jak i negatywny wkład do firmy. Dokumentacja ustanawia harmonogram kwestii behawioralnych i wspiera przerwanie pracy, jeśli to konieczne, pokazując, że podejmowano próby poprawy wyników pracownika przed zakończeniem. Dokumentacja pracownicza zapewnia ciągłość, jeśli pracownik przenosi się do innego działu lub przechodzi pod nadzorem innego menedżera. Dokładne udokumentowanie zachowania i bez uprzedzeń jest kluczem do stworzenia skutecznej dokumentacji pracowniczej.

1.

Przejrzyj ustalone zasady firmy dotyczące dokumentowania pracowników. Postępuj zgodnie z procedurą określoną w polityce, jeśli dotyczy.

2.

Zapisz konkretne akta z udziałem pracownika w jego pliku. Dokumentuj fakty związane z incydentem, w tym co doprowadziło do sytuacji, działania pracownika i wynikające z tego skutki. Na przykład, jeśli pracownik nie pokazał się do pracy bez połączenia, efektem mogła być niezdolność zespołu do ukończenia projektu, którego był częścią.

3.

Data każdego wpisu, aby pokazać chronologiczny harmonogram istotnych działań pracownika. Dodaj porę dnia, jeśli ta informacja jest istotna.

4.

Poinformuj o wszelkich działaniach dyscyplinarnych, jeśli to konieczne. Uwzględnij podjęte kroki i reakcję pracownika, starając się podać informacje w rzeczywistości bez dodawania do nich emocji.

5.

Zapisz kroki, które podejmujesz, aby pomóc pracownikowi zmienić jej zachowanie. Może to obejmować przeglądanie z nią odpowiednich zasad dotyczących pracowników, wysyłanie jej na szkolenie lub tworzenie planu działania, który ma poprawić.

6.

Zapytaj pracownika o jego spojrzenie na sytuację lub jego uzasadnienie dla jego działań. Dołącz tę informację do rekordów. Na przykład, jeśli spóźnił się o godzinę, zapytaj go o przyczynę i udokumentuj jego przyczynę.

7.

Przestudiuj dokumentację w regularnych odstępach czasu, aby sprawdzić, czy pracownik robi postępy. W razie potrzeby zastosuj pozytywne wyniki, aby dokumentacja dokładnie odzwierciedlała umiejętności i działania pracownika.

Ostrzeżenie

• Nigdy nie umieszczaj osobistych ataków, dyskryminujących komentarzy lub podobnych informacji w dokumentacji, ponieważ pozostawiasz otwartą drogę do działań prawnych. Trzymaj się faktów i spostrzeżeń na temat pracownika, a nie plotek i założeń.