Jak dokumentować oś czasu biznesowego wydania

Dokumentacja jest ważną częścią każdej firmy. Pytania i problemy pojawiają się zawsze i pomocne jest posiadanie dokumentacji, takiej jak karty logowania i wylogowania, raporty o incydentach i inne rodzaje codziennych podsumowań operacji, aby wesprzeć wszelkie przyszłe problemy, które się pojawiają. Jeśli incydent skutkuje procesem sądowym, projekt zostaje zboczył z drogi lub program w trakcie rozwoju nie przejdzie testu, tworzenie osi czasu z dokumentacją jest częścią procedury analizy przyczyny pierwotnej.

Analiza przyczyn

Kiedy pojawia się problem, może to być tylko objaw prawdziwego problemu. Analiza przyczyn źródłowych to metoda podjęcia problemu i cofnięcia się w czasie, aby znaleźć to, co wywołało łańcuch wydarzeń, które doprowadziły do ​​tego problemu. Analiza przyczyn źródłowych rozwija oś czasu poprzez badanie przyczyny i skutku, poczynając od kwestii, która ma zostać zbadana.

Co się stało?

Zacznij od widocznego problemu, który można uznać za objaw przyczyny źródłowej. Pełny szczegółowy opis problemu pod względem elementów fizycznych, ludzkich i operacyjnych może wskazać miejsce, w którym należy zacząć szukać przyczyny problemu. Noś te trzy elementy na osi czasu i sporządź notatki dotyczące możliwych przyczyn części każdego elementu w analizowanym problemie. Jasną przyczynę można określić bez dalszej analizy, ale jeśli nie, przeniesienie związku przyczynowo-skutkowego dla każdego elementu z powrotem w czasie, dopóki nie zostanie ujawniona podstawowa przyczyna, gwarantuje, że nie pominiesz problemu bocznego, który mógł przyczynić się.

Dlaczego to się stało?

Dokumentuj datę, godzinę i opis czynników fizycznych, ludzkich lub organizacyjnych, które doprowadziły do ​​wydania. Określ dokładnie, co poprzedziło problem pod względem przyczyn fizycznych, takich jak niepowodzenie dostawy, niedostępność kluczowej maszyny lub nieprawidłowe działanie ważnego programu komputerowego. Następnie spójrz, jak zaangażowane w sprawę jest zaangażowanie ludzi. Jeśli na przykład projekt został przerwany, może to być spowodowane nieobecnością uczestnika, informacje zostały dostarczone późno lub ktoś popełnił błąd. Sprawdź wszelkie przyczyny organizacyjne, które przyczyniły się do powstania problemu, takie jak zmiana zasad, opóźnienia lub nieporozumienia spowodowane przez niepowodzenie w komunikacji hierarchicznej.

Co to jest przyczyna?

Być może będziesz musiał przenieść swoją analizę z powrotem przez kilka warstw przyczyny i skutku, zanim znajdziesz prawdziwego winowajcę. Może się również okazać, że szereg problemów ubocznych związanych z problemami fizycznymi, ludzkimi lub operacyjnymi przyczyniło się do rozpatrywanego problemu. Udokumentowanie każdej instancji na osi czasu i zbieranie dokumentów związanych z tą instancją stanowi podstawę do podjęcia decyzji dotyczącej rozwiązania problemu i sposobu jego rozwiązania. Błędna decyzja podczas sesji planowania polityki mogła doprowadzić z czasem do zbadania problemu, a na osi czasu znajduje się mapa drogowa służąca do korygowania skutków błędnej decyzji od jej wydania.