Jak wymyślić, co będzie zawyżone lub zawyżone w rachunkowości

Twoja rachunkowość może się zepsuć na wiele różnych sposobów. Za każdym razem, gdy wprowadzasz zmiany - nowe metody księgowania, nowe oprogramowanie - możesz przypadkowo zniekształcić przychody lub wydatki. Dokonując szacunków, może to łatwo doprowadzić do zawyżonych lub zaniżonych przychodów. Jeśli w dowolnym momencie członkowie Twojego personelu zaczną pomijać podstawowe środki ostrożności, istnieje również możliwość wystąpienia problemów. Twoje sprawozdania finansowe za dany okres muszą być dokładne, więc złapanie zniekształceń jest koniecznością.

Dokonywanie szacunków

Szacunki, ze względu na swój charakter, mają tendencję do nadmiernego lub zaniżania przyszłych wyników firmy. Rachunek zysków i strat musi oszacować potencjalne straty przychodów ze sprzedaży oraz od klientów, którzy nie płacą swoich rachunków. Jeśli przeceniasz swoje straty, twój dochód firmy wygląda gorzej niż w rzeczywistości. Niedoszacowanie ma odwrotny skutek.

Najlepszym sposobem na uniknięcie zniekształceń jest przestrzeganie standardowych zasad rachunkowości. Załóżmy, że wiesz, że około 10 procent należności nie jest wypłacane co kwartał. Można bezpiecznie wykorzystać to jako zasiłek na złe długi, a następnie poprawić swoje sprawozdania finansowe, jeśli się mylisz. Jeśli zamiast tego wyznaczysz 1-procentowy zasiłek na złe długi, wiedząc, że było to niedopowiedzenie, możesz mieć kłopoty z przekazaniem fałszywych informacji.

Postępuj zgodnie z procedurą

Nawet w erze cyfrowej dochodzi do błędów rachunkowych, ponieważ ludzie nie zapisują rzeczy. Jeśli używasz drobnej gotówki, aby zapłacić niewielkie wydatki na pracę - kopiarki papierowe, opłaty za przejazd autostradą, lunch dla przepracowanych pracowników - może nie wydawać się warte wpisania tych indywidualnych rachunków. Z biegiem czasu mogą one sumować się: niezapisane 10 dolarów tygodniowo to przesada za 520 USD do końca roku. Lub przypuśćmy, że klient wypuszcza czek, gdy wychodzisz przez drzwi. Możesz go zdeponować w banku i zapomnieć o wpłacie, więc twoje rekordy zaniżają gotówkę w kasie.

Szkolenie wszystkich pracowników w zakresie szybkiego rejestrowania transakcji może zmniejszyć zniekształcenia. Proste kroki, takie jak pogodzenie wyciągu bankowego, powinny wykryć więcej błędów.

Wprowadzaj zmiany ostrożnie

Za każdym razem, gdy zmienisz metody księgowania, istnieje ryzyko zniekształcenia. Załóżmy, że rozpoczynasz działalność gospodarczą za pomocą gotówki, a następnie przechodzisz na metodę naliczania. W ramach rachunkowości memoriałowej nie trzeba czekać na płatność; wprowadzasz dochód, gdy tylko go zarobisz. Zmienia się to nie tylko przy zgłaszaniu dochodu, ale także w śledzeniu jego wartości w księgach rachunkowych. Łatwo wszystko pójdzie nie tak.

Niektóre firmy używają więcej niż jednego systemu oprogramowania, na przykład przy użyciu różnych programów do obsługi zobowiązań i środków pieniężnych. Jeden system może łatwo zgubić, ile firma jest winna, a druga - przecenić gotówkę w kasie. Uzgadnianie informacji w obu systemach jest ważne dla zdrowia biznesowego i dostępności dokładnych informacji.