Jak napisać list do transakcji biznesowej

List nie może zostać zakwalifikowany jako dokument prawny, ale może służyć jako dowód, jeśli transakcja biznesowa pójdzie nie tak. Nawet jeśli piszesz list, aby potwierdzić lub wyszczególnić transakcję biznesową dla Twojej małej firmy, o której już rozmawiałeś z kimś, ważne jest, aby nie komunikować się źle. Po kilku podstawowych procedurach pisania listów pomożesz swojemu towarzyszowi pozostać na tej samej długości fali, przejrzysz wszystkie fakty i sprawisz, że twoja transakcja będzie płynna.

1.

Napisz list na papierze firmowym. Da to odbiorcy łatwy sposób na skontaktowanie się z tobą, jeśli ma jakiekolwiek pytania dotyczące treści artykułu. Może to również chronić Cię przed osobistą odpowiedzialnością, potwierdzając, że list pochodzi od firmy, a nie od ciebie osobiście.

2.

Zaadresuj list do osoby, a nie do działu. Jeśli to możliwe, użyj imienia osoby w pozdrowieniu, a nie "Szanowny Panie" lub "Do kogo to może interesować".

3.

Podaj przyczynę litery w pierwszym zdaniu, na przykład: "Piszę, aby potwierdzić naszą dyskusję dotyczącą ..."

4.

Śledź swoje oświadczenie ze specyfiką transakcji. Na przykład napisz: "Potwierdzam zamówienie 15 przypadków widżetów ACME, model # 223, które zostaną dostarczone do 23 grudnia 2011 r." Proste odwoływanie się do widżetów, bez numeru modelu lub daty dostawy, może prowadzić do nieporozumień. Dodanie tych informacji spowoduje, że odbiorca powiadomi o błędzie, jeśli został popełniony.

5.

Sprawdź swój list, aby sprawdzić, czy pokryłeś pięć W: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego. Nie zakładaj, że ponieważ rozmawiałeś przez telefon, nie musisz podawać w liście imienia i nazwiska osoby lub firmy, z którą masz do czynienia. Kiedy powiedziałeś "w następny czwartek", twój współpracownik mógł pomyśleć, że miałeś na myśli tydzień po tobie. Bądź tak konkretny, jak gdybyś pisał list do kogoś, kto nie ma wiedzy o transakcji.

6.

Podaj wynagrodzenie lub korzyść, którą otrzymasz. Na przykład napisz: "Potwierdzam zamówienie 15 przypadków widżetów ACME, model # 223, które zostaną dostarczone do 23 grudnia 2011 r. Łączna cena zamówienia wyniesie 2 847, 52 USD."

7.

Dodaj datę zakończenia transakcji. Jeśli nie ograniczysz czasu, w którym oferta jest dobra, twój współpracownik może być w stanie skorzystać z warunków rynkowych, które przyniosą mu korzyści i będą cię bolały tygodniami lub miesiącami po planowanej dacie transakcji.

8.

Sprawdzanie pisowni listu. Oprócz tego, że wyglądają na nieprofesjonalne, literówki mogą prowadzić do błędów w transakcjach i kosztować pieniądze firmy.

9.

Zamknij ze wskazaniem, że z przyjemnością podejmiesz telefon od swojego klienta, klienta lub współpracownika biznesowego, jeśli ma jakiekolwiek problemy.

10.

Podaj swój tytuł i nazwę firmy pod swoim podpisem. Może to uchronić Cię przed osobistą odpowiedzialnością, ponieważ pozwoli to jasno stwierdzić, że działasz jako agent Twojej firmy.

11.

Dodaj postscript, lub PS Informacje w PS wyróżnia się i daje szansę na podkreślenie lub ponowienie ważnych informacji.