Co dyskutujecie na posiedzeniach zarządu?

Posiedzenia rady zazwyczaj skupiają dyrektorów organizacji. Ich rolą jest nadzorowanie i kierowanie biznesem. Podczas spotkania zarządu, zarząd sprawdza dotychczasowe wyniki organizacji, angażuje się w strategiczne rozważania i zatwierdza plany działania, aby zapewnić ciągłe wsparcie organizacji na różnych etapach jej rozwoju.

Wskazówka

• Często zaczynają się od recenzji i zatwierdzenia protokołów z poprzednich posiedzeń, zanim trafią do nowej firmy.

Przeglądanie poprzednich minut

Pierwsze zamówienie na posiedzenie zarządu to przegląd poprzedniego protokołu . Zarząd zwykle oficjalnie je ratyfikuje, a także do zakończenia wszelkich innych oczekujących porządków z poprzedniego spotkania. Niezbędne jest przeczytanie poprzedniego protokołu, aby zarząd mógł sprawdzić, czy zapis jest prawdziwym opisem spraw, o których dyskutowali, choć czasami członkowie zarządu czytają je oddzielnie, zamiast czytać je na głos.

Mogły również powstać niedokończone sprawy, których zarząd nie zakończył z różnych powodów. Proces omawiania protokołów z poprzedniego posiedzenia pomaga również ocenić skuteczność i efektywność rady oraz wskazać obszary wymagające poprawy.

Zazwyczaj sekretarz zarządu lub inny oficer zbiera ze sobą dokumenty potrzebne do spotkania, takie jak poprzednie minuty i nowe dokumenty do sprawdzenia, przed spotkaniem, aby każdy członek mógł mieć kopię.

Poprzednie raporty skuteczności

Zarząd zazwyczaj rozważa raporty organizacyjne opisujące kluczowe zmiany w branży, chcąc zrozumieć, w jaki sposób działa organizacja i jak może ona działać lepiej. Zarząd analizuje kluczowe wskaźniki efektywności, takie jak roczna sprzedaż, segmentacja rynku, przychody i wydatki za rok, zadowolenie klientów oraz bieżące projekty badawczo-rozwojowe, marketingowe i rozwojowe.

Ponieważ nadzór jest jedną z ich kluczowych funkcji, członkowie zarządu zwykle dyskutują o tym, co się zmieniło w czasie, niezależnie od tego, czy pojawiły się jakieś niespodzianki i czy dokonano zmian, na które wszyscy mieli nadzieję.

Omawianie przyszłych strategii

Spotkania zarządu dotyczą również strategicznego planowania przyszłego rozwoju firmy . Gdy zarząd przejrzy poprzednie wyniki, członkowie wymyślą nowe strategie, które poprowadzą organizację w przyszłość. Często przejmują inicjatywę od sugestii przedstawionych przez kierownictwo firmy.

Na przykład zarząd może omówić wady i zalety zmiany struktury i stylu zarządzania, aby poprawić reakcje pracowników i produktywność. Zarząd zazwyczaj formułuje krótkoterminowe cele organizacji, nawet jeśli planuje długoterminową przyszłość firmy. Kierownictwo zazwyczaj waży pomysły, które zarząd powinien rozważyć.

Zatwierdzanie działań korporacyjnych

W oparciu o strategie, które opracowują, członkowie rady rekomendują i zatwierdzają plany działania, które mają wdrożyć zarząd i pracownicy. Zarząd jest odpowiedzialny za ogólne decyzje dotyczące zarządzania w firmie i może zalecić, aby organizacja zmniejszyła rozmiary, rozszerzyła działalność na nowe terytorium, zatrzymała zyski, zamiast je dystrybuować, a nawet zwolnić i zastąpić dyrektora generalnego.

Gdy zarząd będzie miał obszerne dyskusje na dany temat, członkowie powinni wydawać zalecenia, głosować na nie i podejmować ostateczną decyzję.

Procedury i protokoły ze spotkania zarządu

W zależności od wielkości zarządu organizacji jego spotkania mogą być mniej lub bardziej formalne. Generalnie jednak, twoja rada powinna mieć pewne zasady i protokoły, aby zachować porządek, pomóc zarządowi w podjęciu decyzji i przedstawić minuty tego, co stało się później w przypadku sporu.

Wspólne zasady obejmują zapewnienie, że tylko jedna osoba mówi jednocześnie, pozwalając przewodniczącemu zdecydować, kto ma prawo do mówienia i ograniczając wulgarny język oraz ataki na innych członków zarządu. Niektóre tablice często przyjmują regulamin Roberta, techniczny podręcznik do prowadzenia spotkań.