Jakie dokumenty zawiera folder zasobów ludzkich?

Istnieje wiele formularzy i elementów, które trafiają do folderu zasobów ludzkich pracownika. Niektóre z tych formularzy są przechowywane do celów prawnych. Inne są składane z powodu polityki firmy i protokołu. Zarządzający zasobami ludzkimi prowadzą również osobiste rejestry pracowników w trakcie swojej kariery zawodowej. Małe firmy mogą skanować wszystkie lub część dokumentów pracowników w celu utworzenia plików elektronicznych. W ten sposób pliki nie są podatne na uszkodzenia spowodowane pożarem, wodą lub kradzieżą.

Legalne dokumenty

Właściciele małych firm muszą przechowywać określone dokumenty prawne dla pracowników. Jednym z przykładów jest formularz I-9, który sprawdza, czy pracownik może legalnie pracować w Stanach Zjednoczonych. Firma może również przechowywać zdjęcie prawa jazdy pracownika i kartę ubezpieczenia społecznego jako dodatkową dokumentację dotyczącą jej statusu prawnego. Ponadto pracownicy są zwykle proszeni o wypełnienie formularzy W-4 w dniu rozpoczęcia pracy, które są zawarte w ich folderach zasobów ludzkich. Te formularze pokazują liczbę zwolnień podatkowych, o których twierdzi pracownik.

Dokumenty związane z pracą

Działy zasobów ludzkich przechowują także życiorysy pracowników i aplikacje w folderach. Pozycje te są zwykle przekazywane, gdy pracownik składa wniosek o pracę. Firma przechowuje te rekordy na wypadek, gdyby musiały sprawdzić dane osoby. Innym dokumentem związanym z pracą, przechowywanym w folderze zasobów ludzkich, jest opis stanowiska pracownika. Jest to podsumowanie obowiązków służbowych pracownika, które zazwyczaj są podzielone na różne funkcje, takie jak zarządzanie pracownikami, praca z rówieśnikami, komunikacja i wiedza techniczna.

Dokumenty związane z wydajnością

Oceny wydajności to inne ważne dokumenty przechowywane w folderach zasobów ludzkich. Prowadzenie ewidencji ocen pracowników lub opinii może pomóc chronić firmy przed procesami sądowymi. Na przykład mała firma może spotkać się z bezprawnym zakończeniem procesu sądowego od byłego pracownika. Właściciel firmy może lepiej udowodnić, że wypowiedzenie nastąpiło z powodu wydajności, jeśli zachowała kopie ocen wydajności pracownika. Podobnie zapisy działań dyscyplinarnych lub zapisów mogą być przechowywane w folderach.

Inne dokumenty

Pracodawcy przechowują także zapisy lub obecność pracowników, nagrody i historię medyczną w folderach zasobów ludzkich. Rekordy obecności pozwalają menedżerom określić, czy pracownik przekroczył jakąkolwiek chorobę lub dni urlopu. Często firmy oferują pracownikom okresowe nagrody, które również mogą być przechowywane w aktach. Nagrody te mogą obejmować promocje sprzedaży "pracownika miesiąca" lub specjalne uznanie. Dokumentacja medyczna jest zwykle przechowywana w celu zapewnienia zgodności z niektórymi przepisami ADA, które odnoszą się do amerykańskiej ustawy o niepełnosprawnych. Dział zasobów ludzkich może utworzyć osobny folder dla dokumentacji medycznej dla celów poufności.

Popularne Wiadomości