Jakie rodzaje uprawnień kontrolują administrację w organizacji?

Podczas gdy asystenci administracyjni mają opis stanowiska pracy, opis ten nie opisuje sposobu, w jaki asystenci biurowi sprawują władzę. Doświadczony asystent administracyjny o silnych umiejętnościach osobistych może sprawić, że Twoje biuro stanie się elektrownią. Twoje interesy biznesowe muszą mieć ton i smak, który nie tylko robi wrażenie na klientach, rówieśnikach i pracownikach, ale także pomaga efektywnie sterować Twoją firmą. Kiedy zrozumiesz potencjał asystenta administracyjnego, wiesz, jakie uprawnienia do delegowania.

Oficjalne moce

Asystent administracyjny przejmuje obowiązki, które usprawniają twój dzień. Pisanie rutynowych wiadomości e-mail, otwieranie poczty, pisanie spotkań w kalendarzach, pisanie listów i porządkowanie dokumentów do przechowywania należą do kompetencji asystenta administracyjnego. Moc stojąca za tymi zadaniami polega na umożliwieniu szefowi wykorzystania czasu na podejmowanie decyzji, pielęgnowanie relacji zawodowych, nadzorowanie projektów i nadzorowanie pracowników.

Nieoficjalne moce

Wytrzymałość twojego asystenta podczas stresujących chwil w każdej sytuacji biurowej jest kluczem do sukcesu Twojej firmy. Niektóre z tych umiejętności obejmują pozytywne spojrzenie na to, jak radzić sobie ze stresem w pracy, a także zdolność do wykonywania wielu zadań. Utrzymywanie poufności ważnych informacji firmy może być kolejnym nieocenionym aspektem roli asystenta administracyjnego. Bardzo ważna jest także jego umiejętność pracy z ludźmi w organizacji, którzy mają różne poziomy odpowiedzialności. Twój asystent staje się bezpośrednim łącznikiem między tobą a tymi, którzy pracują dla ciebie, a także twoimi klientami. Możesz nie być świadomy, dopóki nie zatrudnisz swojego asystenta, który posiada tak ważne, ale nieoficjalne uprawnienia, ale są one ważne dla postępu i sukcesu twojej firmy.

Intuicyjna moc

Najlepsi asystenci administracyjni mają moc, która wydaje się prawie wrodzona. Twój asystent może stać się strażnikiem wielu osób i poradzić sobie z problemami i decyzjami, na które nie masz czasu. Ten rodzaj mocy może stać się bardzo przydatny, gdy jesteś zalewany spotkaniami, i masz ciężki harmonogram podróży lub liczne e-maile i wiadomości głosowe, aby odpowiedzieć. Gdy już rozwiniesz relację zaufania z asystentem administracyjnym, może ona być tak świadoma swojego stylu zarządzania, że ​​jest w stanie odpowiedzieć na prośby wysuwane przez ludzi, za pośrednictwem wiadomości e-mail i wiadomości telefonicznych, które nie są tak zależne od Twojej natychmiastowej akcji .

Power Through Theatrics and Drama

Większość organizacji biznesowych może poświadczyć, w jaki sposób czasami może dojść do utraty kontroli nad pracą i do zwariowania w miejscu pracy. Może to wynikać z niemożliwych do przewidzenia terminów, ciężkich obciążeń, zapaleńców i delikatnego morale w samej organizacji. Asystent administracyjny, który wykorzystuje swoje "teatralne" moce do uspokojenia nerwów w twojej organizacji, może mieć ogromną różnicę w pokonywaniu tak trudnych czasów zarówno dla ciebie, jak i całej twojej organizacji. Może to obejmować zajęcie się chaosem poprzez przedstawienie silnej postawy fizycznej i użycie autorytatywnego głosu, zakończenie sporów poprzez ogłoszenie, że uczestnicy spotkania nie są tematem i nie są w porządku, i maszerowanie przez miejsce pracy z miarodajnym krokiem, który mówi, że administracja asystent ma ucho szefa. Te teatry posiadają poziom mocy, który może pomóc ci utrzymać szacunek rówieśników i podwładnych.