Jakie rodzaje komunikacji powinny być używane podczas projektu?

Komunikacja i to, jak dogadujesz się z innymi członkami zespołu, ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Różne rodzaje komunikacji mogą być zaangażowane w ogólne planowanie i realizację końcowego projektu i mogą obejmować interakcje werbalne, pisemne, elektroniczne i bezpośrednie. Przepływ informacji również odgrywa ważną rolę w sukcesie twojego projektu.

Napisany

Pisemna komunikacja jest łatwo kopiowana i wysyłana do wszystkich członków zespołu. Terminy, procedury i polityki firmy powinny być przesyłane w formie pisemnej, aby uniknąć nieporozumień. Email to skuteczna forma przekazywania ważnych informacji, zwłaszcza gdy części zespołu projektowego znajdują się w różnych lokalizacjach. Klarowność jest niezbędna do przekazania dokładnych informacji i istotnych informacji wszystkim uczestnikom. Należy unikać przeciążania członków zespołu danymi i ustalania priorytetów informacji, które członkowie zespołu potrzebują do ukończenia sekcji projektu. Unikaj przytłaczających członków projektu za pomocą nieistotnych dokumentów i danych.

Elektroniczny

Oprócz wiadomości i wskazówek w wiadomościach e-mail można korzystać z narzędzi elektronicznych w celu ułatwienia szybkiej i skutecznej komunikacji. Skorzystaj z wideokonferencji, kiedy uczestnicy mogą skorzystać z burzy mózgów lub pytań i odpowiedzi, gdy Twój zespół jest rozłożony w różnych lokalizacjach. Możesz dołączyć arkusze kalkulacyjne i pliki wideo do wiadomości e-mail, aby uzyskać bardziej szczegółowe prezentacje dla członków zespołu. Korzystaj ze swoich wewnętrznych stron internetowych, aby udostępniać informacje i aktualizacje, do których uczestnicy projektu mają dostęp w dowolnym czasie i miejscu. Witryna internetowa jest skutecznym zasobem, który pozwala wszystkim członkom zespołu śledzić postęp projektu, nawet w obszarach, w których nie będą odgrywać roli.

Twarzą w twarz

Spotkania twarzą w twarz indywidualnie i jako zespół odgrywają istotną rolę w ogólnych procesach komunikacyjnych, które prowadzą do pomyślnego zakończenia projektu. Kiedy rozmawiasz osobiście z członkiem zespołu, możesz ocenić reakcje i upewnić się, że otrzymujesz wiadomość. Pozyskanie członków zespołu poprawia morale i może pobudzić kreatywność i entuzjazm do projektu. Spotkania są odpowiednie, gdy porządek obrad jest zaplanowany i chcesz upewnić się, że wszyscy zaangażowani usłyszą ten sam komunikat. Warsztaty, seminaria i spotkania prowokują współpracę i swobodną wymianę nowych pomysłów.

Czuły

Niezwykle ważnym aspektem komunikacji, który często jest pomijany, jest słuchanie. Wymagane jest aktywne słuchanie, aby członkowie zespołu wiedzieli, że to, co powiedzieli, napisali lub wyświetlili, zostało odpowiednio odebrane. Informacje zwrotne są dostępne w różnych formach. Osobiście, język ciała przedstawia twój poziom uwagi, a pytania i terminowe wprowadzenie oznaczają, że usłyszałeś wiadomość. Odpowiedzi e-mail, wiadomości tekstowe i notatki pozwalają innym członkom zespołu wiedzieć, że ich wiadomości zostały odebrane i zrozumiane.