Przykłady Microsoft Project Plans

Microsoft Project, oprogramowanie do zarządzania projektami firmy Microsoft, to kompleksowy pakiet oprogramowania umożliwiający pełny i łatwy nadzór nad projektem poprzez opracowywanie planów projektu. Plany te umożliwiają menedżerom ustalanie zadań i etapów projektu, przypisywanie zasobów, identyfikowanie zależności zadań i oszacowanie czasu trwania fazy, co czyni oprogramowanie użytecznym narzędziem dla różnych rodzajów projektów, od projektów budowlanych i marketingowych po produkcję i działania artystyczne. Pakiet pozwala menedżerom organizować się i przewidywać komplikacje we wszystkich takich przykładowych projektach.

Tworzenie zadań dla planu projektu marketingowego

Nowe projekty mogą początkowo wydawać się dość zniechęcające, a ambitne i odległe cele wydają się prawie nieosiągalne. Microsoft Project pomaga jednak podzielić duże projekty na zestawy mniejszych zadań, dzięki czemu projekt jest łatwiejszy do zarządzania i wdrażania. W hipotetycznym przypadku kampanii marketingu internetowego plan projektu podzieliłby kampanię na części składowe, takie jak optymalizacja pod kątem wyszukiwarek, marketing w mediach społecznościowych, zmiana strony internetowej i programy partnerskie. Każdy z tych obszernych obszarów można dalej podzielić na mniejsze zadania, takie jak "przygotuj badania rynkowe na konkurencyjnych stronach internetowych", "uzyskaj ofertę na nową stronę internetową" i "kompletne makiety nowego projektu" w sekcji poświęconej redesignowi strony internetowej. Projekt Microsoft pozwala także użytkownikom na "wcięcie" i "outdent" zadań, aby stworzyć hierarchię ważności dla całego projektu i wzywa ukończony zestaw wszystkich zadań "struktury podziału pracy."

Przypisywanie zasobów do planu projektu filmu

Po podzieleniu projektu na jego zadania składowe program Microsoft Project umożliwia użytkownikom przypisywanie zasobów do każdego zadania. Zasoby obejmują wszystko, od aktywów finansowych po sprzęt i pracowników. Aby wykorzystać projekt filmowy jako przykład, plan projektu przypisałby różne aparaty i sprzęt filmowy, budżety i techników do każdego zestawu lub lokalizacji, gdzie każde ujęcie byłoby zadaniem z przypisanymi mu zasobami. Ten schemat organizacyjny pozwala kierownikom projektów lepiej zwizualizować swoje potrzeby związane z zasobami, efektywnie rozdzielać dostępne zasoby i odpowiednio obniżyć budżet.

Szacowanie czasu trwania zadań dla produkcji

W przypadku projektu produkcyjnego, w którym zakład otrzymał właśnie zamówienie na 800 lamp błyskowych, pełny plan projektu zawiera również szacunki dotyczące ilości pracy wymaganej do ukończenia projektu i oczekiwanego czasu trwania projektu aż do momentu dostawy. Jeśli do wyprodukowania lampy błyskowej potrzeba godziny, projekt wymaga 800 godzin pracy, wymaganej pracy dla projektu. Czas trwania projektu jest następnie określany przez przydział zasobów do pracy. Jeśli 10 pracowników, z których każdy pracuje przez 8 godzin dziennie, uczestniczy w projekcie, wówczas zakład produkuje 80 błysków świetlnych dziennie, a całkowity czas trwania projektu wynosi 10 dni roboczych. Te prognozy planu projektu pomagają określić wpływ różnych alokacji zasobów i pozwalają na terminowe dostarczanie projektów.

Identyfikowanie zależności zadań w planie projektu budowlanego

Nie wszystkie zadania można wykonać jednocześnie w większości projektów. Na przykład w przypadku projektu budowlanego stolarze nie mogą zainstalować okien w domu, dopóki budowniczowie nie ukończą ścian wokół okien. Te zależności nazywane są "zależnościami" w Microsoft Project, a plan projektu pozwala na reprezentowanie tych relacji za pomocą graficznego wykresu Gantta. Zasadniczo wykres Gantta przyjmuje podane czasy trwania każdego zadania i zawsze, gdy użytkownik wskaże zależność między fazami, organizuje zadania, aby wyjaśnić, że nie można rozpocząć, dopóki nie zostanie zakończona ostatnia. Ta sekwencyjna organizacja pozwala menedżerom przewidzieć potencjalne opóźnienia i przygotować realistyczny harmonogram dla projektu z wieloma zależnościami. Aby wrócić do przykładu, jeśli wykończenie ścian zajmuje cztery tygodnie i jest niezbędnym warunkiem wstępnym do dwutygodniowego procesu instalowania okien, cały proces trwa sześć tygodni, a każde opóźnienie pierwszego zadania spowoduje podobne opóźnienie w druga.