Czynniki, które należy rozważyć przy wyborze oprogramowania księgowego

Oprogramowanie księgowe może zapewnić małym firmom wiele efektywnych sposobów zarządzania codziennymi zadaniami finansowymi, a także zapewnia zarządzanie i posiadanie przydatnych raportów, które pomagają analizować wyniki biznesowe. Bez należytego uwzględnienia właściciele firm czasem popełniają kosztowne błędy, inwestując w niewłaściwe oprogramowanie księgowe, a następnie mają problemy z działaniem oprogramowania lub ponoszą jeszcze więcej kosztów poprzez konwersję na inne oprogramowanie.

Zakres działalności

Pierwszą i najważniejszą rzeczą, jaką właściciele firm powinni udokumentować przed wyborem oprogramowania księgowego, jest zakres działalności i zadania księgowe, które oprogramowanie powinno idealnie wykonywać. Oprócz podstawowych wymagań księgowych należy sporządzić listę innych elementów, które mają obsługiwać oprogramowanie księgowe, takie jak lista płac, zarządzanie zapasami i rachunek kosztów. Rozważ przyszłość firmy w swojej decyzji, a także bieżące operacje. Oprogramowanie, które idealnie pasuje dzisiaj, może nie wystarczyć za rok. Podczas tworzenia listy zakresów pamiętaj o rozwoju firmy i rozwoju.

Moduły w zestawie

Po zdefiniowaniu zakresu działalności i celu pakietu księgowego, możliwości oprogramowania przesiewowego stają się łatwiejsze, ponieważ można łatwo wyeliminować te, które nie obejmują pozycji na liście zakresów. Dla każdego pakietu rozliczeniowego, który obejmuje twój zakres, określ, które moduły są zawarte w cenie podstawowej, a które moduły mają dodatkowy koszt. Na przykład niektórzy producenci oprogramowania pobierają dodatkową opłatę za moduł płac. Zanotuj całkowity koszt każdego pakietu oprogramowania, aby dokładnie porównać pakiety.

Dostęp i przenośność

Jeśli masz jedną lokalizację biznesową i nie spodziewasz się, że to się zmieni, każdy pakiet rozliczeniowy instalowany na serwerze sieciowym jest odpowiedni dla Twojej firmy. Ale jeśli masz lub zamierzasz mieć wiele lokalizacji, musisz zastanowić się, w jaki sposób pracownicy terenowi uzyskają dostęp do oprogramowania księgowego, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jeśli nie masz pracownika technologii informacyjnej, skonfigurowanie logowania do serwera Exchange może być zbyt skomplikowanym procesem instalacji lub rozwiązywania problemów w przypadku problemów. W przypadku małej firmy z wieloma lokalizacjami lub pracownikami pracującymi w domu, najlepszym rozwiązaniem może być oprogramowanie internetowe.

Wymagana wiedza

Potężne oprogramowanie do księgowania zrób to wciąż nie ma sensu, jeśli pracownicy nie mogą nauczyć się z niego korzystać. Wybierając oprogramowanie księgowe, należy wziąć pod uwagę poziom wykształcenia pracowników i trudności wyboru oprogramowania. Niektóre programy księgowe wymagają dużej wiedzy z zakresu rachunkowości w zakresie konfiguracji i użytkowania, podczas gdy inne pakiety oprogramowania są skierowane do właścicieli firm i pracowników, którzy nie mają wykształcenia w zakresie rachunkowości lub doświadczenia.

Koszt

Po wyeliminowaniu pakietów oprogramowania według zakresu, przenośności, modułów i wymagań wiedzy, ostatnim czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest koszt pozostałych pakietów oprogramowania. Rozważając koszty, weź pod uwagę opłaty za uaktualnienia, roczne licencje i wsparcie. Porównaj pakiety wsparcia technicznego i uwzględnij dodatkowe pakiety wsparcia opłat w całkowitym koszcie oprogramowania księgowego. Jeśli nie możesz sam przeprowadzić instalacji i konfiguracji oprogramowania księgowego, zdobądź szacunkowe dane na temat instalacji i konfiguracji oraz pomóż te dane w całkowitych kosztach.