Formularze listów biznesowych

Jasna komunikacja jest podstawą sukcesu firmy, a pisanie listów jest jednym z podstawowych środków, za pomocą których komunikujesz się. Niezależnie od tego, czy twoje pisma biznesowe są dostarczane w wersji papierowej, czy elektronicznej, słowa i wiadomość wywierają wrażenie na odbiorcy. Listy biznesowe zawierają również dokumentację, więc upewnij się, że używasz ich odpowiednio. Opanowanie najczęstszych form listów biznesowych skierowanych do pracowników, klientów i zainteresowanych stron zapewni efektywność komunikacji.

Listy sprzedaży

Listy sprzedaży są typowymi narzędziami używanymi do promowania Twoich towarów lub usług. Listy te mają charakter perswazyjny i stanowią wezwanie do działania w pewnym momencie. Na przykład, jeśli prowadzisz księgowość, możesz wysłać list do potencjalnych klientów w momencie wprowadzenia podatku i oferowania swoich usług. Podobnie jak w przypadku większości komunikacji biznesowej, należy zidentyfikować czytelnika przed napisaniem listu. Najprawdopodobniej zechcesz sformułować ogólny list, który wyślesz nieznanym potencjalnym klientom na liście adresowej inaczej niż na przykład list osobisty do dyrektora generalnego. Nawet jeśli wysyłasz listy sprzedaży do grupy, którą zebrałeś z listy mailingowej, powinieneś dołożyć wszelkich starań, aby skierować list do wskazanej osoby. Dołącz funkcje i korzyści do listu i poproś o wizytę, telefon lub zakup.

Listy odpowiedzi

Jako właściciel małej firmy często będziesz proszony o odpowiedzi na zapytania od klientów, inwestorów i potencjalnych pracowników. Szybka odpowiedź może odgrywać znaczącą rolę w sposobie otrzymywania listu. Odwołaj się do zapytania na początku listu i okazuj wdzięczność za zainteresowanie Twoją firmą. Odpowiedz na pytanie jednoznacznie i odnieś się do załączonych broszur, cenników lub adresów stron internetowych, które możesz uwzględnić w liście. Na koniec musisz albo zaakceptować, albo odrzucić prośbę, która pojawiła się w zapytaniu. Bądź jasny i nie przepraszaj za swoją decyzję. Zaproponuj krótkie wyjaśnienie, jeśli musisz odrzucić prośbę, w połączeniu z sugestiami, w których osoba może zwrócić się o pomoc. Zgłaszając prośbę, użyj tego listu jako okazji do sprzedaży dodatkowej wartości firmy poprzez krótki akapit promujący twoją firmę.

Roszczenia

Niezależnie od tego, czy masz roszczenie i potrzebujesz odpowiedzi od dostawcy lub dostawcy, czy też odpowiadasz na roszczenie klienta, najprawdopodobniej spotkasz się z koniecznością udzielenia odpowiedzi z roszczeniem lub listem polecającym. Wyraźnie w swoim piśmie i szczegółowe informacje na temat problemu, na który adresuje list. Zachowaj pełen szacunku ton, aby uzyskać najlepsze rezultaty. Szanuj uczucia wyrażane przez niezadowolonych klientów z prośbą o dostosowanie lub zwrot pieniędzy. Pamiętaj, że każda twoja komunikacja jest okazją do zbudowania dobrej woli.

Formaty

Wszystkie twoje listy biznesowe powinny mieć dokładny format, aby zachować profesjonalny ton. Jeśli nie używasz firmowego papieru firmowego, wpisz swoje nazwisko i adres u góry litery, a następnie datę wysłania. Następnie wpisz nazwisko i adres osoby, do której wysyłasz list, a następnie pozdrowienie. Zrób trochę badań, aby znaleźć nazwisko i poprawny tytuł osoby, do której piszesz. Na przykład lekarze zauważają, kiedy zwracają się do nich jako "Pan" lub "Pani" zamiast "Dr." Po powitaniu napisz list za pomocą formatu blokowego, z każdym akapitem usprawiedliwionym w lewo, używając podwójnej spacji między akapitami. Jasność i zwięzłość są cennymi narzędziami biznesowymi i powinny być używane podczas pisania listu biznesowego. Szybko przejdź do rzeczy. Utwórz kopię zapasową konkretnego żądania lub odpowiedzi za pomocą szczegółowych informacji. Zamknij z podsumowaniem otwarcia, a następnie w razie potrzeby wezwaniem do działania. Zamknij słowem "szczerze" lub "dziękuję", a następnie zostaw około czterech spacji, aby podpisać list.