Protokół łączności elektronicznej

Postępy w technologii zrewolucjonizowały sposób, w jaki firmy komunikują się wewnętrznie i zewnętrznie. Pod wieloma względami komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych otwiera kanały dla efektywnej i niezawodnej wymiany informacji. Jednak prędkość może spowodować przeciążenie komunikacji, nieporozumienia i naruszenia prywatności. Tworzenie elektronicznych protokołów komunikacyjnych rozwiązuje te typowe problemy.

Utwórz standardowy protokół

Opracuj pisemne wytyczne dla pracowników, zawierające zarys najlepszych praktyk w zakresie komunikacji elektronicznej. Zdefiniuj okoliczności, w których właściwe jest przekazywanie wiadomości e-mail do innej strony, przesyłanie kopii wiadomości e-mail do innych osób w firmie, a kiedy jest to wskazane i niewskazane, ślepe kopiowanie odbiorcy wiadomości e-mail, w szczególności jeden z wrażliwa natura. Ogranicza to czas spędzany przez pracowników na przeszukiwaniu komunikacji elektronicznej, która nie jest niezbędna do wykonywania ich funkcji.

Formatowanie i linie tematyczne

Zdefiniuj standardowy protokół określający sposób formatowania komunikacji elektronicznej. Zachęcaj do korzystania z krótkiego, ale opisowego wiersza tematu i standardowej linii podpisu, która zawiera nazwisko, tytuł i dane kontaktowe. Formatowanie powinno mieć wspólną czcionkę i rozmiar. Zabroń używania wszystkich ograniczeń, rozbudowanych czcionek, kolorów lub bardzo małych lub dużych rozmiarów tekstu.

Ogranicz zawartość e-mail

Ogranicz rodzaje wiadomości e-mail, które mogą być dystrybuowane wewnętrznie. Firmy narażają się na utratę produktywności, jeśli pracownicy mają zwyczaj wymieniania się żartami, linkami i innymi materiałami, które nie mają związku z pracą. Ustaw parametry dla tego, co jest uważane za odpowiednią wymianę informacji między kolegami w twoim miejscu pracy.

Najlepsze praktyki Instytutu

Wyjaśnij pracownikom najbardziej efektywne sposoby komunikacji elektronicznej. Na przykład zachęcaj pracowników, aby nie odpowiadali odpowiedzią "tak" lub "nie" na pytanie podczas odpowiadania na zapytanie, ale aby rozwinąć odpowiedź. Na przykład, jeśli menedżer wysyła podrzędny e-mail z pytaniem, czy raport zostanie ukończony na czas spotkania zarządu, najbardziej odpowiednie odpowiedzi brzmią: "Tak, raport zostanie sporządzony o godzinie trzeciej po południu" lub "Mam napotkasz pewne problemy z raportem, który nie zostanie rozwiązany do jutra, więc raport nie zostanie sporządzony na czas na dzisiejsze posiedzenie zarządu ". Takie podejście eliminuje wszelkie nieporozumienia lub nieporozumienia.

Określ odpowiednią zewnętrzną komunikację

Kiedy komunikujesz się z klientami, klientami i dostawcami, zachęcaj swoich pracowników do korzystania z tego samego profesjonalnego podejścia i słownictwa w komunikacji elektronicznej, tak jak w formalnej korespondencji pisemnej. Obejmuje to używanie tytułów, standardowe otwieranie i zamykanie firm oraz unikanie slangu lub wiadomości skrótowych, które są powszechne w komunikacji elektronicznej. Ponadto zniechęcaj pracowników do przekazywania wiadomości e-mail na stronę zewnętrzną bez towarzyszącego im wyjaśnienia opisującego cel przesłanej wiadomości.

Protokoły przesyłania wiadomości tekstowych

Wiadomości tekstowe na smartfonach lub innych urządzeniach elektronicznych to skrócona metoda komunikacji z partnerami biznesowymi. Należy zachować należytą pisownię, zachować profesjonalizm i chronić prywatność. Dwukrotnie sprawdź odbiorców przed naciśnięciem przycisku "Wyślij", aby wiadomości elektroniczne trafiały tylko do odpowiednich odbiorców i nie udostępniaj poufnych, poufnych lub zastrzeżonych informacji za pośrednictwem środków elektronicznych.