Jak zakwestionować list z fakturą

Jeśli otrzymasz list faktury od dostawcy lub dostawcy, który jest niedokładny, natychmiast odpowiedz i wyjaśnij problem. Nieuregulowanie faktury może skutkować opóźnieniami w płatnościach, a nawet wpłynąć na ocenę zdolności kredytowej firmy. Chociaż szybciej kwestionujesz list z fakturą za pośrednictwem telefonu, jeśli odpowiesz pocztą, możesz dołączyć załączniki, aby potwierdzić swoje roszczenie.

Sprawdź swoje książki

Jeśli otrzymujesz fakturę za coś, ktoś w firmie prawdopodobnie wystawił numer zamówienia zakupu w ramach początkowego żądania. Śledź tę liczbę i porozmawiaj z osobą, która udzieliła zgody na tę usługę. Zweryfikuj szczegóły umowy i przeczytaj dokumentację kontraktową złożoną w momencie złożenia zamówienia, aby potwierdzić twoje stanowisko w sprawie poprawności faktury.

Zbierz swoje dowody

Wykonaj kopie dokumentacji potwierdzającej, która zawiera faktyczną cenę faktury. Jeśli zostaniesz oskarżony o niezapłacenie faktury, poproś dział księgowy o wydrukowanie kopii czeku płatniczego, który został wysłany, i poproś o sprawdzenie, czy czek został zrealizowany. Jeśli złożyłeś zamówienie online i otrzymałeś potwierdzenie e-mailem, wydrukuj je również. Dołącz tę dokumentację do listu, aby umocnić swoją pozycję.

Napisz swój list

Wydrukuj spór na fakturze na firmowym papierze firmowym i wyślij go do osoby, która go wysłała. Potwierdź, że otrzymałeś list i opisz, dlaczego go kwestionujesz. Odnieś się do dokumentów, które włączyłeś, aby podkreślić swój punkt widzenia. Na przykład: "Jak widać w załączonej umowie, całkowity rachunek za budowę dodatku taco stand was 1000 dolarów, płatne po zakończeniu. Twoja faktura wynosi 2000 USD, co jest nieprawidłowe. "

Faktura za problem

Jeśli kwestionujesz jakość usługi świadczonej przez niepłacenie faktury, spróbuj rozwiązać spór z usługodawcą, przedstawiając swoje obawy. Prześlij dokumentację uzupełniającą, aby złożyć wniosek i poczekaj na odpowiedź. Na przykład: "Nasza oryginalna umowa dotyczyła usługi cateringowej dla 5 osób po 50 klientów. Twoi przedstawiciele gastronomii przybyli spóźnieni 40 minut i przynieśli tylko tyle żywności, aby wyżywić 30 osób. Proszę o dostosowanie rachunku, aby odzwierciedlić naruszenie naszej pierwotnej umowy. Kopia naszej umowy jest załączona w celach informacyjnych. "

Zażądaj działań korygujących

Złóż wniosek o podjęcie działań naprawczych. Jeśli na przykład faktura jest nieprawidłowa, poproś firmę o przesłanie poprawionej faktury w jej miejsce. Zrób notatkę, aby dwukrotnie sprawdzić dokumentację finansową, jeśli korzystasz z usługodawcy ponownie w przyszłości.

Podaj dane kontaktowe

Po podpisaniu listu podaj swoje dane kontaktowe, takie jak bezpośrednia linia telefoniczna i adres e-mail. Poproś odbiorcę, aby powiadomił Cię o otrzymaniu twojego listu, aby móc dalej omawiać problem przez telefon lub e-mail.