Naprawiono zasady i procedury dotyczące zasobów

Środki trwałe czasami stanowią największe pojedyncze inwestycje dla firmy, więc każdy właściciel firmy powinien poświęcić czas na opracowanie zasad i procedur dotyczących środków trwałych. Stałe zasady dotyczące aktywów powinny uwzględniać każdy etap trwałości środka trwałego, od etapu planowania zakupu do wycofania i zbycia składnika aktywów na koniec jego okresu użytkowania.

Proces zatwierdzania i limity wydatków

Ponieważ środki trwałe są inwestycjami długoterminowymi i często kosztują, właściciele firm powinni ustalić limity wydatków, które wymagają dodatkowego zatwierdzenia od pracownika wyższego szczebla firmy. Wspólne pozycje wymagane przez wyższe kierownictwo w procesie zatwierdzania środków trwałych to pismo określające przyczynę zakupu środka trwałego, kosztorysy z trzech źródeł (jeśli to możliwe) oraz szczegółowy opis różnic między ofertą produktów.

Oznaczanie i śledzenie zasobów

Jeśli Twoja firma ma wiele środków trwałych tego samego typu, takich jak komputery i urządzenia peryferyjne, powinieneś zainwestować w tagi aktywów i przypisać każdemu środkowi trwałemu unikalny numer zasobu. W biurze domowym należy zachować główną listę wszystkich środków trwałych i dokładną lokalizację zasobu. Naprawione tagowanie i śledzenie zasobów jest szczególnie ważne, jeśli masz wiele lokalizacji biznesowych lub jeśli Twoi pracownicy używają sprzętu na stanowiskach pracy. Za każdym razem, gdy pracownik przenosi środek trwały do ​​innej lokalizacji biura lub miejsca pracy, ruch należy odnotować w dzienniku środków trwałych.

Rejestracja produktu

Większość środków trwałych pochodzi z gwarancją producenta. Wszystkie środki trwałe powinny być zarejestrowane u producenta, a każdy pracownik korzystający z tego składnika powinien otrzymać wymagania producenta dotyczące utrzymania zgodności z przepisami. Informacje gwarancyjne dotyczące wszystkich środków trwałych powinny być przechowywane w centralnej lokalizacji, aby można było łatwo uzyskać do nich dostęp w przypadku, gdy wymagana jest gwarancja.

Rachunkowość środków trwałych

Środki trwałe, według definicji Internal Revenue Service, mają okres przydatności dłuższy niż jeden rok. Ponieważ aktywa nie są zużywane przez firmę w zakupionym roku, IRS wymaga od firmy wydatkowania części kosztu aktywów przez okres ich użytkowania określony przez IRS. Proces wydatków nazywa się amortyzacją. Ponieważ obliczenia amortyzacji mogą być skomplikowane, właściciele firm powinni inwestować w oprogramowanie utrzymujące listę środków trwałych i obliczającą amortyzację.

Naprawiono retencję aktywów

Właściciele firm powinni dostarczać pracownikom polisy na emeryturę środków trwałych. Kiedy środek trwały staje się nieaktualny, odpowiednie powiadomienie musi dotrzeć do pracownika, który prowadzi dziennik środków trwałych, aby umożliwić usunięcie danego zasobu z rejestru i wycofanie numeru tagu. Dział księgowości musi wiedzieć o wycofaniu środków trwałych w celu usunięcia składnika aktywów z harmonogramu amortyzacji i wprowadzenia odpowiednich zapisów księgowych do księgi głównej. Prawidłowe powiadomienie powinno zawierać numer śledzenia środka trwałego, opis składnika aktywów oraz wszelkie wpływy uzyskane ze sprzedaży składnika aktywów, jeżeli jest on sprzedawany.