Jak ułatwić drużynę

Facylitacja zespołowa to więcej sztuki niż nauki. Skuteczni facylitatorzy posiadają cechy i cechy, takie jak obiektywność, dobre rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji, zarządzanie zespołem i umiejętności komunikacyjne, które są trudne do zmierzenia pod względem ilościowym. Proces ułatwiania określa, w jaki sposób członkowie zespołu w twoim małym biznesie kontaktują się ze sobą iz całym zespołem, a także jak podejmują decyzje, rozwiązują problemy i zarządzają konfliktami jako zespół.

Poznaj swoje obowiązki

Perspektywa uproszczenia polega na tym, że dobry proces da dobry wynik. Ta perspektywa oznacza, że ​​rola facylitatora zespołowego jest bardziej skoncentrowana na spotkaniach zespołu i na tym, jak zespoły współpracują podczas spotkań niż na konkretnym produkcie lub wyniku pracy. Obowiązki koncentrują się na projektowaniu i planowaniu spotkań zespołu, prowadzeniu spotkania w miarę jego rozwoju oraz zapewnieniu efektywnego i aktywnego uczestnictwa. Po zakończeniu spotkania koordynatorzy pozostają odpowiedzialni za zapewnienie protokołów z posiedzeń, w tym wyniki, działania i pytania są odpowiednio rejestrowane, a wszelkie wymagane działania następcze są skutecznie rozwiązywane przed następnym zaplanowanym spotkaniem.

Utwórz agendę

Rozpocznij od utworzenia szczegółowego planu spotkania, który jasno określi cel spotkania i przedstawi cele spotkania. Rozpowszechniaj agendę na kilka dni przed spotkaniem, aby uczestnicy wiedzieli, czego się spodziewać i mieli czas na przygotowanie. Im więcej szczegółów uwzględnisz, tym bardziej przydatny będzie program jako narzędzie ułatwiające. Agenda może na przykład zapewnić, że spotkania nie będą trwać przez wyznaczony czas, utrzymywać uczestników w skupieniu, zwiększać udział w spotkaniach i eliminować możliwość jakichkolwiek wymówek, gdy uczestnicy będą mieli wyniki do zaprezentowania.

Ustaw odpowiednie zasady naziemne

Jasne, dobrze zdefiniowane podstawowe zasady mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia atmosfery spotkania z szacunkiem i uprzejmością, zwłaszcza jeśli spodziewamy się gorącej debaty. Rozpocznij spotkanie, umożliwiając wszystkim uczestnictwo w ustalaniu podstawowych zasad, które skupiają się na przykład na uczestnictwie i wartości różnych opinii. Obejmują regułę podstawy poufności oraz listę elementów, które nie będą tolerowane, gdy zderzają się opinie, a uczestnicy nie zgadzają się, na przykład w kwestii odstraszania, wzywania osób lub ataków osobistych. Rejestruj i wyświetlaj podstawowe zasady podczas spotkania w widocznej lokalizacji.

Obserwuj i interweniuj

Organizuj spotkania zespołu na bieżąco i skupiaj się na realizacji celów, obserwując, co się dzieje i interweniując w razie potrzeby. Na przykład interweniować, gdy jeden lub dwóch uczestników kontroluje dyskusję, kierując pytanie do nieaktywnego uczestnika. Zachęcaj do ogólnego uczestnictwa, zadając otwarte pytania, które zachęcają do dyskusji i przemyślanej, otwartej komunikacji. Bądź bezpośredni i z góry, gdy dyskusje zaczynają iść w niepamięć, przypominając grupie temat pierwotnie do dyskusji. Zaproponuj zaplanowanie kolejnego spotkania w celu omówienia nowego tematu lub poinformuj grupę, że umieścisz je w porządku obrad następnego zaplanowanego spotkania.