W jaki sposób koordynator wydarzeń spędza dzień roboczy?

Oczekuj nieoczekiwanego. To może być motto każdego koordynatora wydarzeń. Większość planujących wydarzenia zgadza się, że nie ma czegoś takiego jak typowy dzień. Po prostu spytaj Carol Rosen, certyfikowanego organizatora wydarzeń specjalnych z Los Angeles. Pewnego dnia Rosen łączy się z nowymi dostawcami. Następnie przygotowuje umowy na imprezy. Dzięki szerokim funkcjom i stałym terminom, pole jest szybkie i wymagające. "Krótko mówiąc, nie ma wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia, a w ciągu roku jest zbyt mało weekendów" - powiedziała Lou Ann Dunn, certyfikowana konsultantka i właścicielka Artful Parties w Salina w stanie Kansas. Jednak stres może być opłacalny. Organizatorzy imprez twierdzą, że nic nie jest bardziej satysfakcjonujące niż dawanie klientom wymarzonego wydarzenia. Planowanie wydarzeń jest jednym z najlepszych zawodów, jakie można teraz znaleźć, według US News & World Report. Liczby z amerykańskiego Biura Statystyki Pracy pokazują, że bezpieczeństwo zatrudnienia, przy zatrudnieniu planistów spotkań i konwencji, ma wzrosnąć o 16 procent w latach 2008-2018.

Rutynowe zadania

Planiści imprez spędzają większość czasu w biurze. Dla firmy Rosen oznacza to wiele godzin pracy komputera lub telefonu z dostawcami lub klientami, zawieranie kontraktów, harmonogramy produkcji, plany pięter i inne szczegóły. Rosen powiedziała, że ​​otrzymuje "wiele, wiele" e-maili od dostawców, którzy chcą z nią pracować lub znaleźć się na jej liście preferowanych, a ona każdego dnia poświęca czas na przekierowanie ich do sieci i źródeł edukacyjnych. Koordynatorzy wydarzeń z biura również badają i wybierają lokalizacje wydarzeń, organizują usługi wsparcia, takie jak catering, konfigurują komunikację elektroniczną na potrzeby wydarzeń, negocjują umowy z placówkami i dostawcami oraz tworzą budżety, które przewidują wydatki na wydarzenie.

Praca poza biurem może obejmować prowadzenie spraw związanych z wydarzeniami i organizowanie spotkań mających na celu budowanie relacji z lokalami i sprzedawcami, takimi jak fotografowie, firmy cateringowe i kwiaciarnie.

Rozwój pomysłu jest również częścią pracy. Kiedy nie tworzy odliczeń do wielkich wydarzeń, Tiffany Klein, certyfikowana organizator imprez z wydarzeniami specjalnymi Rosecrest w San Francisco, powiedziała, że ​​przeszukuje magazyny, Internet, muzea, restauracje i butiki, aby uzyskać pomysły na dekorowanie, sprzedawców i miejsca. "Podoba mi się, że każda ze stron ma coś w zanadrzu i nie wydaje mi się, żebym zrobił to samo dwa razy" - powiedział Klein. Jeśli wydarzenie jest w toku, Klein jest zajęty potwierdzaniem menu, rozmawianiem z kwiaciarniami i dostawcami żywności "milion razy", aby wyelimino- wać detale z ostatniej chwili, przypinać oświetlenie, tworzyć sprzyjające przyjęcie i organizować parkowanie i czekanie. "To małe szczegóły - zespół jazzowy, który gra podczas koktajlowych godzin, lub stare niemieckie podstawki do piwa i kufle piwa na imprezie Oktoberfest - sprawiają, że impreza jest naprawdę wyjątkowa i niezapomniana dla gości" - powiedział Klein.

Spotkania klientów

Spotkanie z klientami to ogromna część pracy koordynatora wydarzeń. Rosen planuje "dni spotkań", aby skonsultować się z klientami w "miłej, ale profesjonalnej atmosferze" w jej domowym biurze. Ona pasuje na dwa spotkania dziennie, z czasem pomiędzy każdym zorganizować pliki związane z wydarzeniem. Szczególnie lubi pracować z klientami, którzy proszą o nietypowe lub niepraktyczne rzeczy - i znaleźć sposób na zrobienie okazji. Na przykład, raz w ciągu siedmiu tygodni wyprodukowała ślub dla panny młodej z niewielkim budżetem i matką z rakiem 4 stopnia. Matka była tam, by tańczyć na weselu córki i zmarła kilka tygodni później. "Nie ma nic lepszego, niż możliwość pracy nad jakimś cudem" - powiedział Rosen.

Ale praca z klientami nie zawsze przebiega zgodnie z planem. Oczekuj wejść lub potencjalnych klientów, którzy wpadają bez umówionego spotkania. "Wejście może zniszczyć dzień", powiedział Dunn. "To jest osąd, jak radzić sobie z walk-in. Bardzo trudno jest odrzucić potencjalnego klienta. Ale z drugiej strony musisz podjąć decyzję, co jest najlepsze dla Ciebie i Twojej firmy. W tym pomaga pomagać doświadczony organizator imprez. "

Czas na przedstawienie

Czas na koordynację wydarzeń przychodzi podczas wydarzeń. Planiści muszą być zawsze gotowi na każde wydarzenie, monitorując dostawę i konfigurację sprzedawanych produktów, takich jak jedzenie, oświetlenie lub stoiska wystawowe, pomagając rejestrować uczestników i wydawać imienne plakietki. Organizują transport do iz imprezy oraz pomagają uczestnikom w dokonywaniu rezerwacji zakwaterowania. Również na liście rzeczy do zrobienia: Sprawdzanie sal konferencyjnych pod kątem wystarczającej liczby miejsc siedzących i sprzętu audiowizualnego oraz zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi ognia i pracy. Koordynatorzy muszą ocenić, czy wydarzenie spełnia cele klientów, często poprzez ankiety, które wymagają opinii na temat doświadczeń uczestników. Po pokazie planista może porównać koszty i korzyści wydarzenia, aby pomóc klientom w określeniu, czy wydatek był opłacalny. Dla Kleina dzień imprezy jest wisienką na jej torcie. "Widząc klasę, jadalnię lub podwórko przerobione na przyjęcie jest naprawdę zabawne i satysfakcjonujące" - powiedziała.

Wymagania fizyczne

Nie oczekuj harmonogramu od dziewiątej do piątej. Planiści mogą pracować znacznie ponad 40 godzin tygodniowo, prowadząc do dużego wydarzenia. Podczas imprezy godziny mogą trwać od 5 rano do północy. Godziny weekendowe są również powszechne. Koordynatorzy spotkań i targów często napotykają godziny stania, chodzenia i podnoszenia zapasów. Dla Rosen, który specjalizuje się w weselach, presja przynosi spore zyski: "Największą radością jest pomaganie komuś w wydaniu towarzyskim, dokładnie takim, jak sobie wyobrażali, i gdzie wszystkie elementy łączą się płynnie".