Jak ułatwić SWOT

SWOT - skrót od mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń - jest jednym z najważniejszych narzędzi, które firma może wykorzystać do identyfikacji wewnętrznych i zewnętrznych wpływów, które wpływają na organizację. Wyniki są następnie wykorzystywane w działaniach związanych z planowaniem strategicznym oraz jako wskazówki do podejmowania dobrych decyzji biznesowych. Zrozumienie zarówno podstawowych zasad facylitacji, jak i ich związku z SWOT jest niezbędne, aby skutecznie ułatwić spotkanie SWOT.

Role i obowiązki

Rolą facylitatora SWOT jest raczej prowadzenie niż zarządzanie grupą. Moderator SWOT powinien mieć dobre umiejętności słuchania, komunikacji i umiejętności w grupie. Podczas gdy koordynator SWOT jest odpowiedzialny za upewnienie się, że wszyscy przestrzegają zasad, to zespół, a nie facylitator, określa, jakie będą zasady. Zadania skoncentrowane na liderach koncentrują się wokół tworzenia atmosfery, w której wszyscy członkowie zespołu czują się swobodnie i swobodnie angażują się w otwartą, szczerą komunikację i prowadzenie dyskusji na bieżąco.

Plan

Ułatwienie SWOT rozpoczyna się przed początkowym spotkaniem. Na etapie planowania, facylitator dzieli dużą grupę na mniejsze grupy składające się z trzech do dziesięciu członków, tworzy proces zbierania i organizowania produktów pracy w małych grupach oraz decyduje o strukturze i prezentacji wyników burzy mózgów. Opcje procesu mogą obejmować umożliwienie każdemu zespołowi zaprezentowania swoich wyników w całości, w kolejności akronimu SWOT lub według priorytetu. Opcje strukturalne i prezentacyjne obejmują wyświetlanie wyników na wykresie, który oddziela i wymienia mocne i słabe strony (zarówno czynniki wewnętrzne) z jednej strony, jak i szanse i zagrożenia (oba czynniki zewnętrzne) z drugiej. Inną opcją jest lista wyników w zależności od tego, czy są one pozytywne czy negatywne.

Przedstawiać

Facylitatorzy odgrywają bardziej aktywną rolę w fazie kickoff i ponownie podczas końcowej, raportowej fazy spotkania. Kluczowe znaczenie ma przedstawienie otwartych pytań, które stanowią podstawę do dyskusji i zachęcają do przemyślanej, otwartej komunikacji. Runda wprowadzeń, która daje każdemu szansę na przemówienie, uzyskanie odpowiedzi od grupy w celu ustalenia podstawowych zasad dyskusji i pytanie rozpoczynające się od pytania: "gdzie jest dzisiaj nasza firma i dokąd możemy się udać?" wyjaśnienie intencji i celu SWOT.

Monitoruj i oceniaj

Moderator SWOT cofa się o krok podczas burzy mózgów podczas spotkania SWOT. Głównym celem podczas tej fazy jest umożliwienie grupom niezależnej pracy, ale prowadzenie dyskusji na bieżąco i posuwanie się naprzód. Celem sesji burzowej SWOT jest identyfikacja wewnętrznych i zewnętrznych mocnych stron, słabych stron, szans i zagrożeń, a nie dyskusja i dostarczanie rozwiązań. Umiejętności procesu grupowego, które pozwalają moderatorowi szybko ocenić - i interweniować w razie potrzeby - obejmują umiejętność oceny poziomów uczestnictwa, monitorowania stylów komunikacji i zapewnienia postępów grupy

Raport

W miarę zbliżania się SWOT do wniosku, koordynator może włączyć grupę w fazie raportowania z pytaniami krzyżowymi. Na przykład, pytając uczestników "w jaki sposób brak wiedzy marketingowej - słabość - zagrać w bezpośredniego konkurenta, który właśnie otworzył się dla biznesu na ulicy - zagrożenie?", Co może prowadzić do dodatkowych punktów na liście, które zostaną przedstawione kierownictwu .