Jak korzystać z programu Outlook Express dla małych firm

Outlook Express to internetowy program pocztowy opracowany przez firmę Microsoft w celu zaspokojenia podstawowych potrzeb użytkowników domowych korzystających z poczty internetowej i uzupełnienia przeglądarki Internet Explorer. Jest przeznaczony do użytku przez jednego użytkownika na pojedynczym komputerze i nie obsługuje sieci. Wiadomości Outlook Express nie mogą być przechowywane na serwerze pocztowym, co ogranicza ich wykorzystanie dla małych firm. Może to być przydatne dla Twojej firmy, jeśli Twój budżet jest bardzo mały, Twoje potrzeby e-mailowe są proste, takie jak wysyłanie i odbieranie wiadomości, a jeśli nie masz sieci lub masz natychmiastowe plany rozszerzenia.

Zainstaluj program Outlook Express na wyznaczonej maszynie, jeśli nie została wstępnie zainstalowana w systemie operacyjnym. Nie obsługuje przechowywania wiadomości sieciowych ani serwera pocztowego, więc wybrana maszyna musi być niezawodna, mieć wystarczającą ilość miejsca na dysku twardym do przechowywania wszystkich wiadomości i idealnie podłączyć się do zapasowego lub awaryjnego zasilania i tłumika przepięć.

Utwórz nowy profil dla swojego serwera pocztowego. Będziesz musiał podać adres IP serwerów wysyłających i odbierających pocztę oraz swoją nazwę użytkownika i hasło, aby uzyskać dostęp do tych serwerów, co zwykle jest takie samo, jak w przypadku dostępu do usług usługodawcy internetowego. Możesz uzyskać wszystkie te poświadczenia uwierzytelnienia od swojego usługodawcy internetowego i nie będziesz w stanie wysyłać ani odbierać poczty, jeśli są one nieprawidłowe. Przetestuj nowy profil, aby upewnić się, że jest poprawnie skonfigurowany.

Skonfiguruj program Outlook Express tak, aby zawierał odpowiednią dla firmy linię podpisu dla wiadomości e-mail. Powinno to obejmować nazwę firmy i numer telefonu, a także wszelkie istotne informacje marketingowe, takie jak adres URL witryny firmy. Możesz to zrobić z menu Narzędzia.

Skomponuj nowy e-mail i wprowadź niezbędne zmiany w linii podpisu. Załącz duży plik do tej wiadomości. Wyślij kopię tej wiadomości e-mail na jeden ze swoich osobistych lub firmowych adresów e-mail jako wiadomość testową, a następnie wyślij odpowiedź z konta testowego na konto firmowe. Sprawdź, czy każda wiadomość została wysłana i odebrana w ciągu kilku sekund, i sprawdź linię podpisu oraz wszelkie szablony biznesowe używane do formatowania i błędy typograficzne, aby upewnić się, że wiadomości e-mail przekazują obraz Twojej firmy. Twój program pocztowy jest ważną częścią twojej małej firmy, więc musi być w stanie poradzić sobie z typowymi rozmiarami załączników i wysyłać i odbierać pocztę z akceptowalną szybkością.

Skonfiguruj swój komunikat automatycznej odpowiedzi, jeśli chcesz, aby każda osoba, która otrzyma wiadomość e-mail, otrzyma automatyczną odpowiedź. Może to zawierać przybliżony czas oczekiwania na odpowiedź i alternatywne sposoby nawiązania kontaktu z biurem oraz komunikat marketingowy. Możesz to zrobić z menu Narzędzia.