Słabość w zarządzaniu finansami Kontrola wewnętrzna

Kiedy Twoja firma nie ma odpowiednich mechanizmów kontroli finansowej, nie znasz prawdziwej sytuacji finansowej firmy i możesz zgłosić nieprawidłowe kwoty władzom w celach podatkowych i regulacyjnych. Uchybienia w zakresie kontroli zarządzania finansami mają wyraźne przyczyny i środki zaradcze. Musisz jedynie zidentyfikować obszary problemowe, ustalić, dlaczego twoje elementy sterowania nie są skuteczne i zastosować odpowiednie działania naprawcze.

Dokumentacja

Główną słabością zarządzania finansami jest brak odpowiedniej dokumentacji. Niezależnie od tego, czy zapisy są w formie papierowej, czy cyfrowej, zarządzanie finansami musi być w stanie zrekonstruować osobę, która zainicjowała działanie, np. Płatność; kto to zatwierdził; kto je zmodyfikował, jeśli został zmodyfikowany; kto to wykonał; i co wynikało z działania. Odpowiednia dokumentacja działań określa, kto był odpowiedzialny za działanie, jeśli problem pojawi się później.

Funkcja Segregacja

Krytyczne działania, takie jak wystawianie czeków, muszą być podzielone na wiele zadań wykonywanych przez różnych pracowników. Posiadanie tego samego pracownika do obsługi całego procesu stanowi słabość wewnętrznej kontroli finansowej. Zazwyczaj jedna osoba wystawia czek, podczas gdy dwa lub więcej innych podpisuje go, a inny pracownik wysyła go i umieszcza w książkach. Oddzielenie funkcji utrudnia oszukańczą działalność.

Trening

Jeżeli firma musi sporządzać sprawozdania finansowe zgodnie z określonymi standardami, pracownicy odpowiedzialni za tę pracę muszą znać standardy, politykę firmy i kontrole wewnętrzne. Nieodpowiednie szkolenie pracowników na kluczowych stanowiskach stanowi słabość wewnętrznego zarządzania finansami.

Raportowanie wadliwości

Mogą występować niedociągnięcia w projektowaniu lub wykonywaniu procedur, ale zarządzanie finansami musi kierować obie możliwości dzięki monitorowaniu, które wykrywa rozbieżności i publikuje odpowiednie raporty. Na przykład, jeśli oprogramowanie nie śledzi ważnych dokumentów lub pracownik zapomina o wydaniu wymaganych formularzy, pracownicy odpowiedzialni za weryfikację dokumentacji muszą wydać raport o braku zgodności.

Upoważnienie

Zaniedbanie śledzenia zatwierdzeń w celu upewnienia się, że pracownicy nie przekraczają poziomu autoryzacji jest kluczową słabością funkcji kontroli wewnętrznej. Pracownicy mają uprawnienia do podpisywania określonych funkcji i limitów wydatków, poniżej których mogą zatwierdzać wydatki. Jeżeli pracownik nie przestrzega swoich limitów, stanowi to poważną słabość wewnętrznej kontroli finansowej.

Pojednanie

Pracownicy kompilują ważne zmienne w firmie z wielu źródeł. Na przykład mogą oni dokonywać fizycznej inwentaryzacji produktów pod ręką, ale także obliczać zapasy otrzymanych produktów i sprzedawanych produktów. Brak uzgodnienia między tymi dwoma źródłami stanowi słabość wewnętrznej kontroli finansowej. Uzgodnienie identyfikuje różnice między dwoma źródłami i znajduje wyjaśnienia, które prowadzą do ulepszeń. Brak uzgodnienia oznacza, że ​​firma nie uwzględnia różnic.