Przykład planu ciągłości działania działu zasobów ludzkich

Tornado, atak terrorystyczny, eksplozja lub inny kryzys mogą tymczasowo lub na stałe zamknąć twój mały biznes. Plan ciągłości działania pomaga Twojej firmie przetrwać i wyjść z klęsk żywiołowych. Papierkowa robota, maszyny i meble biurowe są wymienne. Pracownicy - Twój najcenniejszy zasób biznesowy - nie są. Twój menadżer zasobów ludzkich lub wyznaczony członek musi opracować plan ciągłości biznesowej zorientowany na ludzi, który będzie służyć do postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Pisemny plan

Jako specjalista ds. Ludzi w twojej organizacji, dział HR powinien opracować własny pisemny plan postępowania z zakłóceniami w miejscu pracy. Kierownicy działów finansowych, IT i innych działów mogą mieć plany ciągłości działania w celu ochrony systemów księgowych lub systemów komputerowych, ale tylko dział HR może opracować plan skoncentrowany na pracownikach. Ponieważ potrzeby firm różnią się, najlepiej odpowiada przygotowany plan. Na przykład rozmiar i lokalizacja Twojej firmy określają rodzaj procedury ewakuacji, którą powinieneś przestrzegać. Jeśli niektórzy pracownicy pracują poza terenem zakładu, będziesz potrzebował systemu ostrzegania o wszystkich punktach, aby informować wszystkich na bieżąco.

Przygotowanie

Plany ciągłości działania HR są zaczerpnięte z list kontrolnych rzeczy do rozważenia. Najważniejsze obawy to ochrona życia i leczenie rannych pracowników. HR musi rozważyć, w jaki sposób personel powinien być przeszkolony w zakresie radzenia sobie z kryzysami, powiadamiany o sytuacjach awaryjnych, przeniesiony do bezpieczeństwa i przeszkolony w celu znalezienia pracy uznanej za "niezbędną". Procedury ewakuacyjne powinny obejmować transport dla niepełnosprawnych pracowników i konta dla klientów i sprzedawców odwiedzających miejsce pracy. Skuteczny plan kadrowy określa, w jaki sposób opóźnienia w płacach, przerwy w biurach, zmiany w harmonogramach i zwolnienia mogą wpływać na pracowników i jak minimalizować ewentualne trudności. Trzymanie jedzenia i gotówki w nagłych wypadkach i wyznaczanie schronisk ewakuacyjnych może być częścią planu.

Ewidencjonowanie

HR utrzymuje osobiste pliki pracowników, niektóre zawierają poufne lub poufne informacje. Raporty medyczne, numery ubezpieczenia społecznego, oceny wyników, oświadczenia dyscyplinarne, referencje i wyniki kontroli w tle mogą zostać zniszczone przez sztorm lub atak terrorystyczny. Duplikowanie tych zapisów i przechowywanie kopii w bezpiecznym miejscu poza miejscem może zapobiec utracie. Zautomatyzowane dane mogą być archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej lokalizacji zdalnej lub pliku internetowym.

Poprawa

Pracownicy często potrzebują pomocy w radzeniu sobie z konsekwencjami katastrofy. HR powinien poszukiwać oznak opóźnionych reakcji na stres i wypalenie wśród personelu oraz uzyskać wsparcie i porady dla osób dotkniętych tym problemem. Kryzys może deflować morale, co obniża produktywność. HR powinien monitorować postawy i poziom zadowolenia pracowników oraz określać, jak dobrze mogą wykonywać swoje zadania. Katastrofy często zmuszają firmy do dostosowywania budżetów i procedur operacyjnych. Jeśli tak, HR może być zmuszony do przeniesienia personelu lub przeszkolenia pracowników do nowych obowiązków. HR może również potrzebować czasowej zmiany polityki, aby umożliwić pracownikom znajdującym się w trudnej sytuacji odzyskanie lub dotrzymanie terminów wypłat.