Jak napisać list o niesubordynacji

Kiedy zachowanie pracownika zagraża produktywności i morale Twojej drużyny, czas podjąć działanie. Mimo że bardzo ważne jest, aby spotkać się z pracownikiem, aby omówić swoje obawy, po otrzymaniu listu o niesubordynacji nie tylko pracownik zauważy, że jego zachowanie jest nie do przyjęcia, ale także zapewnia firmie dokumentację, która może być wykorzystana w procesie sądowym lub w spór o zasiłek dla bezrobotnych.

Postępuj zgodnie z zasadami korespondencji biznesowej

Napisz list na papierze firmowym. Jeśli wysyłasz list pocztą elektroniczną, zapisz go jako .pdf i wyślij go jako załącznik. Rozpocznij pisanie listu w formacie memo, który dostarcza podstawowych informacji na temat tego, czym jest korespondencja.

Przykład:

DO: Jane Smith

OD: Jerry Smythe [pierwsza linia]

PRZEDMIOT: błędy w biurze

DATA: 23 sierpnia 2019 r

Podaj fakty

Pismo o niesubordynacji nie stanowi szansy na uwolnienie twoich skarg od pracownika, który stał się uciążliwością lub odpowiedzialnością. Zachowaj krótki list, język pozbawiony emocji i upewnij się, że twoje obawy i konsekwencje dla pracownika są jasne.

Przykład:

Jak już omawialiśmy na naszym dzisiejszym spotkaniu, mam poważne obawy dotyczące twojego zachowania wobec twoich kolegów i mnie. Niejednokrotnie wykazywałeś brak szacunku w spotkaniach grupowych, dyskusjach jeden-na-jeden i podczas rozmów tutaj w biurze. Te zachowania szkodzą morale biura i stały się odpowiedzialnością za ukończenie projektu Johnson & Greene.

Podaj przykłady zachowań

Udokumentuj przypadki złego zachowania w liście. Pamiętaj, aby podać daty i nazwy innych zaangażowanych stron. Beznamiętnie opisuj negatywne zachowania. Nie bądź dramatyczny, ale podaj szczegóły, które pomogłyby każdemu, kto czyta list, zrozumieć, co się stało i dlaczego zachowanie pracownika zasługuje na naganę.

Przykład:

Podczas wczorajszego spotkania (22 sierpnia 2019 r.) Twoje zachowanie było nieprofesjonalne i destrukcyjne. Przewracałeś oczami kilka razy, podczas gdy Tim mówił, przerwał mu dwa razy i ostatecznie odwrócił się od niego, kiedy próbował rozmawiać z tobą o swoich obawach. Ty też westchnąłeś głośno, podczas gdy Ruth dała jej raport. Kiedy poprosiłem cię o wyjaśnienie, co cię martwiło, co Ruth miał do powiedzenia, potrząsnąłeś głową i powiedziałeś, że zajmie to zbyt dużo czasu.

Postępowanie to nastąpiło po twoim wybuchu 20 sierpnia 2019 roku, podczas którego podniosłeś swój głos do Erica, gdy miała trudności ze znalezieniem poszukiwanego pliku. W tym czasie mieliśmy gości w biurze i mogłem powiedzieć, że byli zawstydzeni słysząc, jak traktujesz Erica tak daleko. Kiedy rozmawiałem z tobą prywatnie o tym incydencie, wzruszyłeś ramionami i powiedziałeś, że "Erica musi zostać pociągnięta do odpowiedzialności za jej dezorganizację". Stwierdziłem, że chociaż może tak być, nigdy nie ma powodu, aby podnosić głos, szczególnie w profesjonalnym otoczeniu. Zgodziłaś się "zmniejszyć to brzmienie" w przyszłości.

Dzisiaj, kiedy spotkaliśmy się, by przedyskutować to, co wydarzyło się na spotkaniu 29 sierpnia, byłeś defensywny, pytając mnie, czy mam to dla ciebie. Upierałeś się, że przesadzam. Zwróciłem uwagę, że jako właściciel firmy, decyduję o tym, jaką kulturę biurową chcę rozwijać. Powiedziałeś, że jestem "zbyt miękki" i że firma będzie miała kłopoty, jeśli będę "rozpieszczać" ludzi. Trzy razy mi przerwałam, a ja próbowałam wyjaśnić moją pozycję i ostatecznie wyleciałam z mojego biura, gdy wciąż do ciebie mówiłam.

Uwaga Konsekwencje

List powinien jasno wyjaśniać konsekwencje bieżącego zachowania pracownika, a także tego, czego może się spodziewać, jeśli nie dokona natychmiastowych zmian. Często dobrym pomysłem jest określenie planu natychmiastowej odpowiedzialności za dokonanie pozytywnych zmian.

Przykład:

Jane, podczas gdy generalnie byłem pod wrażeniem twojej pracy i cenię cię jako pracownika, niemożliwe jest rozwijanie produktywnego, koleżeńskiego środowiska pracy, gdy pracownik regularnie zachowuje się tak, jak Ty. Aby wywrzeć na tobie powagę twoich działań i dać naszemu zespołowi trochę czasu na przegrupowanie, zawieszam cię na resztę tego tygodnia bez wynagrodzenia. Opuścisz biuro dzisiaj, w środę, 23 sierpnia i nie wrócisz przed 9 rano w poniedziałek, 28 sierpnia. Mam nadzieję, że ten czas pozwoli ci zastanowić się nad twoimi działaniami i rozważyć kroki, które możesz podjąć, które pomogą abyś działał bardziej odpowiednio w profesjonalnym środowisku.

Po powrocie w poniedziałek wyślij mi e-mail, abyśmy mogli ustalić czas na omówienie twoich planów dotyczących rozwiązania twojego zachowania. Jednakże, jeśli twoje zachowanie ścierne będzie kontynuowane, możesz pozostawić mnie bez wyboru, ale odrzucić cię z pozycji. Mam szczerą nadzieję, że do tego nie dojdzie.