Różne sposoby przechowywania dokumentów w szafce na dokumenty

Szybki dostęp do ważnych dokumentów biznesowych zwiększa produktywność, a także pomaga przetrwać kontrolę podatkową. Dwiema najważniejszymi kwestiami dotyczącymi projektowania systemu szafek na dokumenty są codzienne i długoterminowe potrzeby informacyjne. Jednak Twój system przechowywania dokumentów nie powinien być tak skomplikowany, że nikt nie może go używać w biurze.

Alfabetyczny system archiwizacji

Składanie dokumentów alfabetycznie to prosty i sprawdzony system. Nazwa każdego folderu plików odpowiada nazwie każdego dokumentu. Wiele firm używa wiszących folderów plików z zakładkami lub solidnymi zadrukowanymi szufladami do segregatorów, aby oddzielić foldery pod każdym alfabetycznym nagłówkiem. Jedną z wad systemu alfabetycznego jest to, że często konieczne jest posiadanie indeksu do śledzenia dużej liczby dokumentów.

System archiwizacji kategorii

Wykorzystaj swoje działy biznesowe i funkcje jako podstawę dla systemu archiwizacji kategorii. Rozważ rozpoczęcie od czterech lub pięciu głównych funkcji, takich jak personel, finanse, administracja, marketing i dane klientów. W systemie kategorycznym możesz uwzględnić podtematy, takie jak aktualny personel i nieaktywny personel. Możesz podzielić swoją kategorię finansów na wydatki i dochody, lub należności i płatności.

System archiwizacji oparty na datach

Składanie dokumentów według daty pozwala znaleźć informacje utworzone w określonym czasie. Roczne sekcje plików są podstawą opartego na datach systemu archiwizacji, a każdy miesiąc roku jest podsektorem tego systemu. Dzięki tej metodzie firmy często przechowują najnowsze pliki z przodu zarówno w sekcji rocznej, jak i miesięcznej. Kiedy używasz tego systemu, musisz ustanowić system do śledzenia, które dokumenty odpowiadają co miesiąc i rok.

System archiwizacji numerycznej

Firmy, które generują głównie numerowane dokumenty, takie jak faktury, często tworzą numeryczny system archiwizacji, w którym przechowywane są pliki z przypisanymi numerami dokumentów. W tym systemie plików kluczowym elementem jest etykietowanie każdej szuflady szafki z sekwencjami liczb, które zawiera. Ten system może również wymagać indeksu dla szybkiego dostępu.

Łączenie systemów wielokrotnego składania

Powszechne wady prostego alfabetycznego, chronologicznego lub kategorycznego systemu archiwizacji mogą utrudniać pobieranie dokumentów. Aby osiągnąć pożądaną wydajność, firmy często łączą elementy dwóch lub więcej systemów archiwizacji. Możesz poprawić system jakościowy, tworząc podsekcje alfabetyczne lub daty. Podtary lub kategorie, które pasują do głównych funkcji Twojej firmy, mogą poprawić efektywność chronologicznego systemu archiwizacji.

Rzeczy do rozważenia

Niezależnie od tego, który system zostanie wdrożony, należy rozważyć utworzenie zarchiwizowanego obszaru dokumentów w celu oddzielenia bieżących i często używanych dokumentów od przechowywanych w celach referencyjnych. W celu zapewnienia bezpieczeństwa biznesowego i odzyskiwania po awarii, możesz również zachować oryginały ważnych dokumentów prawnych, kontraktowych i podatkowych w bezpiecznym magazynie zewnętrznym. Aby ułatwić szybkie odwoływanie się, zeskanuj te dokumenty. Ogranicz nieautoryzowany dostęp do swoich wersji cyfrowych za pomocą haseł i szyfrowania.