Co to jest cykl wydatków?

Cykl wydatkowania następuje po zakupie od decyzji o zakupie poprzez ostateczną płatność. Kupujący używają cyklu wydatków za każdym razem, gdy dokonują zakupu: decydują, że muszą kupić produkt i porównać ceny i dostawców; następnie dokonują zakupu i wybierają metodę płatności. Cykl wydatkowania przedsiębiorstwa zazwyczaj obejmuje więcej kroków i obejmuje wiele osób i działów.

Decyzje o zakupie

Firmy potrzebują materiałów i materiałów do produkcji dóbr i usług. Indywidualny requester lub agent firmy bada produkty, porównuje ceny i określa odpowiedni produkt lub usługę. W małej firmie właściciel firmy może podjąć taką decyzję. Niektóre duże firmy mają systemy komputerowe działu zakupów, które w razie potrzeby żądają zakupu materiałów. Indywidualny requester lub przedstawiciel firmy może wypełnić wewnętrzne zamówienie zakupu do zatwierdzenia.

Zamawianie materiałów

Wycena towarów i usług to kolejny krok w cyklu. Warunki, terminy dostaw i zasady zwrotów to inne czynniki wpływające na zamówienie. Agent firmy składa zamówienie u dostawcy, wypełniając odpowiednią dokumentację lub wypełniając zamówienie online. Firmy mogą korzystać z ręcznego lub komputerowego systemu śledzenia, aby śledzić zakup od zamówienia do ostatecznej dostawy.

Odbieranie materiałów

Gdy firma otrzymuje zamówione materiały, agent zakupu sprawdza faktury lub dowody pakowania pod kątem dokładności. Zauważa wszelkie rozbieżności i stosuje procedury firmy w celu przetworzenia każdego produktu, który jest uszkodzony lub otrzymany w wyniku błędu. Dokumentuje rozbieżności dotyczące kredytów i zwrotów. Recepcjonista odbierający wysyła potwierdzenie odbioru i inną dokumentację do pracowników księgowości i innych osób zaangażowanych w proces.

Zapasy i przechowywanie

Po otrzymaniu materiały są odpowiednio zinwentaryzowane. W zależności od przedmiotów i potrzeb, materiały mogą być natychmiast wysłane do agenta wnioskującego lub wykorzystane w produkcji. Nadmiar materiałów może być przechowywany na miejscu lub wysyłany do magazynu. Materiały muszą być odpowiednio przechowywane i zabezpieczone, aby zapobiec ich utracie lub pogorszeniu.

Zapłata

Firma realizuje cykl wydatków, płacąc za materiały. Może płacić gotówką, czekiem, kartą kredytową, przelewem bankowym lub linią kredytową. Płatności mogą obejmować kredyty za uszkodzone materiały i niekompletne zamówienia lub rabaty za wcześniejszą płatność.