Wady biurokracji w organizacjach

Im większa organizacja, tym bardziej prawdopodobne jest, że jej funkcje wpadną w warstwy biurokracji, powszechnie zwane "biurokracją". Podczas gdy biurokracja może zapewnić organizacjom ramy do radzenia sobie nawet w najbardziej skomplikowanych sytuacjach, produkt uboczny tych ram może okazać się jego zgubą. Zarządzanie najlepszymi strukturami uporządkowanymi w dużej organizacji dzięki giętkości mniejszej firmy to równowaga, której szuka każdy menedżer.

Biurokracja

Wraz ze wzrostem wielkości organizacji wzrasta również jej biurokracja. Według Suburban Emergency Management Project, biurokracja jest zdefiniowana jako "charakterystyczny układ", z którego ludzie korzystają w celu zorganizowania się. Ponieważ te reguły organizacyjne są tworzone w sposób ogólny, bez zastosowania do określonych okoliczności, reguły mogą nie zawsze mieć zastosowanie do sytuacji. W takim przypadku organizacja może próbować dopasować odpowiedź do reguły. Niestety, z góry określone działania wynikające ze struktury nie zawsze pasują do zdarzenia.

Komitety i papierkowa robota

Chociaż wiele organizacji stara się zaplanować każdą ewentualność, często przygotowana odpowiedź nie odnosi się do zdarzenia, kiedy się pojawi. Kiedy to nastąpi, decyzja dotycząca tego wydarzenia jest wymuszana przez komitety. Komisje te mogą decydować o swoich własnych opiniach na temat tego, jak postępować, i tworzyć dokumentację, aby poprzeć swoje decyzje. Ta wymiana zdań pomiędzy komisjami spowalnia proces decyzyjny, który jest powszechnie znany jako związany z "biurokracją". Może również obniżyć skuteczność działania organizacji.

Reakcja zamiast proakcji

Duża organizacja często dysponuje olbrzymimi zasobami. Może mieć najwyższe kierownictwo, a także badania i rozwój, który jest dobrze poinformowany o stanie swojej branży, ale nie jest w stanie działać szybko ze względu na poziomy zarządzania i personelu, których decyzja lub projekt musi wspiąć się przed ostatecznym zatwierdzeniem. Gibkość organizacji jest natychmiast zagrożona, dzięki czemu mniejsze, mniej zbiurokratyzowane organizacje mogą wykorzystać tę lukę czasową. W rezultacie organizacja może reagować na zdarzenie, nie będąc proaktywnym w swoim rozwiązaniu.

Apetyt na ryzyko

Biurokratyczna organizacja może również znaleźć apetyt na ryzyko łagodzone przez warstwy zarządzania i komitety. Chociaż nie zaleca się nadmiernego ryzyka dla żadnej organizacji, wykształcone i aktualne ryzyko jest często dobrze wynagradzane. Niekończące się obgryzanie i hawienie nad tym, czy kontynuować projekt, może spowodować ogólne osłabienie entuzjazmu. Podejmowanie decyzji, które opiera się wyłącznie na precedensie, zamiast na precedensie i zdrowym rozsądku, jest niebezpieczne dla organizacji. Firmy, podobnie jak żywe, muszą rosnąć, aby dobrze się rozwijać; gdy firma nie podejmuje ryzyka, nie dostosowuje się. A w globalnej gospodarce, adaptacja jest kluczem do sukcesu.