Wytyczne dotyczące opracowania zapytania ofertowego

Zapytania ofertowe zawierają informacje, które dostawcy i dostawcy muszą złożyć, aby złożyć wniosek i ubiegać się o projekt. Szczegóły są ważne podczas pisania zapytania ofertowego. Im więcej szczegółów, tym bardziej prawdopodobne jest, że jedno lub więcej zapytań ofertowych spełni Twoje potrzeby. Zanim zaczniesz pisać swoje zapytanie ofertowe, przygotuj zarys wszystkich potrzebnych informacji.

Niektóre informacje dodatkowe

Podaj podstawowe informacje o firmie, w tym historię, produkty lub usługi, statystyki, mocne i słabe strony oraz dane demograficzne. Oświadczenie o celu wyjaśnia, jaki rodzaj produktu lub usługi potrzebuje Twoja firma i dlaczego. Obserwuj informacje na temat celów projektu i wyjaśnij, w jaki sposób te cele spełnią określone wymagania w Twojej firmie. Sekcja poświęcona interesariuszom, którzy skorzystają z projektu, w tym rozmiar grupy lub szczególne cechy, pomaga twórcom wniosku zrozumieć, w jaki sposób projekt pasuje do pracy wykonywanej przez Twoją firmę.

Czego chcesz

Określ wyniki, które należy uwzględnić w ofercie. Chociaż ważne są namacalne rezultaty, takie jak 20 nowych stacji roboczych, nie zapomnij o wartościach niematerialnych. Produkty zawierają również oczekiwania dotyczące sposobu, w jaki nowy produkt lub usługa pomoże Twojej firmie. Na przykład, jeśli Twoja firma wybiera firmę do dostarczania niestandardowego oprogramowania, jeden produkt może stwierdzić, że oprogramowanie musi umożliwiać płynną migrację danych ze starego systemu. Jeśli nie masz konkretnych rezultatów i szukasz pomysłów na rozwiązanie problemu lub potrzeby, skorzystaj z tej sekcji, aby poprosić sprzedawców o dostarczenie własnych rozwiązań.

Wymagania projektu

Sprzedawcy potrzebują jak największej ilości informacji, aby przedstawić dokładne propozycje. Daj znać, kiedy spodziewasz się rozpoczęcia i zakończenia projektu, wielkości budżetu, szczegółów fakturowania i zachęt lub kar. Możesz również uwzględnić terminy docelowe ukończenia każdego etapu projektu, ustalić standardy wydajności i opisać, w jaki sposób będziesz monitorować postępy dostawcy. Poinformuj sprzedawców o wszelkich specjalnych wymaganiach. Możesz wymagać od sprzedawców stosowania tego samego rodzaju praktyk zatrudniania, co Twoja firma lub agencja, lub może wymagać od nich posiadania pewnych licencji zawodowych.

Jesteś zwycięzcą

Wyjaśnij, co dostawcy muszą zrobić, aby złożyć wniosek w sekcji formatu. Pomocny jest zarys wymaganych sekcji, podobnie jak przewodnik stylu, jeśli potrzebujesz propozycji w określonym formacie lub czcionce. Podaj informacje dotyczące tego, komu należy złożyć wniosek i termin składania wniosków. W ramach wniosku możesz poprosić firmy o podanie szczegółowych informacji, takich jak historia firmy, dyrektorzy, referencje, doświadczenie z podobnymi projektami oraz informacje na temat zespołu, który będzie pracował nad twoim projektem. Utwórz sekcję kryteriów oceny, aby poinformować sprzedawców, w jaki sposób wybierzesz zwycięską propozycję i kiedy zostaną poinformowani, jeśli zostali wybrani.