Elementy raportu biznesowego

Utworzysz bardziej przydatny raport biznesowy, jeśli najpierw określisz kluczowe pytania, na które powinna odpowiedzieć, główne informacje, które powinna zawierać, i jak je uporządkujesz, aby uzyskać jasne i skuteczne komunikaty. Przełamanie dokumentu w różnych sekcjach pomaga w przygotowaniu i napisaniu raportu.

Okładka

Nie rozpoczynaj raportu biznesowego bez poinformowania czytelników, co to jest i kto je napisał. Możesz tego dokonać za pomocą prostej strony tytułowej, która zawiera nazwę raportu, autora, nazwę firmy, dane kontaktowe i datę. Nazwa raportu może być prostym opisem treści, takim jak "Projekcje sprzedaży w trzecim kwartale dla produkcji Acme" lub "Zalecenia dotyczące zakupu mediów dla wprowadzenia nowej linii buta dla dzieci". Jeśli dokument jest zastrzeżony i nie należy go udostępniać, zauważ, że na stronie tytułowej.

Zawartość strony

W zależności od długości raportu i jego okresu ważności, dołącz stronę z zawartością. Dzięki temu czytelnicy szybko znajdą potrzebne informacje, zanim zagłębią się w cały dokument i ułatwią powrót do znalezienia czegoś, co przeczytali wcześniej. Jeśli raport jest długi, ale ma tylko kilka sekcji, strona spisu treści może zawierać tylko kilka wierszy, które ułatwiają czytelnikom odszukanie numerów stron rozpoczynających się w poszczególnych sekcjach. Dłuższy dokument może wymagać strony z treścią z nagłówkami sekcji i poddziałami pod każdym z nich.

Streszczenie

Poinformuj czytelników, dlaczego powinni przeczytać raport, dołączając streszczenie na początku dokumentu, po stronie treści i przed rozpoczęciem raportu. Podsumowanie to krótki opis przyczyny raportu oraz ostatecznych ustaleń, zaleceń i wniosków. Podsumowanie zazwyczaj wynosi pół strony lub mniej i nie zawiera dokumentacji ani wsparcia.

Sekcje

Podziel raport na fragmenty podobnych informacji, aby ułatwić zrozumienie i pomóc w lepszym przepływie informacji z jednego tematu do drugiego. Na przykład analiza sprzedaży firmy może obejmować sekcje dotyczące wcześniejszej sprzedaży, bieżące prognozy, zmiany na rynku wpływające na sprzedaż, wydajność przedstawicieli handlowych, produktu, punktu cenowego lub kanału dystrybucji, kluczowych klientów i rekomendacje.

Informacje uzupełniające

Jeśli masz obszerne badania, statystyki, dokumenty finansowe, wykresy, wykresy i rysunki, rozważ umieszczenie ich w dodatku, jeśli są one po prostu dokumentami pomocniczymi, które czytelnicy mogą chcieć po przeczytaniu raportu w celu weryfikacji zgłoszonych roszczeń. Jeśli są one niezbędne do zilustrowania punktu, który tworzysz, umieść je na stronach, na których robisz punkty.