Etykieta recepcjonisty Front Office

Twój recepcjonista jest twarzą twojej firmy, pierwszym wrażeniem, które wielu klientów ma. Dobry recepcjonista sprawia, że ​​goście czują się mile widziani i czują się komfortowo. Niezależnie od powodu pojawienia się, recepcjonista pomaga rozwiązać ten problem. Kilka podstawowych zasad etykiety może mieć znaczenie.

Ubieranie się w pracę

Niezależnie od tego, jakie są twoje zasady dotyczące ubioru biznesowego, Twój recepcjonista musi przez nie żyć. To, co należy nosić w biurze, zależy od standardów, lokalnej społeczności i Twojej pracy. Makler lub gabinet medyczny mogą chcieć profesjonalnego wyglądu, ale zwykłe noszenie może być dopuszczalne w innych dziedzinach.

Pozdrów, siedź i leczyć

Jedna firma rekrutacyjna podsumowała obowiązki recepcjonisty jako "pozdrawiam, siedzę i traktuję".

• Pozdrów klientów i zapytaj ich, czego potrzebują.
• Jeśli będą musieli poczekać, zaproś ich na miejsce.
• Zaoferuj im bezpłatne przekąski i kawę lub skieruj je do automatów w zależności od konfiguracji biura.
• W razie potrzeby dostarcz instrukcje dotyczące położenia łazienki.

Jest to prosta rutyna, ale zapewnia odwiedzającym biurom poczucie, że są mile widziani.

Znaczenie etykiety telefonicznej

Recepcjoniści zajmują się również rozmowami telefonicznymi, a uprzejmość przez telefon jest również ważna dla Twojej firmy. Recepcjonistka powinna być wesoła i przyjazna. Główną częścią etykiety telefonicznej jest po prostu słuchanie klienta, nawet jeśli klient ma długą wiadomość lub wędruje. Recepcjonista powinien zanotować numery i inne kluczowe informacje, które klient zapewnia, dokładnie sprawdzić, czy notatki są prawidłowe i zadać pytania, jeśli to konieczne.

Vs telefonu Czas na twarz

Jest nieuniknione, że prędzej czy później recepcjonista będzie musiał poradzić sobie z kimś w biurze i kimś innym przez telefon. Z reguły najlepiej radzić sobie z osobą w ciele, a następnie z osobą rozmawiającą przez telefon. Jeśli recepcjonista musi poprosić którąkolwiek ze stron o poczekanie, powinien to zrobić grzecznie, nie tak, jakby to była irytacja. Recepcjonista może zapytać osobę przez telefon, czy wolałaby oddzwonić, jeśli nie chce się jej zatrzymać. Jeśli biuro jest na tyle zajęte, że klienci ustawiają się w kolejce lub połączenia są kontynuowane na pocztę głosową, prawdopodobnie nadszedł czas na dodanie drugiej recepcjonistki.

Radzenie sobie z problemem Klient

Potrzebujesz recepcjonistki, która poradzi sobie z okazjonalnym problemem klienta - niezadowolonym klientem, który chce powrotu, lub osobą, która jest po prostu zła lub nerwowa. Dobrze wyszkolona recepcjonistka słucha, co klient ma do powiedzenia, wyraża współczucie i rozwiązuje problem, jeśli to możliwe. Czasami po prostu powtarzanie tego, co mówi ktoś ("Nie uważasz, że nasze oprogramowanie działa tak, jak obiecaliśmy?") Sprawia, że ​​klient czuje, że jest słuchany. Jeśli problem wymaga kogoś wyżej w hierarchii służbowej, recepcjonista powinien płynnie przekazać klienta komuś, kto może rozwiązać problemy.