Procedury księgi głównej

Oprogramowanie księgowe obejmuje dwie główne funkcje: księgę główną i możliwości raportowania. Księga główna to element, którego używasz do codziennych transakcji i źródło informacji do raportów finansowych. Chociaż tworzenie procedur korzystania z księgi głównej jest dobrą praktyką biznesową, jest to niezbędne, gdy więcej niż jedna osoba dokonuje wpisów.

Należności

Wiele firm strukturyzuje swoje działy księgowości, więc jedna osoba wprowadza informacje o należnościach, podczas gdy inny pracownik obsługuje zobowiązania. Zapobiega to duplikowaniu wpisów, chociaż księgowy z jednym szczegółem może zwykle śledzić obie pozycje w księdze głównej. Wyjaśnij pracownikom księgowym, którzy są upoważnieni do wprowadzenia informacji o należnościach, i określ, co stanowi należność. W większości przypadków chodzi o pieniądze, które są wypłacane firmie lub należne firmie, takie jak płatności otrzymywane lub oczekiwane od klientów. Księga ta śledzi zaległe faktury oraz dokonane płatności. Pomocne jest wprowadzenie standardowej procedury dla pracowników obsługujących wierzytelności w celu utworzenia dowodów depozytów dla dziennych dochodów i wpisów w księgach rachunkowych według numeru depozytu. Kiedy depozyt zostanie zaksięgowany na twoim koncie bankowym, może oznaczyć wpłatę jako ukończoną.

Zobowiązania

Rozrachunki z dostawcami są zazwyczaj obsługiwane przez starszego członka personelu księgowego, jeśli masz wielu pracowników księgowych. Rachunki płatne rejestrują pieniądze, które opuszczają Twoją firmę, takie jak płatności na rzecz przedsiębiorstw użyteczności publicznej, dostawców i pracowników jako listy płac. Twoje pensje pracownik dokonuje wpisów w księdze głównej podczas tworzenia czeków na płatności, a ona zaznacza je jako zapłacone, gdy kontrole oczyściły bank. Pomaga to w comiesięcznych uzgodnieniach.

Inne zastosowania

Dochody nie zawsze przychodzą w postaci prostych czeków od klientów. Księga główna pozwala śledzić dochody z inwestycji, takie jak uzyskane odsetki. Umożliwia także śledzenie sprzedaży kapitałowej, na przykład podczas sprzedaży ciężarówki dostawczej w celu zakupu nowego. Oprócz spodziewanych miesięcznych rachunków i wydatków, śledzisz również jednorazowe zakupy - takie jak ta nowa ciężarówka dostawcza - w księdze głównej. Jeśli masz kilka kont bankowych, takich jak rachunek oszczędnościowy i czekowy, wszystkie przelewy między kontami powinny być rejestrowane w księdze głównej.

Pojednanie

Każdemu wpisowi do księgi głównej należy przypisać kod konta na podstawie jego typu. Płatności na rzecz firm użyteczności publicznej, na przykład, powinny mieć ten sam numer konta, chociaż możesz użyć subkont, aby je dalej rozdzielić. Przychód z czynszu należy sklasyfikować inaczej niż w przypadku zakupów klientów. Pomaga to w wypełnieniu comiesięcznych uzgodnień. Twój starszy pracownik księgowy powinien uzgodnić księgę główną pod koniec każdego miesiąca, aby upewnić się, że salda odpowiadają saldom Twoich rachunków bankowych. Jeśli tego nie zrobią, powinien zbadać problem do czasu uzgodnienia księgi głównej. Przeprowadzanie comiesięcznych uzgodnień znacznie upraszcza roczne uzgodnienia i zapewnia dokładność bilansu oraz raportów zysków i strat przez cały rok.