Przykład planu awaryjnego dla przedsiębiorstw

Każda firma zależy od pewnych "datków", które obejmują zarówno zatrzymanie kluczowego personelu, jak i planowanie na wypadek sytuacji awaryjnych, a także ustalanie warunków kredytowych. Ale co się dzieje, gdy stosunkowo młody dyrektor generalny ginie w wypadku lub gdy trzęsienie ziemi niszczy siedzibę firmy? Lub, gdy linia kredytowa zostanie nieoczekiwanie anulowana? Praktycznie istnieje nieskończona liczba rzeczy, które mogą pójść źle i negatywnie wpłynąć na działalność.

Są nawet nieoczekiwanie dobre rzeczy, które mogą być destrukcyjne - klasyczną instancją jest mała firma, która otrzymuje ogromny kontrakt znacznie wykraczający poza bieżącą zdolność firmy do jej wypełnienia. Plany awaryjne określają, co powinno się stać, gdy nastąpi jedno lub więcej z tych nieoczekiwanych zdarzeń. Każda firma - duża lub mała - potrzebuje własnego unikalnego planu awaryjnego.

Poniższe przykłady dotyczą tego, w jaki sposób wymagania SEC dotyczące planów awaryjnych mogą wpłynąć na działalność.

Jaki jest problem?

Każdy plan awaryjny odpowiada na pytanie o problem. W tym przypadku SEC wymaga, aby każda firma zrzeszająca zarejestrowanych doradców inwestycyjnych dysponowała planami akt, które zapewniają, że firma może iść do przodu i uczciwie współpracować z inwestorami-klientami w przypadku, gdy szef firmy stanie się niedostępny wskutek śmierci, poważnej choroby lub wypadku . Pytanie brzmi po prostu: W jaki sposób firma będzie obsługiwać potrzeby klienta, gdy szef firmy stanie się niedostępny?

Dostępność informacji i danych

Pierwszą rzeczą, której wymaga SEC, jest to, że zawsze znajdą się środki umożliwiające klientom dostęp do ich informacji na rachunkach firmowych, co jest ważniejsze, o bieżących akcjach każdego klienta, ale także o niezbędną dokumentację związaną z doradztwem podatkowym i planowaniem emerytalnym. Plan awaryjny zajmuje się tą potrzebą na dwa sposoby:

• Stwierdza, że ​​wszystkie informacje o kliencie są przechowywane na komputerze podstawowym firmy, a kopie zapasowe komputera są ciągle zapisywane na oddzielnym dysku lokalnym i w chmurze. Dostarczone są szczegółowe informacje dotyczące wyszukiwania.

• Stwierdza, że ​​zapisy wszystkich pakietów klientów są również utrzymywane w domu maklerskim, w którym firma wykonuje wszystkie transakcje, oraz że każdy klient ma nieograniczony dostęp do zapisów maklerskich.

Ten dwuetapowy plan dostępności danych gwarantuje, że jeśli budynek firmy zostanie zniszczony, informacje będą w pełni dostępne poza siedzibą, zarówno dla firmy, jak i niezależnie dla jej klientów. Ponieważ pośrednik korespondencyjny firmy ma taki sam obowiązek dostępności informacji jak firma doradcza, dane klienta przechowywane w domu maklerskim są również dostępne w lokalizacji poza siedzibą prowadzonej przez dom maklerski. W ten sposób zapisy klienta są przechowywane i utrzymywane w co najmniej czterech oddzielnych fizycznych lokalizacjach i w chmurze.

Alternatywne środki komunikacji między doradcami i klientami

SEC wymaga również, aby każda firma dysponowała alternatywnymi środkami komunikacji z klientami. Posiadanie dostępnych alternatywnych środków pozwala firmie na terminową obsługę rachunków klientów w przypadku katastrofy. Oprócz adresu e-mail i numeru telefonu firmy, firma prowadzi skrzynkę pocztową w innym mieście i okresowo przypomina każdemu z klientów o tym alternatywnym adresie. Szef firmy ma również dedykowane konto telefoniczne oddzielne od firmowego konta telefonicznego lub osobistego numeru komórki i zapewnia, że ​​każdy klient zna ten niezależny numer.

Alternatywna komunikacja między doradcą a pracownikami

W tej małej firmie tylko zleceniodawca ma uprawnienia do dokonywania transakcji w imieniu swoich klientów; w związku z tym nie jest wymagany alternatywny środek komunikacji między głównym doradcą a pojedynczym pracownikiem biurowym, aby zapewnić nieprzerwaną działalność. Jeśli firma miała wielu zarejestrowanych doradców obsługujących rachunki klientów, alternatywne środki komunikacji podobne do tych wymaganych dla głównego doradcy byłyby wymagane i na miejscu.

Wymagania dotyczące sprawozdawczości prawnej

Ponieważ zapisy biznesowe są przechowywane w więcej niż jednej fizycznej lokalizacji i są również przechowywane w chmurze, gdzie są dostępne niezależnie od lokalizacji doradcy. Tak długo, jak doradca jest w dobrym zdrowiu i zdrowym umyśle, żadna katastrofa fizyczna ani nagła sytuacja nie będą w stanie powstrzymać nielicznych i sporadycznych obowiązków sprawozdawczych w firmie.

Jeśli doradca jest poważnie chory, martwy lub niesłusznie myślący, żona doradcy - dobrze ugruntowana specjalistka ds. Marketingu - ma instrukcje powiadamiające klientów, z których wszyscy są osobiście jej znani. Jest również pouczana, w jaki sposób zakończyć działalność jako zarejestrowana instytucja, z powiadomieniem do SEC. W tym momencie firma przestanie działać, a klienci będą ponosić odpowiedzialność za własne konta przy minimalnych zakłóceniach.

Dostęp do funduszy w przypadku rozwiązania firmy

Klienci mają stały i niezakłócony dostęp do funduszy i zapisów przez cały czas za pośrednictwem pośrednika korespondenta firmy.

Takeaway dla wszystkich rodzajów planów awaryjnych

Ten konkretny plan awaryjny dla małej zarejestrowanej usługi doradztwa inwestycyjnego zapewnia ogólnie dobrą informację o planach awaryjnych:

• Każdy plan awaryjny powstaje jako odpowiedź na konkretne pytanie: "Jakie zabezpieczenia istnieją dla prawidłowej kontynuacji lub zakończenia tej usługi w przypadku niezdolności głównego doradcy do kontynuowania działalności?"

• Każdy plan awaryjny dostarcza konkretnych rozwiązań do jednego lub więcej konkretnych problemów.
• Plan określa, w jaki sposób firma reaguje wewnętrznie na wydarzenie, a także w jaki sposób reaguje na zdarzenie na zewnątrz.
• Bardziej kompleksowe plany awaryjne prawdopodobnie składają się z kilku różnych planów szczegółowych, takich jak ten na przykładzie, z których każdy odnosi się do konkretnego kryzysu lub nieoczekiwanego wydarzenia.

Ten konkretny plan dotyczy dwóch problemów wspólnych dla wielu planów awaryjnych: utraty danych i niezdolności przywódczej. Inne często omawiane plany awaryjne to:

• klęski żywiołowe (również ukryte w przykładzie)
• zagrożenia dla bezpieczeństwa publicznego, obrażenia pracowników i klientów oraz wypadki w miejscu pracy
• niewłaściwe zarządzanie, celowe lub niezamierzone
• elastyczne planowanie na konkretne problemy z odpowiedzialnością za produkt.