Zrozumienie niedoborów i strat gotówkowych w rachunku zysków i strat

Musisz śledzić obsługę gotówki dla swojej małej firmy. Najlepiej, jeśli chcesz, aby rachunek zysków i strat wykazywał 100-procentową korelację między oczekiwanymi wpływami gotówkowymi a rzeczywistymi środkami pieniężnymi w kasie, ale nie zawsze tak się dzieje. Kiedy wystąpią niedobory gotówki lub nadwyżki, musisz zrozumieć źródło rozbieżności. Zostanie to zgłoszone w rachunku zysków i strat na podstawie specjalnego konta utworzonego w celu śledzenia problemów z gotówką.

Konto dla gotówki krótszej i wyższej

Utwórz konto zatytułowane "Cash Short and Over". To konto powinno wskazywać wszelkie rozbieżności w gotówce w danym okresie rozliczeniowym. Rachunek zysków i strat powinien uwzględniać to konto i saldo.

Obsługa gotówki

Możesz zacząć rozumieć powody rozbieżności w gotówce na rachunku zysków i strat, analizując obsługę gotówki w swojej firmie. Jeśli kwoty są niewielkie, możesz mieć kasjera lub handlarza gotówką, którzy po prostu popełniają błędy. Nieuczciwy pracownik może również pobierać niewielkie kwoty, aby ukryć braki, sprawiając, że wyglądają jak błędy. W punkcie zakupu dokręć kontrolę środków pieniężnych i przekwalifikuj pracowników, którzy mają chroniczny problem z obsługą gotówki.

Niezarejestrowane rabaty

Mogą wystąpić rozbieżności w gotówce na rachunku zysków i strat, ponieważ pracownik udzielił zniżki bez udokumentowania tego. Pokażesz oczekiwaną kwotę płatności za produkt, ale za mniej zapłacisz. Upewnij się, że wszystkie rabaty są autoryzowane przez kierownictwo i udokumentowane przez pracownika wystawiającego zniżkę, dzięki czemu możesz zrównoważyć swoje konto Cash Short i Over.

Niezgłoszone dopłaty

Jeśli klient został obciążony dodatkową usługą lub produktem, doświadczysz nadwyżek gotówki, a pracownik nie zgłosił tego. Twoje oczekiwania dotyczące gotówki są powiązane ze sprzedażą, a jeśli klient faktycznie zapłacił więcej niż kupon sprzedaży lub faktura wskazuje, będziesz miał więcej gotówki na wyciągnięcie ręki niż przewiduje twoja dokumentacja. Upewnij się, że wszystkie transakcje są udokumentowane.

Niezapłacony rachunek

Jeśli otrzymałeś fakturę oznaczoną jako "zapłacona", a pieniądze nie zostały faktycznie zebrane, pokaże się rozbieżność w gotówce. To jest błąd w księgowaniu i powinieneś egzekwować kontrole środków pieniężnych, które gwarantują, że kolekcje będą liczone dopiero po otrzymaniu płatności.

Zwrot gotówki przy zakupach kredytowych

Jeśli przyznasz kredyt klientowi, pracownicy muszą wiedzieć, jak wydawać zwroty lub częściowe zwroty kosztów. Jeśli pracownik zwróci pieniądze po dokonaniu przez klienta zakupu, doświadczysz niedoboru gotówki.

Bad Checks

Złe kontrole powinny zostać usunięte z gotówkowych wpływów. Jeśli pracownik tego nie zrobi, wykaże mniej gotówki, niż wynika to z zapisów. Dzieje się tak, ponieważ pierwotny czek jest liczony w depozycie, ale zwrócony czek nie jest odejmowany od wpływów gotówkowych.