Przykłady systemów księgowych

Systemy księgowe śledzą dochody i wydatki organizacji lub firmy. Jednak metody rachunkowości są modyfikowane w celu dopasowania do specyficznych potrzeb księgowych firmy. Rachunkowość firmy budowlanej znacznie różni się od systemu księgowego dla detalisty. Menedżer musi zdefiniować konkretne potrzeby księgowe swojej firmy i branży oraz wybrać system, który spełnia te wymagania. Niektóre firmy wymagają niezawodnego śledzenia zapasów, podczas gdy inne firmy potrzebują szczegółowych raportów o należnościach i pracach w toku.

Dobry system księgowy powinien zapewniać raporty zarządcze, sprawozdania finansowe, raporty przygotowane dla osób postronnych oraz odpowiednie informacje do składania deklaracji podatkowych.

Systemy księgowe dla producentów

Producenci wytwarzają i montują produkty, więc ich systemy księgowe powinny zawierać informacje o zapasach, godzinach pracy, kosztach ogólnych i prowizjach od sprzedaży. Producent może mieć trzy rodzaje zapasów: surowce, produkty w produkcji i gotowe produkty. Producent musi również wiedzieć, ile roboczogodzin zużywa się na każdy produkt.

Systemy płacowe muszą śledzić co najmniej trzy typy personelu: produkowanie siły roboczej na godzinę, pracowników administracyjnych za wynagrodzeniem oraz sprzedawców opłacanych przez komisję. Koszty ogólne muszą być przypisane do kosztów produkcji w celu ustalenia indywidualnych kosztów związanych z wytwarzaniem każdego produktu.

Systemy księgowe dla detalistów

Działalność detalisty polega na kupowaniu i sprzedawaniu produktów. System księgowy sprzedawcy detalicznego zawiera szczegółowe raporty dotyczące zapasów. Dane te powinny obejmować poziom zapasów, roczny obrót, zysk każdego produktu i punkty ponownego zamawiania. Ponieważ większość sprzedawców detalicznych kupuje wiele różnych produktów, ich system rachunkowości wymaga obszernych informacji na temat stanu zobowiązań, czasu dostawy i dostępnych rabatów.

Sprzedawcy detaliczni sprzedają za gotówkę, więc potrzebują raportów na temat swoich rachunków bankowych i czasów i opłat za przetwarzanie kart kredytowych. Sprzęt sklepowy należy podłączać bezpośrednio do oprogramowania księgowego do raportów w czasie rzeczywistym.

Systemy księgowe dla dystrybutorów

Systemy księgowe dla dystrybutorów są podobne do systemów dla sprzedawców detalicznych, ale dystrybutorzy zazwyczaj sprzedają swoim klientom warunki kredytowania, więc potrzebują pełniejszych raportów na temat swoich należności. Najprawdopodobniej kilka osób w biurze potrzebuje dostępu do raportów należności, aby móc kontaktować się z klientami i śledzić opóźnienia w płatnościach.

Podobnie jak detaliści, dystrybutorzy potrzebują szczegółowych informacji na temat swoich zapasów: kosztu każdej pozycji, sprzedaży na produkt i zysku każdego produktu.

Systemy księgowe dla budownictwa

Wykonawcy mają różne potrzeby ze swoich systemów rachunkowości. Potrzebują oni możliwości śledzenia kosztów i postępu swoich projektów budowlanych. System rachunkowości dla kontrahentów powinien zawierać informacje o kosztach materiałowych produktów wchodzących do każdego projektu, liczbie zużytych roboczogodzin i procentowym stopniu ukończenia projektu.

Wykonawcy zazwyczaj finansują koszty swoich projektów za pomocą linii kredytowych banku. Tak więc ich zobowiązania powinny zawierać informacje o kwotach zaciągniętych na liniach kredytowych i terminach spłaty pożyczek.

Systemy księgowe dla organizacji non-profit

Organizacje non-profit muszą śledzić swoich dawców, aby określić, kto daje im pieniądze. Organizacja non-profit jest zobowiązana przesyłać donatorom na koniec roku swoje darowizny do wykorzystania w zeznaniach podatkowych.

Systemy księgowe dla organizacji non-profit powinny być w stanie generować raporty o przychodach i wydatkach na prezentacje dla rady dyrektorów, głównych donatorów i rządu. Organizacje non-profit potrzebują raportów śledzących składki na poszczególne programy w porównaniu z kwotami budżetowymi.

Systemy księgowe występują w różnych formach, które są modyfikowane w zależności od różnych potrzeb danej branży. Podczas gdy głównym celem systemu księgowego jest śledzenie dochodów i wydatków, istnieje wiele różnych sposobów, aby to zrobić. Menedżerowie biznesowi muszą cofnąć się i określić ich dokładne potrzeby przy rozważaniu programów księgowych dla ich firmy. Menedżerowie potrzebują wewnętrznych raportów zmodyfikowanych do celów decyzyjnych, sprawozdań finansowych do prezentacji inwestorom i wierzycielom oraz dokładnych danych dotyczących zeznań podatkowych.