Przewodnik po mapowaniu procesów

Mapa procesu lub schemat blokowy może pomóc właścicielowi małej firmy lepiej zrozumieć, w jaki sposób wykonywana jest praca, i czy ulepszenia mogą zwiększyć efektywność oraz zmniejszyć ilość odpadów i frustrację. Stworzenie takiego wykresu istniejącego procesu jest częstym krokiem w metodologii ulepszania procesów, ale możesz skorzystać z mapowania procesów, nawet jeśli używasz go samodzielnie. Mapy procesów mogą również przedstawiać, w jaki sposób należy przeprowadzić nowy lub zmieniony proces, aby zapewnić pracownikom zrozumienie szczegółów i oczekiwań.

Podstawowe informacje

Zazwyczaj najlepiej jest stosować kombinację technik w celu przechwytywania informacji o tym, jak proces jest obecnie wykonywany. Poproś pracowników, aby uporządkowali swoje kroki i wyjaśnili sytuacje, które powodują zmianę kroków. Obserwuj proces i rejestruj, co się robi i jak to się robi. Połącz pracowników i przejrzyj zebrane informacje, prosząc o dodatkowe informacje i wyjaśnij wszelkie luki lub rozbieżności.

Symbolika

Użyj standardowych symboli mapowania procesów, aby każdy znający konwencje mógł odczytać mapę procesu i uzyskać podstawową wiedzę na temat procesu. Prostokąt reprezentuje podstawowy etap procesu, zwykle pojedynczą akcję wykonywaną przez osobę lub maszynę. Użyj kształtu diamentu, aby wskazać decyzję lub punkt wyboru, gdzie kolejny krok zależy od konkretnego warunku. Inne kształty oznaczają punkty początkowe i końcowe, kontynuację na oddzielnej stronie i powiązane dokumenty lub sprzęt.

kreacja

Rozpocznij swoją mapę procesu, umieszczając pierwszy krok w lewym górnym rogu układu papieru lub oprogramowania. Jeśli wolisz, możesz poprzedzić go zaokrąglonym prostokątem, który wskazuje początek procesu. Oznacz każdy krok krótką frazą opisującą podjęte działanie i połącz kroki procesu za pomocą linii ze strzałką na końcu, aby wskazać kierunek, w którym przepływa dany proces. Włącz każdy krok i punkt decyzji do schematu blokowego, poruszając się w poprzek iw dół strony. W niektórych przypadkach możesz śledzić czas potrzebny na każdy krok w procesie i wszelkie opóźnienia między etapami, a także oznaczać schemat blokowy tymi informacjami.

Analiza

Podczas przeglądania mapy procesu należy zwracać uwagę na oznaki nieefektywności, takie jak przeróbka, wąskie gardła i możliwość wystąpienia błędów. Zwróć także uwagę, gdy pracownicy wskazują, że krok procesu jest różny dla różnych osób lub w określonych okolicznościach. Upewnij się, że ta odmiana zwiększa wartość twojego procesu, a nie zwiększa złożoność i redukuje standaryzację. Nie zapomnij, aby osoby, które wykonują ten proces, przejrzały mapę procesu, aby potwierdzić, że jest dokładna.

Wariacje

W przypadku bardziej złożonych procesów lub w sytuacjach specjalnych można użyć wyspecjalizowanego typu mapy procesu. Na przykład, jeśli Twój proces obejmuje wiele przekazów między osobami lub grupami, możesz wybrać schemat wdrożenia lub krzyżowy schemat funkcjonalny, który pokazuje, kto przeprowadza każdy etap procesu. Jeśli jesteś szczególnie zainteresowany przedstawieniem części procesu, która reprezentuje nieefektywność, możesz utworzyć schemat blokowy szans, który oddziela kroki, które dodają wartości do reprezentujących odpady.