Przykłady kontroli wewnętrznej nad sprawozdawczością finansową

Kontrola wewnętrzna to zasady, które wprowadzasz, aby raporty finansowe Twojej firmy były dokładne. Jeśli sprzedajesz akcje publicznie, kontrole wewnętrzne są obowiązkowe od dziesięcioleci. Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 roku zaostrzyła kontrole. Tak długo, jak postępujesz zgodnie z prawem, możesz swobodnie opracowywać wewnętrzne mechanizmy kontrolne odpowiadające potrzebom Twojej firmy.

Podział obowiązków

Niezbędne jest podzielenie odpowiedzialności za wewnętrzne kontrole. Na przykład, jeśli jedna osoba prowadzi kasę na zmianę, to chcesz przynajmniej jedną osobę, która sprawdza kasę do końca. To nie tylko kwestia zapobiegania oszustwom. Nawet jeśli kasjer jest uczciwy, dwa zestawy oczu mają większą szansę na złapanie błędów.

Kolejnym przykładem podzielonej odpowiedzialności jest wymaganie od dwóch osób dokonania zakupów: jeden podpisuje czeki, drugi autoryzuje zakup. To zmniejsza możliwość defraudacji przez pracownika, pisząc czek na przedmioty, które nie istnieją.

Zapobiegaj i wykryj

Niektóre kontrole wewnętrzne utrudniają każdemu popełnienie oszustwa. Kontrolowanie dostępu do oprogramowania księgowego i zapisów cyfrowych jest jednym ze sposobów, aby to zrobić. Jeśli masz tylko kilka osób, które mogą wprowadzać dane, masz tylko kilku, którzy mogą to zmienić.

Inne kontrole skupiają się na uchwyceniu błędów, na przykład poprzez porównanie dwóch niezależnych zestawów rekordów dla jednego zestawu transakcji. Klasycznym przykładem jest balansowanie książeczką czekową: jeśli wyciąg bankowy nie pasuje do księgi, wyszukaj przyczynę. Dopasowanie pokwitowań dostawy do płatności dostawców jest inną metodą.

Monitorowanie wydajności może być również sposobem wykrywania błędów. Jeśli przepływy pieniężne za dany kwartał są odbiegające od zaplanowanego budżetu, przyczyną mogą być nieoczekiwane wydatki lub dochody. Możliwe, że ktoś popełnił poważny błąd przy wprowadzaniu danych kwartalnych.

Kontrolowanie kontroli

Nie wystarczy skonfigurować reguły kontroli wewnętrznej. Musisz zrobić wszystko, aby sprawdzić, czy te wewnętrzne elementy sterujące działają. Okresowe audyty wewnętrzne i monitorowanie powinny sprawdzać, czy pracownicy przestrzegają wewnętrznych mechanizmów kontrolnych, czy też znajdują sposoby na ich obejście. Jeśli pojawią się wyjątki i problemy, czy pracownicy zgłaszają te problemy? Jeśli masz rotację pracowników, czy nowi pracownicy zostali odpowiednio poinformowani o Twoich wymaganiach dotyczących kontroli? Są to problemy, które należy przygotować.

Słabość materiału

Kiedy Komitet ds. Papierów Wartościowych i Giełd analizuje zgodność spółek z Sarbanes-Oxley, margines błędu jest niewielki. Jeśli masz choć jedną poważną słabość w kontroli wewnętrznej, to unieważnia cały system kontroli.

Załóżmy, że Twoje wewnętrzne kontrole są wymagane, ponieważ gdy różne działy przekazują zasoby, muszą uzgodnić miesięczne konta. Nie masz jednak wdrożonej procedury, która gwarantuje, że tak się stanie. W oczach Komisji, to poważna wada. Nawet jeśli twoje konta są dokładne, potencjał niewykrytego błędu lub oszustwa jest zbyt wysoki.