Przykłady kontroli wewnętrznych

Każda firma lubi wierzyć, że jej pracownicy i zarząd są ponad wszelkimi zarzutami i nigdy nie zrobiliby czegoś, by zaszkodzić organizacji. Jednak mądrym posunięciem biznesowym jest wprowadzenie systemów zapewniających sprawne funkcjonowanie i brak problemów. Kontrola wewnętrzna to środki proceduralne, które organizacja przyjmuje w celu ochrony swoich aktywów i mienia. Ogólnie rzecz biorąc, środki te obejmują fizyczne bariery bezpieczeństwa, ograniczenia dostępu, blokady i sprzęt nadzoru. Są one częściej traktowane jako procedury i zasady, które chronią dane księgowe. zapisy firmy, środki pieniężne i inne aktywa. Pomyśl o tych kontrolach jako o rodzaju ubezpieczenia; nikt nie chce ich używać, ale dobrze jest mieć je w razie problemu.

Przykłady kontroli wewnętrznej

Procedury kontroli wewnętrznej dokumentują transakcje, tworząc ścieżkę audytu. Ograniczają działania pracowników, wymagając autoryzacji, zatwierdzenia i weryfikacji wybranych transakcji. Oddzielają oni obowiązki, ponieważ niektóre obowiązki związane z pracą są wzajemnie niezgodne i, jeśli pozostawia się je niezaznaczone, pozwalają jednej osobie na zbyt wolny dostęp do zasobów firmy. Żadna osoba nie powinna być w stanie zainicjować transakcji, a następnie zatwierdzić jej, zapisać informacje w zapisach księgowych i kontrolować uzyskane wpływy. Kontrole wewnętrzne są albo prewencyjne, albo detektywistyczne. Zapobiegawcze kontrole mają na celu zapobieganie występowaniu błędów, niedokładności lub oszustw przed ich wystąpieniem. Kontrola detektywów ma na celu wykrycie błędów, niedokładności lub oszustw, które już nastąpiły.

Sterowanie ogólnie

Dobre ubezpieczenie to najlepsza kontrola wewnętrzna, którą może posiadać właściciel firmy. Pokrycie straty z powodu kradzieży pracowników może oznaczać różnicę między odzyskiwaniem pieniędzy a zamknięciem firmy. Ubezpieczyciele często wymagają pewnych określonych kontroli wewnętrznych jako warunku koniecznego do pokrycia. Przykład wymaga przeglądu kandydatów przed zatrudnieniem na kluczowe stanowiska. System formularzy biznesowych służących do śledzenia wszystkich transakcji firmowych jest przykładem kontroli wewnętrznych. Formularze biznesowe tworzą ścieżkę audytu, aby śledzić sprzedaż, kredyty, zwroty lub zwroty towarów; ruch inwentarza; zakupy i zamawianie od dostawców; oraz odbiór gotówki i płatności.

Kontrola prewencyjna

Poradnik kontroli detektywistycznej

Kontrole detektywistyczne to kontrole wewnętrzne mające na celu zidentyfikowanie problemów, które już istnieją. Audyty są przykładem kontroli detektywistycznej. Miesięczne uzgadnianie rachunków bankowych, przegląd i weryfikacja zwrotów, uzgadnianie drobnych rachunków pieniężnych, audyty wypłat wynagrodzeń lub przeprowadzanie inwentaryzacji fizycznych to przykłady kontroli detektywistycznych. Kontrole zapobiegawcze i kontrolne są często wymagane w połączeniu, aby zapewnić wystarczającą ochronę. Systemy komputerowe wymagają kontroli prewencyjnych poprzez akceptowalne użycie i kontrolę dostępu. Dzienniki użytkowania komputera muszą być przechowywane. Dzienniki są formą kontroli detektywistycznej, którą należy poddawać przeglądowi i audytowi w regularnych odstępach czasu.

Wiele kontroli zapobiegawczych opiera się na koncepcji rozdziału obowiązków. Przykłady obejmują zakazanie tej samej osobie prowadzenia powiązanych transakcji, takich jak inicjowanie i rejestrowanie transakcji; dokonywanie zakupów i zatwierdzanie płatności; zamawianie i przyjmowanie zapasów; zatwierdzanie dostawców i dokonywanie płatności; otrzymywanie rachunków i zatwierdzanie płatności; oraz autoryzacja zwrotów i zwrotów. Obowiązki w zakresie przygotowywania i dystrybucji listy płac oraz zatwierdzania, pisania i podpisywania czeków powinny również wykonywać różne osoby. Przykłady wewnętrznych kontroli opartych na koncepcji autoryzacji, zatwierdzenia i weryfikacji obejmują wymóg przeglądu nadzorczego i zatwierdzania informacji o płacach przed wypłatą, wymagając międzyzakładowej podwójnej autoryzacji danych płacowych przez działy księgowe i kadrowe oraz wymagającej uprzedniej zgody klientów kredytowych, dostawców i zakupów .