Procedury komunikacji awaryjnej

Niezależnie od tego, czy sytuacja kryzysowa dotyczy tylko Twojej firmy, czy całego kraju, musisz wprowadzić procedury komunikacji, które pozwolą Ci dotrzeć do osób, z którymi musisz się skontaktować. Twoje procedury muszą umożliwiać weryfikację z pracownikami i partnerami, w jaki sposób sytuacja kryzysowa wpłynęła na nich i dostarczyć im informacji, które są im potrzebne, aby pomóc Ci wznowić operacje. Przejrzyste procedury pomagają w skutecznym reagowaniu na sytuacje kryzysowe i zapewniają, że każdy z pracowników zna swoje obowiązki w razie sytuacji awaryjnej.

Wyznacz role operacyjne

Kluczowymi funkcjami łączności w sytuacjach awaryjnych są: ogłoszenie stanu wyjątkowego i komunikacja z zainteresowanymi osobami. W swoich procedurach powinieneś wyznaczyć głównego kontakt, który zgłasza sytuację awaryjną oraz osoby odpowiedzialne za komunikowanie się z grupami pracowników, klientami, dostawcami, władzami i społeczeństwem. Każda rola musi mieć głównego kandydata i listę zastępców. Rola zastępców polega na sprawdzeniu, czy główna osoba lub zastępca przed nimi na liście jest w stanie wykonać wymaganą funkcję. Jeśli nie, zastępca musi przejąć kontrolę.

Określ, z kim chcesz się skontaktować

Gdy odpowiedzialne osoby ogłosiły sytuację awaryjną, wyznaczeni pracownicy komunikacji muszą skontaktować się ze swoimi celami. Osoby kontaktowe, klienci i dostawcy muszą mieć wszystkie dane kontaktowe, w tym alternatywne numery telefonów i adresy e-mail. Osoby kontaktujące się z władzami muszą mieć numery telefonów odpowiednich służb ratunkowych, policji i przedstawicieli rządu. Osoby, które kontaktują się z opinią publiczną, powinny mieć możliwość dzwonienia na konferencje prasowe, jeśli jest to właściwe, i muszą mieć dane kontaktowe lokalnych mediów. Twoje procedury muszą określać, w jaki sposób przechowujesz te informacje, aktualizujesz je i udostępniasz pracownikom, którzy tego potrzebują.

Szczegółowo wyposażenie i metody komunikacji

Oprócz znajomości z kim należy się skontaktować, procedury muszą dawać wyznaczonym pracownikom wskazówki dotyczące sposobu inicjowania komunikacji. Linie lądowe są niezawodne dla pracowników, którzy je posiadają, a także dla władz i mediów. Alternatywy obejmują połączenia z telefonami komórkowymi, wiadomości e-mail i wiadomości tekstowe. Te ostatnie czasem przechodzą, gdy system mobilnego połączenia głosowego jest przeciążony. Możesz dotrzeć do niektórych pracowników za pośrednictwem wiadomości w sieciach społecznościowych. Celem jest nawiązanie kontaktu z każdym pracownikiem i celem oraz zachowanie zapisów rozmów i wszelkich uzyskanych informacji.

Wymień, jakie informacje musisz przekazać

Twoje procedury komunikacji w nagłych wypadkach muszą określać, co ma być przekazywane. Dla pracowników, klientów i dostawców potrzebujesz szczegółowych informacji na temat ich sytuacji i musisz poinformować ich o tym, co robi firma. Jeśli konfigurujesz operacje w alternatywnej lokalizacji, musisz podać im te informacje. Dla władz celem jest poinformowanie ich o sytuacji firmy i czy potrzebujesz pomocy. Dla mediów informowanie ich o tym, co robisz i co się wydarzyło, pomaga informować opinię publiczną i może pomóc w dotarciu do pracowników, którzy w przeciwnym razie zostaną odcięci.