Pięć pytań do analizy transakcji

Dokładność Twoich sprawozdań finansowych zależy od prawidłowej analizy i rozliczania transakcji biznesowych. Możesz wprowadzić dowolną transakcję do swojego systemu księgowego, odpowiadając na pięć pytań analitycznych. Pytania mają na celu zidentyfikowanie rodzaju transakcji, kont, których dotyczy transakcja, oraz sposobu, w jaki transakcja wpływa na saldo konta. Ta procedura jest skuteczna niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność produkcyjną czy detaliczną, czy używasz systemu rozliczeń gotówkowych lub rozliczeń międzyokresowych.

Które konta mają wpływ?

Dokument źródłowy rejestruje działanie, które prowadzi do transakcji. Przegląd dokumentu źródłowego identyfikuje konta, które są zaangażowane w transakcję. Jeśli klient dokona zakupu gotówkowego, dotyczy to sprzedaży i gotówki. Jeśli kupujesz zapasy za gotówkę, dotyczy to kont dostaw i gotówki. Niektóre transakcje obejmują więcej niż dwa konta. Jeśli kupujesz zapasy za gotówkę i weźmiesz zniżkę na zakup, kontami, których dotyczy, są zapasy magazynowe, gotówka i zakup.

Którą kategorię konta dotyczy?

Transakcja zapisana w dokumencie źródłowym ujawnia kategorię księgową, której dotyczy. Pięć rodzajów kategorii rachunkowości to aktywa, zobowiązania, kapitał własny, udziałowcy, akcjonariusze, przychody i koszty. Na przykład transakcje dotyczące gotówki, sprzętu biurowego i zapasów wpływają na konta aktywów. Transakcje dotyczące zaległych pożyczek i faktur z otwartym dostawcą wpływają na konta odpowiedzialności. Twoje transakcje sprzedaży wpływają na konta przychodów. Opłacanie rachunków biznesowych wpływa na konta wydatków.

Co to jest saldo konta?

Każda kategoria konta ma saldo debetowe lub kredytowe. Rachunki aktywów, takie jak gotówka i sprzęt, zwykle mają saldo debetowe. Rachunki dotyczące odpowiedzialności, takie jak zobowiązania do zapłaty i należne papiery dłużne, mają saldo kredytowe. Kapitały własne właścicieli lub udziałowcy mają zwykle saldo kredytowe. Rachunki przychodów, w tym sprzedaż brutto i sprzedaż netto, mają saldo kredytowe. Rachunki wydatków, takie jak opłaty za media i czynsz, mają zwykle saldo debetowe.

Czy konto zwiększa się lub zmniejsza?

Transakcja określa, czy saldo konta wzrasta, czy maleje. Na przykład zakup środka zwiększa jego saldo debetowe. Zaciągnięcie kredytu na działalność gospodarczą zwiększa saldo kredytu na rachunku zobowiązań. Dokonanie sprzedaży gotówkowej lub kredytowej zwiększa saldo kredytowe na kontach przychodów. Płacenie wynagrodzeń pracowniczych i biznesowych rachunków za telefon komórkowy zwiększa saldo debetowe na rachunkach wydatków.

Czy saldo należności i kredytów?

Po przeanalizowaniu i wprowadzeniu transakcji łączne obciążenia i kredyty muszą zostać zrównoważone. Uruchomienie salda próbnego odpowiada na to pytanie. Saldo prób zawiera listę wszystkich kont z saldem debetowym w jednej kolumnie i kont z saldem kredytowym w innej kolumnie. Całkowita kolumna debetowa i suma kolumn kredytowych powinny być takie same. Jeśli nie, możesz przejrzeć konta, których dotyczy transakcja, aby znaleźć i poprawić błąd.