GAAP Zasady procedur kontroli wewnętrznej

Ogólne zasady rachunkowości przyjęte przez Radę Standardów Rachunkowości Finansowej (GAAP) określają standardy rachunkowości obowiązujące w Stanach Zjednoczonych. Kontrola wewnętrzna ma na celu zapobieganie oszustwom i błędom pisarskim, które mogą zagrażać prawidłowości sprawozdań finansowych firmy. Solidne wewnętrzne mechanizmy kontrolne mogą również zmniejszyć straty z powodu kradzieży aktywów firmy i zidentyfikować słabych pracowników. Te kontrole powinny być wdrożone przez firmę przed przekazaniem jakichkolwiek informacji finansowych zewnętrznym audytorom, kredytodawcom lub inwestorom.

Podział obowiązków

Oddzielenie obowiązków między różnych pracowników zmniejsza możliwość popełnienia oszustwa przez jedną osobę. Tworzy również procedury podwójnego sprawdzania w celu ograniczenia błędów pisarskich. Pracownik, który prowadzi rejestrację, nie powinien mieć fizycznego nadzoru nad aktywami. Na przykład osoba odpowiedzialna za uzgodnienia bankowe nie powinna również otrzymywać płatności od klientów ani przygotowywać depozytów bankowych.

Dostęp

Kontrola fizyczna zapewnia, że ​​tylko upoważnieni pracownicy mają dostęp do aktywów firmy. Niektóre typowe elementy sterujące obejmują skrzynki depozytowe na drobną gotówkę, karty kluczy do magazynów i unikalne kody dostępu dla pracowników korzystających z rejestrów kasowych. Kontrolki te mogą być również cyfrowe, np. Wymagające hasła, aby uzyskać dostęp do systemu komputerowego firmy.

Upoważnienie

Twoja firma powinna również opracować specjalne pisemne procedury transakcji finansowych, w tym listę osób upoważnionych do zatwierdzania każdego rodzaju transakcji. Możesz podać standardowe transakcje i akceptowalne kwoty, a następnie zatwierdzić menedżera, by przekroczył te limity. Zatwierdzenia powinny zostać sprawdzone, aby zapewnić, że menedżerowie nie zezwalają na nieuczciwe transakcje. Duże transakcje mogą wymagać zatwierdzenia przez więcej niż jedną osobę. Na przykład możesz zezwolić wszystkim pracownikom na realizację zamówień zakupu poniżej 5000 USD i wymagać zatwierdzenia przez kierownika w dowolnej wysokości. Stopień starszeństwa wymagany do zatwierdzenia powinien wzrosnąć w miarę wzrostu kwoty dolara.

Ewidencjonowanie

Wszystkie sprawozdania finansowe powinny być zabezpieczone za pomocą raportów księgi głównej lub dodatkowych harmonogramów. Możesz również ograniczyć oszustwa i przypadkowe błędy, używając standardowych formularzy do transakcji finansowych, gdy tylko jest to możliwe, takich jak zamówienia zakupu lub faktury sprzedaży. Formularze te należy kolejno numerować, aby można było zidentyfikować brakujące formularze w sekwencji lub nowe formularze używane do cofnięcia wcześniej nieudokumentowanej transakcji.

Weryfikacja

Osoba nadzorująca powinna okresowo sprawdzać dokładność wszystkich kluczowych kont księgi głównej. Osoba nadzorująca musi być pracownikiem, który nie był zaangażowany w przygotowanie raportu. Niektóre firmy zatrudniają również audytorów wewnętrznych, aby zweryfikować zatwierdzenie przełożonego. Recenzent musi podpisać i opatrzyć datą dokument jako dowód jego zatwierdzenia. Przełożeni powinni również przyjrzeć się danym finansowym, aby znaleźć obszary, w których mogą występować problemy z wydajnością. Może to wskazywać na oszustwo lub nieprawidłowo zarejestrowane transakcje.