Jak sporządzić fakturę

Dla wielu właścicieli małych firm, fakturowanie jest zadaniem administracyjnym najlepiej wykonanym szybko - podobnie jak zerwanie bandaża. Konieczne, aby faktura mogła się wiązać z uzyskaniem płatności, dokumenty, które tłumaczą otwarte rachunki należne płatnym firmom, czasami narażają zwinnych przedsiębiorców na powolny świat korporacyjnej biurokracji. Prawidłowe sporządzenie faktury za pierwszym razem pomaga zmniejszyć ryzyko opóźnienia sprzedaży lub prośby sprzedawcy o ponowne przesłanie skorygowanej faktury.

1.

Opracuj standardową fakturę dla swojej firmy. Nie ma jednego właściwego szablonu do użycia - na przykład Microsoft oferuje kilka różnych projektów z witryny Office.com - ale upewnij się, że projekt zawiera wszystkie dane wymagane przez płatnika i jest łatwy do odczytania.

2.

Dołącz datę faktury i numer faktury. Nawet jeśli nie potrzebujesz skomplikowanych numerów, większe firmy polegają na nich, aby śledzić, które faktury zostały opłacone.

3.

Podaj informacje, które identyfikują Twoją firmę. Na przykład, umieść wiersz "Oddaj do", który identyfikuje osobę lub firmę, której należy zapłacić czek, z odpowiednim adresem do korespondencji. Dodaj wszelkie dane identyfikujące - numery dostawców, dane identyfikacji podatkowej, dane adresowe i numery kontraktów - które pomagają płatnikowi ocenić ważność faktury.

4.

Podsumuj informacje o transakcji, za którą płacisz. Na przykład, jeśli wysyłasz widżety w odpowiedzi na zamówienie zakupu firmy, dołącz numer zamówienia firmy, a także datę wysyłki produktu - w tym, jeśli to możliwe, numer śledzenia przesyłki.

5.

Wymień przedmioty, które chcesz otrzymać. Dołącz dokładne i opisowe wyjaśnienie każdego obciążenia, z ilością, ceną jednostkową i ostateczną rozszerzoną ceną. Podaj unikalne identyfikatory, takie jak numery katalogowe lub uniwersalne kody produktów, aby umożliwić płatnikowi powiązanie otrzymywania produktów. Jeśli specjalizujesz się w usługach, wyjaśnij charakter usługi i, jeśli jest to przydatne, osobę do kontaktu w firmie, która może ręczyć za dokładność opłaty.

6.

Oblicz sumę częściową wszystkich produktów jako fakturowane.

7.

Przetwórz wszelkie korekty sumy częściowej - takie jak procentowe rabaty, podatki, koszty wysyłki lub odsetki - a następnie przedstaw końcową kwotę do naliczenia. Jeśli oceniasz podatki, upewnij się, że płatnik nie jest zwolniony z podatku i że jesteś prawnie upoważniony i zobowiązany do pobierania podatków od sprzedaży w zależności od lokalizacji firmy i faktur, które wystawiasz.

8.

Określ warunki płatności. Większość faktur biznesowych ma wartość "netto 30", co oznacza, że ​​faktura musi zostać zapłacona w całości w ciągu 30 dni od otrzymania. Niektóre małe firmy oferują zachęty, takie jak 5-procentowa zniżka na płatności w ciągu 15 dni. Upewnij się, że warunki faktury są jasno określone, jeśli nie są jeszcze objęte umową.

Rzeczy potrzebne

• Dokładne informacje o wszystkich fakturowanych fakturach

Wskazówka

• Określ, czy różne jednostki biznesowe dla pojedynczego dostawcy będą zatwierdzać różne części otwartej faktury. Jeśli tak, zapytaj, czy bardziej sensowne jest przesyłanie kilku mniejszych faktur w celu usprawnienia procesu zatwierdzania i zmniejszenia ryzyka, że ​​jedno pytanie może opóźnić płatność dla całej partii otwartej listy sprzedaży.

Ostrzeżenia

• Niektóre duże firmy digitalizują przychodzące faktury. Jeśli komputer ominie wymagane pola, płatność może zostać znacznie opóźniona. Z tego powodu zawsze rozsądne jest przedstawianie generowanych komputerowo lub na maszynie do pisania faktur i sprawdzanie z klientem, aby ustalić, czy firma wymaga określonych elementów danych lub formatów. Przestrzeganie systemu faktur klienta, nawet jeśli jest sprzeczne z własnym szablonem, czasami przekłada się na przyspieszone księgowania gotówkowe.
• Postępuj zgodnie z wymogami określonymi przez US Customs and Border Enforcement w celu udokumentowania przedmiotów, które trafiają do Stanów Zjednoczonych, które muszą usunąć odprawy celne.