Jak napisać list firmowy z obudową?

W trakcie normalnej działalności Twoja firma będzie musiała używać różnych liter do komunikowania się z klientami, sprzedawcami, potencjalnymi klientami, pracownikami i wieloma innymi osobami. Chociaż formalne listy biznesowe mogą wydawać się nieco przestarzałe w wysoce cyfrowym świecie, wiedza, jak poprawnie sformatować i złożyć list i odpowiednie załączniki, zapewni, że Ty i Twoja firma będą postrzegani jako profesjonalna organizacja.

Podaj jasny cel

Pisząc swoją korespondencję biznesową, jasno określ cel i połącz swoją wiadomość bezpośrednio z pozycjami, które załączasz. Możesz śledzić na prośbę o informacje na temat swojej firmy, przedstawiając się potencjalnemu klientowi lub zbliżając się do inwestora z propozycją biznesową. Kiedy odbiorca wie, dlaczego piszesz, załączniki, które wysyłasz, będą bardziej sensowne i będą widoczne za pośrednictwem informacji zawartych w liście.

Enclosures zaprasza ciągłe zaangażowanie

• Trwałe informacje: Wraz z nadejściem e-maila, ilość komunikacji płynącej wokół cyfrowych autostrad jest ogromna. Przeciętny pracownik otrzymuje codziennie od 100 do 200 e-maili i na pewno nie może przetrawić wszystkich informacji zawartych w każdym z nich. Wydrukowany list może wyróżnić się z cyfrowej skrzynki odbiorczej i przyciągnąć uwagę czytelnika. Poproś czytelnika, aby w pełni zaangażował się w czytanie załączników, aby uzyskać więcej informacji o swojej firmie lub odpowiedzieć na propozycje.

• Informacja zwrotna: chociaż litery są formą komunikacji, są raczej jednostronne. Masz możliwość dostarczenia wiadomości, ale nie otrzymujesz informacji zwrotnej od osoby, do której piszesz. Obudowy pozwalają usłyszeć drugą stronę "rozmowy". Pytają o odpowiedź za pomocą pocztówki, e-maila lub wypełnienia formularza i dają wyobrażenie o tym, jak dobrze odebrano wiadomość.

Przykłady obudów

Nie ma ustalonych reguł dla tego, co można dołączyć do twojego listu. Wysyłaj tylko to, co jest niezbędne do Twojego celu. Nie przepełniaj odbiorcy tak dużą ilością materiału, że czują się przytłoczeni; chcesz, żeby przeczytali materiał, a nie go odrzucili. Przykłady obudów obejmują:

• Broszury - dokumenty zawierające informacje o Twojej firmie, produktach lub usługach
• Dokumenty prawne - Oświadczenia o polityce prywatności, formularze zwolnienia
• Arkusze ofertowe - aplikacje dla dostawców do wykonywania pracy dla Twojej firmy
• Formularze podatkowe - dokumenty podatkowe W-9, które należy zachować w aktach

Formatowanie litery dla obudów

Oficjalne pismo biznesowe powinno uświadomić czytelnikowi, że załączasz dokumenty. Dobrze jest odwoływać się do dokumentów po imieniu i jeśli wymagają one odpowiedzi, wspomnij o tym również. Na przykład: "Proszę wypełnić i odesłać załączony formularz W-9 do naszego biura do 31 grudnia". Dodatkowo, na końcu listu, dwa wiersze pod twoim podpisem, zawiera jedną z następujących notatek:

• Obudowy (2)

• Załącznik: Broszura produktu (1), Opinie klientów (2)

• Enc .: W-9 Form

W przeszłości standardowym językiem wymienianym w załącznikach było wyrażenie "Załączone, proszę znaleźć ...". Jednak to zdanie jest przestarzałe i spada z użycia. W końcu już powiedziałeś czytelnikowi, że zamykasz dokumenty, więc nie trzeba ich szukać. Wystarczy napisać: "Załączam ____ ".

Obudowy w cyfrowym świecie

Ponieważ duża korespondencja biznesowa odbywa się przez Internet, większość twoich listów biznesowych może mieć postać e-maili. W takim przypadku dokumenty będą załączane elektronicznie, a sformułowanie może zostać zmienione w celu odzwierciedlenia zmiany. Upewnij się, że przechowujesz pliki dokumentów w odpowiednich formatach iw rozsądnych rozmiarach do pobrania.

Sprawdź przed wysłaniem

Przed wysłaniem wiadomości należy umieścić załączniki wraz z listem. Podobnie, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, pamiętaj o dołączeniu dokumentów. Chociaż łatwo jest popełnić ten błąd, poślizgnięcie się na tym szczególe może pogorszyć twój profesjonalny wizerunek i dać odbiorcy wrażenie, że nie zwracasz uwagi na szczegóły.