Jak dokumentować spotkania z podwładnymi

Twoje spotkania z pracownikami mogą mieć konsekwencje prawne. Jeśli musisz poradzić sobie z trudnym pracownikiem lub osobą, która konsekwentnie nie radzi sobie z wynikami, musisz udokumentować swoje spotkanie, aby pokazać kroki, które podjąłeś, aby pomóc pracownikowi w poprawie. W przypadku wypowiedzenia lub postępowania dyscyplinarnego, będziesz mieć zapis swoich starań, aby pokazać, że twoje działania opierały się na stopniowym wysiłku, aby poprawić sytuację.

Zapisz daty i godziny

Choć pisanie daty i godziny spotkania może wydawać się banalne, informacja ta może mieć ogromny wpływ na działania dyscyplinarne i rozwiązania. Musisz pamiętać, kiedy odbywa się spotkanie z podwładnym i kto był obecny. To zademonstruje, kiedy podjąłeś postępowe działania, aby rozwiązać problemy, które masz z pracownikiem.

Prowadź zapis bramek

Część spotkania z pracownikiem powinna obejmować cele. Zapisz cele osiągnięcia i ulepszenia ustalone z pracownikiem, w tym kryteria oceny postępów w realizacji tych celów. Ta dokumentacja celów dowodzi, że podjęto próbę naprawienia w celu utrzymania pracownika.

Incydenty związane z dokumentami

Kiedy zdarzają się negatywne incydenty, które dotyczą Twojego trudnego pracownika, zanotuj, kiedy miały miejsce incydenty i napisz krótki opis tego, co się stało. Zaadresuj te notatki podczas spotkania z podwładnym i zanotuj dodatkowe uwagi na temat reakcji pracownika na twoje incydenty.

Lista rozwiązań oferowanych przez pracowników

Zastosuj rozwiązania od pracownika podczas spotkań. Zapisz propozycje pracowników dotyczące rozwiązań. Jeśli osoba ta nie zastosuje się do tych sugestii, otrzymasz dokumentację dotyczącą niewprowadzenia przez pracownika niezbędnego wysiłku.

Stwórz pisemne ostrzeżenia

Jeśli musisz ostrzec pracownika podczas spotkania, zanotuj ostrzeżenie w swoim rejestrze spotkania. Chociaż możesz również poprosić pracownika o podpisanie dokumentu potwierdzającego spotkanie, twoje zgłoszenie w notatkach z konferencji będzie wspierać twoje roszczenie, że zawiadomiłeś pracownika o zbliżającej się dyscyplinie lub rozwiązaniu, jeśli nie zauważysz zmian w zachowaniu.

Cytuj zasady i zasady firmy

W sporach z pracownikiem jednym z głównych problemów będzie to, czy uczciwie zastosowałeś zasady. Podczas spotkania podaj zasady i zasady, których przestrzegasz w kontaktach z pracownikiem. Zapisz źródła tych wytycznych i zaznacz, że ich przestrzegasz.