Jak dokumentować negatywne zdarzenia w miejscu pracy

Próba obrony przed bezprawnym wypowiedzeniem, nękaniem, dyskryminacją lub innym procesem sądowym bez dowodów dotyczących negatywnych incydentów w miejscu pracy lub wcześniejszych działań lub zachowań pracownika może osłabić Twoją zdolność do obrony małej firmy przed sądem. Firmy ubezpieczeniowe mogą unikać składania roszczeń, jeśli nie udokumentujesz przypadków negatywnych zdarzeń w twoim miejscu prowadzenia działalności, takich jak awarie sprzętu, kradzież lub wandalizm. Stworzenie podręcznika dla firmy, rozpowszechnienie go wśród pracowników i posiadanie systemu weryfikacji niesubordynacji, nękania lub innych przypadków negatywnego zachowania pracowników, jak również negatywnych zdarzeń bezbłędnych, pomoże ci uniknąć problemów prawnych, które mogą wyniknąć z procesów sądowych i zapobiec nieudanym roszczeniom ubezpieczeniowym.

1.

Stwórz pisemną politykę korporacyjną obejmującą zachowania takie jak frekwencja, przerwy, stroje, nękanie, randki, plotki, kontakt fizyczny, nadużywanie substancji, kradzieże, naruszenia bezpieczeństwa, parkowanie i używanie sprzętu z osobistych powodów. Uwzględnij zasady dotyczące zgłaszania skarg i reagowania na nie. Utwórz pisemną polisę obejmującą zgłaszanie wypadków i innych negatywnych zdarzeń, niezależnie od tego, czy dotyczą one pracowników, czy też nie, niezależnie od tego, czy ktoś ponosi winę. Przekaż dokument adwokatowi lub pracownikowi działu kadr do przejrzenia.

Przekaż kopie zasad pracownikom i poproś ich, e-mailem lub na piśmie, o potwierdzenie, że przeczytali, zrozumieli i zaakceptowali warunki Twojej polityki. W przypadku pisemnych podziękowań wymagany jest podpis, tytuł i data. E-mail pokaże adres zwrotny pracownika oraz datę i godzinę wysłania.

2.

Spotkaj się z pracownikami zaangażowanymi w negatywny incydent, gdy się zdarzy. Czy neutralny pracownik zewnętrzny jest świadkiem spotkania, jeśli wiąże się to z problemem pracownika. Wysłuchaj sprawozdań z incydentu i poproś każdą zaangażowaną stronę, aby udokumentowała odpowiedź na piśmie wraz z podpisem i datą. Poproś świadków o wystąpienie o wpisanie tego, co widzieli lub usłyszeli na piśmie, oraz o podpisanie i opatrzenie datą swoich notatek.

Jeśli incydent nie dotyczy pracownika, np. Aktu wandalizmu w twoim lokalu, kradzieży lub nieprawidłowego działania urządzenia, które powoduje uszkodzenie własności, osoba, która wypełni raport, zawiera możliwie najwięcej szczegółów, w tym datę, godzinę i inne istotne informacje. fakty. Jeśli inni pracownicy byli świadkami zdarzenia, poproś go o podpisanie i datowanie raportu. Złóż raport policyjny, jeśli uważasz, że incydent może być przestępstwem.

3.

Wybierz sposób postępowania i skonsultuj się z prawnikiem lub specjalistą ds. Zasobów ludzkich, aby omówić legalność reakcji na incydent personelu. Spotkaj się z pracownikiem i udziel odpowiedzi na incydent na piśmie. Pozwól, aby pracownik przeczytał twoją odpowiedź, która powinna uwzględniać wszelkie podejmowane działania, a także aby podpisał i opatrzył datą. Czy neutralny, zewnętrzny pracownik jest świadkiem tego spotkania.

4.

Wszystkie dokumenty dotyczące incydentów pracowniczych należy umieszczać w aktach osobowych pracownika i przechowywać je przez okres czasu pracownika w firmie i przez co najmniej rok później, w przypadku gdy pracownik pozwie firmę po odejściu z pracy.

Przechowuj dokumenty inne niż błędy w oddzielnym pliku. Porozmawiaj ze swoim prawnikiem, czy powinieneś wysłać kopie do właściciela lub firmy ubezpieczeniowej.