Różne style listów biznesowych

E-maile i SMS-y zastąpiły listy w wielu dziedzinach naszego życia, ale umiejętność napisania profesjonalnego listu biznesowego jest niezbędna dla właścicieli małych firm. Niezależnie od tego, czy piszesz do dostawców, klientów czy potencjalnego partnera finansowego, Twój list odzwierciedla Ciebie i Twoją firmę. Słabo wystylizowany list może sprawiać wrażenie, że brakuje Ci umiejętności i profesjonalizmu, aby prowadzić firmę.

Trzy style

Trzy dopuszczalne style listów biznesowych to: blok, zmodyfikowany blok i semiblok. Te trzy różnią się najbardziej w miejscu, w którym zaczynają się linie. W stylu bloku wszystkie linie zaczynają się od lewego marginesu. Jeśli wybierzesz styl o zmodyfikowanym bloku, rozpocznij wszystkie sekcje liter oprócz adresu powrotu i linii zamykających - w tym podpisu - na lewym marginesie; rozpocznij wyjątki w środku strony. Styl semiblock jest identyczny ze zmodyfikowanym blokiem, z wyjątkiem tego, że powinieneś wciskać pierwszy wiersz każdego akapitu ciała litery.

Czcionka, marginesy i odstępy

Użyj 12-punktowej czcionki Arial lub Times New Roman, aby twój list był łatwy do odczytania. Ustaw 1-calowe marginesy dookoła, bez względu na to, jaki styl chcesz nadać swojej literze profesjonalny wygląd. Równomierna przestrzeń wokół Twojej litery sprawia, że ​​wygląda ona na niezakłóconą i ułatwia czytanie. Jeśli używasz stylu blokowego, zawsze pomiń linię po adresie zwrotnym - lub nagłówku - zanim podasz datę. Jeśli używasz zmodyfikowanego bloku lub bloku semimodified, wybór należy do Ciebie, czy chcesz pominąć linię przed datą. We wszystkich stylach pomiń linię między każdą sekcją listu i między akapitami w treści litery.

Sekcje

Listy biznesowe mają kilka sekcji. Nagłówek zawiera adres zwrotny, datę i adres odbiorcy. Kolejne pozdrowienia lub pozdrowienia, a następnie treść, linia zamknięcia i podpisu. Zawsze dołączaj swój pełny adres zwrotny, możesz jednak podać swój adres e-mail oraz numery telefonu i faksu, jeśli wybierzesz. W nagłówku informacji identyfikujących odbiorcę, takich jak jego dział, jeśli go masz. Rozpocznij powitanie z "Drodzy", a następnie osobistym lub zawodowym tytułem osoby. Po powitaniu użyj dwukropka. Zamknij swój list z napisem "Z poważaniem", po którym następuje przecinek. Pomiń cztery linie i wpisz swoje imię i tytuł. Podpisz list powyżej swojego imienia i nazwiska.

Rozważania

Zachowaj spójność stylu w całej liście. O ile nie jest to konieczne do prawidłowego komponowania, nie należy pisać po kursie, pogrubiać ani podkreślać słów. Często te style są używane do podkreślenia pewnych słów podczas pisania nieformalnie, ale nie zapewniają profesjonalizmu pisania biznesowego. Zamiast jednego stałego bloku tekstu w ciele, podziel go na kilka łatwych do odczytania akapitów. Poproś kogoś o sprawdzenie twojego listu pod kątem błędów i problemów z jasnością przed wysłaniem go.