Jak wysłać e-mail do firmy

Niektórzy nowi właściciele firm popełniają błąd polegający na traktowaniu firmowej poczty e-mail z takim samym skutkiem jak osobisty e-mail do znajomego lub członka rodziny. Tak naprawdę ważne jest przestrzeganie etykiety i zasad e-maili biznesowych, aby Twoje kontakty traktowały Cię poważnie. Kiedy jesteś dumny z tego, jak piszesz swoją pocztę elektroniczną, w ten sam sposób, w jaki tworzysz oficjalne listy biznesowe, pomożesz swoim klientom (potencjalnym i obecnym) w profesjonalizmie.

1.

Wprowadź temat, który wyraźnie adresuje Twoją firmę do odbiorcy. Jeśli wcześniej nie skontaktowałeś się z tą osobą przez e-mail, mógł pomylić ją ze spamem, jeśli pozostawisz wiersz tematu pusty lub dodasz tajemniczą lub komercyjną wiadomość. Na przykład, zamiast po prostu powiedzieć "Cześć", napisz w "Kontynuacja wyników kampanii reklamowych".

2.

Sformatuj swój biznesowy adres e-mail jak standardowy list firmowy, tylko zacznij pisać ciało natychmiast - nie musisz wpisywać nazwy i adresu odbiorcy jako góry. Pozdrawiam czytelnika prostym "Hello" i jego imieniem, jeśli nieformalne, lub tytuł i nazwisko, jeśli formalne. Wyjaśnij akapity - bez wcięć w pierwszym wierszu - i oddzielić każdy akapit pustą linią.

3.

Odśwież pamięć czytelnika lub wyjaśnij, dlaczego kontaktujesz się z nim w pierwszym wierszu e-maila. Na przykład, jeśli spotkałeś tę osobę podczas wydarzenia branżowego i omówiłeś reklamy w swojej publikacji, powiedz to w pierwszym wierszu i podaj swoje pełne imię i nazwisko. Jeśli masz numer sprawy lub numer identyfikacyjny powiązany z tym kontaktem, opublikuj go w widocznym miejscu na samej górze wiadomości e-mail.

4.

Sprawdzanie pisowni wszystkich wiadomości e-mail służbowych, aby upewnić się, że twoje słowa i wyrażenia są prawidłowo połączone. Jeśli nazwa kontaktu została dodana do książki adresowej, upewnij się, że jest poprawna i ma poprawną pisownię. Upewnij się, że twoja własna nazwa, która pojawi się w wierszu "Od" odbiorcy, jest również poprawnie napisana.

5.

Zakończ swoje firmowe e-maile słowami "Pozdrawiam", "Z poważaniem" lub w ogóle bez pozdrowienia.

6.

Utwórz profesjonalny podpis, aby zakończyć wszystkie e-maile biznesowe. Jest to podobne do nagłówka, który zwykle znajduje się u góry listu biznesowego - druga strona musi wiedzieć, jak się z tobą skontaktować poza pocztą e-mail. Podpis zawiera imię i nazwisko, stanowisko, adres i inne dane kontaktowe.

Wskazówki

• Przemawiaj formalnie w liście e-mail, tak jak napiszesz, gdyby to był wydrukowany list.
• Powstrzymaj się od dodawania załączników do pierwszej wiadomości e-mail z kontaktem biznesowym, chyba że ostatnio omawiałeś to, co zamierzasz wysłać przez telefon.
• Użyj pola "BCC", jeśli chcesz dodać dodatkowych odbiorców do wiadomości e-mail, chyba że główny odbiorca jest znany i działa bezpośrednio z tymi innymi adresatami.