Jak wyjaśnić warianty w miesięcznych sprawozdaniach finansowych

Firmy wykorzystują analizę wariancji, aby porównać zmiany wyników finansowych z miesiąca na miesiąc, a może z kwartału na rok lub z roku na rok. Zazwyczaj rzeczywiste wyniki finansowe są porównywane z budżetem lub budżet jest porównywany z prognozą. Ten proces porównania i wynikające z niego odchylenia pomagają kierownictwu identyfikować problemy, badać problemy i szybko wprowadzać zmiany. Porównywanie wyników z jednego miesiąca do drugiego zapewnia pewien wgląd podczas składania linii trendu porównując dane z kilku miesięcy obok siebie, znane jako "analiza pozioma", może łatwiej ujawnić nagłe zmiany.

Składanie danych

Porównując dane finansowe z dwóch różnych miesięcy, masz pierwszy miesiąc w jednej kolumnie, drugi miesiąc w następnej kolumnie, a trzecia kolumna pokazuje wynikową różnicę lub różnicę między dwiema pierwszymi kolumnami. Firmy zazwyczaj wykonują tego rodzaju analizę na rachunku zysków i strat. Na przykład, porównując dane budżetu z rzeczywistą wydajnością, możesz zaplanować sprzedaż w tym miesiącu na 10 000 USD. Twoja faktyczna sprzedaż wyniosła 8 000 USD, więc masz zmienną na poziomie 2, 000 USD.

Dodatnie warianty

Różnice budżetowe są pozytywne lub korzystne, gdy rzeczywiste dochody są wyższe od oczekiwań budżetowych lub wydatki są niższe niż budżet. Analizujesz te różnice w sposób, który odnosi się bezpośrednio do elementu zamówienia. Na przykład, jeśli znajdziesz dodatnią wariancję sprzedaży, przeprowadzasz badania, aby dowiedzieć się, czy jest to spowodowane wyższymi niż oczekiwano cenami sprzedaży, większą wielkością sprzedaży lub bardziej opłacalną mieszanką produktów kupowanych przez klientów. W przypadku faktycznych wydatków poniżej budżetu, chcesz zbadać i zrozumieć, czy przyczyną jest jednorazowe lub rzadkie wydarzenie, czy budżet był oparty na złych założeniach, czy też twoja firma znalazła sposób, aby na bieżąco obniżyć koszty między innymi możliwymi wyjaśnieniami.

Negatywne warianty

Ujemne wariancje pojawiają się, gdy sprzedaż spada poniżej budżetu lub wydatki przekraczają budżet. Zarówno dodatnie, jak i ujemne wariancje mogą wynikać z kontrolowanych zdarzeń wewnętrznych lub niekontrolowanych, często sterowanych zewnętrznie zdarzeń. W zależności od rodzaju firmy, takiej jak firma usługowa, a firma produkująca produkt, możesz przeprowadzić analizę wariancji tylko na kilku najbardziej istotnych pozycjach w rachunku zysków i strat. Na przykład producent może skupić się na odchyleniach w cenie zakupu zapasów lub wydatkach materialnych, podczas gdy firma usługowa może bardziej spojrzeć na odchylenie wydajności pracy.

Wyjaśnienie wyników

Analiza wariancji działa również jako narzędzie ostrzegania kierownictwa o potencjalnych problemach biznesowych, które mogą wpływać na sprzedaż lub koszty. Użyj obiektywnego, dokładnego, bezpośredniego i pozbawionego emocji języka do prezentacji i wyjaśnienia wariancji, ponieważ nadmierne zaangażowanie się w szczegółowe wyjaśnienia utrudnia określenie dokładnej kwestii i odpowiedniego rozwiązania.

Użyj spójnej prezentacji, takiej jak stwierdzenie wariancji, a następnie jej przyczyny i wynikający z tego potencjalny lub faktyczny wpływ na wyniki firmy. Niezależnie od tego, czy porównujesz jeden miesiąc rzeczywistych wyników do drugiego, czy budżet, z rzeczywistą wydajnością, robisz różnicę. Jeśli badasz wariancję budżet-rzeczywistość, bądź ostrożny wobec różnic spowodowanych źle dobranymi założeniami budżetowymi lub wewnętrzną polityką firmy, które powodują, że cele budżetowe są określane w bardziej korzystnych, ale mniej realistycznych terminach.